Bestuurlijke zekerheid dankzij datamanagement als intern beheersingsvraagstuk
Bij overheidsorganisaties is ‘in control’ zijn al lang geen financieel vraagstuk meer. Waar de aandacht vroeger lag op rechtmatigheid en interne controle, draait het vandaag de dag minstens zo veel om de betrouwbaarheid van data. Beleidskeuzes, publieke verantwoording en maatschappelijke effecten rusten immers op één fundament: informatie die klopt, actueel is en begrepen wordt. Datamanagement kan daarbij een belangrijke bijdrage leveren aan bestuurlijke zekerheid. Toch zien veel organisaties het nog vooral als een technisch of uitvoerend thema. Daarmee missen zij de kans om data te verankeren in de bredere interne beheersingscyclus (PDCA).
Door Bart Suers
Informatie vormt tegenwoordig het kapitaal van elke organisatie. Als de kwaliteit, herkomst en betrouwbaarheid van data niet op orde zijn, staat de bestuurlijke zekerheid direct onder druk. Veel organisaties plaatsen datamanagement echter nog steeds bij IT, terwijl ze wél data-gedreven willen werken. De koppeling met de PDCA-cyclus ontbreekt daardoor vaak. Een volwassen datamanagementraamwerk helpt om eigenaarschap te beleggen, kwaliteitscriteria te hanteren en periodiek te toetsen of data voldoende betrouwbaar zijn om besluiten op te baseren.
Datamanagement onder druk
De opkomst van AI vergroot niet alleen de kansen van data-gedreven werken, maar ook de kwetsbaarheden. De hoeveelheid data groeit al jaren explosief. Door AI – dat zelf continu nieuwe data produceert – neemt die groei nog verder toe. Waar organisaties eerder moeite hadden met het vinden van betrouwbare data, verschuift de uitdaging nu naar het beheersen van datakwaliteit. Zonder duidelijke normen, eigenaarschap en controlemechanismen verandert AI in een versneller van datavervuiling, in plaats van dataversterking. Daarom is het essentieel dat organisaties datamanagement niet langer zien als ondersteunend proces, maar als integraal onderdeel van interne beheersing. Alleen zo houden zij in het AI-tijdperk grip op kwaliteit, herkomst en betrouwbaarheid van informatie.
Datastrategie zonder fundament
Steeds meer organisaties beschikken over een datastrategie, maar daarmee begint het pas. Wanneer datamanagement een losstaande opgave blijft voor een beperkte groep experts, ontstaat een strategie op papier zonder verbinding met de dagelijkse praktijk. De echte waarde ontstaat pas wanneer data onderdeel vormen van bestuurlijke planning, uitvoering en verantwoording. Een goede datastrategie beschrijft niet alleen wat een organisatie wil bereiken, maar vooral hoe dit structureel wordt geborgd. Dat begint bij duidelijke bestuurlijke ambities en uitgangspunten. De strategie moet daarom altijd gekoppeld zijn aan het interne beheersingsproces. Zonder die koppeling blijft het bij ambitie, niet bij uitvoering.
Bestuurlijke zekerheid
Door datamanagement te positioneren als intern beheersingsvraagstuk én op te nemen in een integrale interne beheersingsaanpak kan bestuurlijke zekerheid worden geboden over:
a) De integriteit van stuurinformatie: want de brondata en definities zijn eenduidig vastgelegd en herleidbaar.
b) De verantwoordelijkheid en duidelijkheid: elke dataset heeft een eigenaar, datasteward en gebruiker met expliciete taken. Waardoor rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn belegd op basis van afspraken.
c) Het continu verbeterproces: beheers- en verbetervoorstellen worden gedaan op basis van afwijkingen. Het gaat niet enkel om herstel maar vooral systematisch voorkomen ervan.
Het DSMS in Key2Control
Datamanagement is als integraal intern beheersingsvraagstuk in Key2Control opgenomen als het eerste normenkader van het Datastrategie Managementsysteem (DSMS). Samen met de normenkaders Stuurinformatie en Datastrategie vormt dit de basis van toetsbare eisen. Hiermee kunnen organisaties de uitvoeringskwaliteit vaststellen, beheers- en verbetermaatregelen bepalen en concrete acties uitzetten. Het DSMS maakt gebruik van de PDCA-cyclus en rapportagefuncties. Het resultaat: data is geen los thema meer, maar een integraal onderdeel van de interne beheersingsopgave.
Meer weten?
Datamanagement wordt de komende jaren een belangrijk intern beheersingsvraagstuk. Wil je weten hoe jouw organisatie data als beheersingsdopgave kan borgen? We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijke afspraak altijd toegevoegde waarde biedt om dit voor jouw organisatie te verkennen. Ook vertellen we meer over datamanagement tijdens ons webinar Data op Orde met het DSMS op 22 januari. Meer weten hierover? Lees dan hier meer over het webinar!
Aanmelden voor Data op orde met het DSMS
Donderdag 22 januari
11:00 uur tot 12:00
