COVID-19 en de rol van de concerncontroller bij gemeenten – Deel 1

Een vierdelige blogserie over de verbindende schakel in de achterhoede van de organisatie

De COVID-19 crisis legt een zware claim op de veerkracht van gemeenten. Gemeenten worden net als bedrijven en burgers geconfronteerd met de sociale, economische en financiële beperkingen van de 1,5 meter samenleving. Gemeenten zijn door het Rijk aangewezen als de uitvoeringsorganisatie voor tal van zaken en dat vraagt om veel flexibiliteit om bestaande taken anders te organiseren of nieuwe taken in te passen. Tegelijkertijd wordt de gemeentelijke organisatie zelf ook geconfronteerd met de gevolgen van de COVID-19 crisis. Inkomsten uit belastingen lopen sterk terug en er wordt veel ondersteuning grotendeels voorgefinancierd aan ondernemers, en gecontracteerde zorg- en welzijnsinstellingen. In deze vierdelige blogserie gaan we nader in op de uitdagingen van de concerncontroller in het kader van COVID-19. Midden in dit krachtenveld vormt de concerncontroller namelijk een verbindende schakel tussen stakeholders. In dit 1^e deel ga ik nader in op de noodzaak van interne beheersing tijdens de COVID-19 crisis.

Door Gerrit Goud

Wat gaat de concerncontroller in crisistijd doen?

Wat gaat de concerncontroller de komende periode doen en wat is zijn rol in deze crisistijd? Neemt hij een afwachtende houding aan of trekt hij initiatieven naar zich toe door zich vanuit zijn controllersfunctie proactief op te stellen? Natuurlijk voor het laatste want de organisatie verkeert opeens in zeer onzekere tijden; er is immers sprake van een hoge dynamiek en met allerlei nieuwe risico’s die geadresseerd moeten worden. Dan wordt er ook iets verwacht van de concerncontroller en daarvoor is geen handboek. Het komt aan op skills en vaardigheden met als richtsnoer dat de concerncontroller zich blijft focussen op interne beheersing, ook in crisistijd. Immers crisisbeheer is niets anders dan een verbijzonderde vorm van interne beheersing met de focus op governance (organisatie besturing), risk (risicobeheer) en performance (prestatiemeting). In dit kader refereer ik naar ons beheersingsmodel dat gebaseerd is op 7 bouwstenen en in eerdere blogs is beschreven. Grafisch ziet ons model er als volgt uit:

Organisatie besturing (governance)

Als we het hebben over organisatiebesturing dan gaat het bij interne beheersing vooral om de rolverdeling volgens het principe van three lines of defence (3LOD) en de onderlinge samenwerking. Daar waar doemdenkers aangeven dat 3LOD dood is, zie je in crisistijd dat 3LOD juist leeft. De crisis zorgt voor nauwere samenwerking die in korte tijd tot mooie resultaten leiden zoals het faciliteren in veilig gebruik van mobile devices (laptops, iPads, etc) en thuiswerkplekken en in conference calls om de continuïteit van de bedrijfsvoering zoveel mogelijk intact te houden. En het ziet er naar uit dat dit blijvertjes zijn en impact gaat krijgen in het nieuwe werken na de crisistijd. Die nauwe samenwerking tussen verschillende beschermingslagen en disciplines die uit nood is geboren zou eveneens blijvend moeten zijn. En dat is ook mogelijk door te redeneren vanuit interne beheersing. Want zoals eerder aangegeven is crisisbeheersing niets anders dan een verbijzonderde vorm van interne beheersing.

Prestatiemeting (performance)

Vanuit performance gaat het om actuele prognoses, kengetallen en betrouwbare financiële informatie ten behoeve van de besluitvorming tijdens de crisis en om stakeholders te informeren. Immers het weerstandsvermogen staat onder druk en gemeenten willen weten hoe het weerstandsvermogen zich de komende jaren als gevolg van de crisis gaat ontwikkelen. De uitdaging is dan om de beperkte informatie voortkomend uit de crisis te vertalen naar actuele en betrouwbare financiële informatie.

Prestatiemeting in het kader van de crisis richt zich eveneens op het meten van de gezondheid van het intern beheersingsklimaat rond de uitgaven van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo). Deze tijdelijke regeling moet onder uitzonderlijke condities worden uitgevoerd waarbij sprake is van een verhoogde kans op fouten en verhoogde kans op misbruik en oneigenlijk gebruik. Dat vereist een effectief beheersingssysteem om grip te blijven houden op de rechtmatigheid van deze uitgaven die een hoog materialiteitsgehalte heeft in de jaarrekening 2020 waarin verantwoording wordt afgelegd. Als daarop te weinig controlemaatregelen zijn getroffen, kan dit later tot extra reparatiekosten leiden. In de volgende blog ga ik hierop nader in.

Risicobeheer (Risk)

Vanuit risicobeheer gaat het om het in beeld brengen van risico’s als gevolg van de pandemie en de mitigerende maatregelen die getroffen worden en de impact hiervan op prognoses en financiële informatie. Ook op dit onderdeel ga ik in een volgende blog nader in.

Overige bouwstenen van interne beheersing

Uiteraard mogen we de andere bouwstenen niet uit het oog verliezen zoals naleving (compliance) en interne control omdat elke gemeente nog steeds te maken heeft met rechtmatigheidsvraagstukken en het op een controleerbare wijze afleggen van verantwoording. Weliswaar komt dat op een later tijdstip maar een concerncontroller met vooruitziende blik snapt dat hiervoor nu al de nodige waarborgen geregeld moeten zijn. Immers over de lagere inkomsten (volledigheid) en hogere uitgaven (juistheid, rechtmatigheid) moet ook op een aantoonbare wijze verantwoording worden afgelegd.

Vervolg

In deze blog is het kader geschetst waarin de concerncontroller opereert en op welke bouwstenen van interne beheersing de nadruk wordt gelegd in crisistijd. In de volgende blog gaan we nader in op de rol van concerncontroller opererend in de achterhoede als (1) crisismanager, (2) poortwachter van interne beheersing, (3) risicomanager, (4) schademanager, (5) innovatiemanager en (6) projectmanager.

COVID-19 Verantwoordingsmodule

De uitdagingen voor de concerncontroller zijn dus aanzienlijk. Het is dus aan te raden om direct te starten met het optuigen van een tijdelijke beheersorganisatie waarin structuur wordt aangereikt, de onderlinge samenwerking vanuit meerdere disciplines wordt bevorderd en overzicht en inzicht wordt gegeven op alle COVID-19 gerelateerde beheersmaatregelen. Op die manier kunnen kosten worden bespaard en risico’s worden beperkt. Key2Control biedt een COVID-19 Verantwoordingsmodule aan als een kant en klare tijdelijke beheersomgeving waarmee de 1^e lijn wordt ontlast in het aanleggen van een COVID-19 dossier en de 2^e en 3^e lijn worden ondersteund in het ontwerpen en implementeren van een verantwoordingskader voor COVID-19 maatregelen. Het controleraamwerk Tozo is al beschikbaar voor alle gemeenten in Nederland. Daarmee kunnen gemeenten de rechtmatige uitgaven in het kader van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) aantonen en verantwoorden. Samen met gemeenten zal het instrument in de komende periode verder worden uitgebouwd.

Wilt u meer weten over onze aanpak van interne beheersing tijdens en na de crisis of meer informatie over de COVID-19 Verantwoordingsmodule neem dan contact met ons op. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.