Hoe maak je fiscale rechtmatigheid succesvol onderdeel van je organisatie?
Fiscale rechtmatigheid staat steeds nadrukkelijker op de agenda van gemeenten. Gemeenten moeten kunnen laten zien dat zij hun fiscale processen beheersen en hun aangiftes onderbouwen met data, processtappen en controles. Deze omslag betekent dat het niet langer voldoende is om te zeggen “wij doen het goed”. Key2Control ging hierover in gesprek met de gemeente Landgraaf. In deze 1e blog delen we hun inzichten, ervaringen en aanpak rondom fiscale rechtmatigheid.
Door Myrthe Willems
Hoe ging gemeente Landgraaf om met fiscale rechtmatigheid?
Gemeente Landgraaf maakt al jaren gebruik van de Key2Control-software en geeft hiermee uitvoering aan haar visie op een integrale aanpak van interne beheersing. Met de komst van het Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) op het gebied van fiscale rechtmatigheid werd daarom ook gekeken naar de mogelijkheden om dit in Key2Control op te nemen. Die structurele inzet van Key2Control heeft hen niet alleen geholpen om processen beter te borgen, maar ook om fiscale bewustwording in de organisatie te vergroten. Medewerkers bij gemeente Landgraaf kwamen tijdens het werken met de Key2Control-software situaties tegen waarin onzekerheid of onduidelijkheid ontstond. Dit leidde tot een opvallend inzicht: het besef dat je soms iets niet weet, is geen teken van zwakte, maar juist een beginpunt van leren. En dat is precies waar echte controle begint. Ze vatten dat samen met de ontwikkeling: van onbewust onbekwaam, naar bewust onbekwaam. Waardoor je uiteindelijk, door te leren van de fiscusstandpunten, bewust bekwaam wordt.
“Als we iets niet weten, leggen we het nu voor om het standpunt van de fiscus te vernemen. We wachten niet meer op een correctie over vijf jaar.”
De kracht van het stellen van grijze vragen
Voorheen werden onduidelijkheden in fiscale dossiers vaak pas geadresseerd als ze onvermijdelijk werden. In de nieuwe praktijk schuift dat moment naar voren. Gemeente Landgraaf heeft ervaren dat het signaleren van een onduidelijkheid, juist een kans is om het gesprek met de Fiscus aan te gaan. Niet wachten op een correctie achteraf, maar proactief het gesprek zoeken. Dat voorkomt fouten en creëert ruimte voor dialoog. Het vraagt om structuur, zoals vaste contactmomenten, maar ook om interne werkgroepen, heldere communicatie en duidelijke kaders. Door dit serieus aan te pakken, ontstaat een cultuur waarin het oké is om te zeggen: “dit weten we nog niet zeker dit weten we niet of niet zeker: dit moeten we afstemmen met de fiscus.””
De juiste organisatiecultuur voor fiscale rechtmatigheid
Het implementeren van fiscale rechtmatigheid met de Key2Control software vraagt om voortdurende aandacht, juist omdat het anders snel naar de achtergrond verdwijnt. Zoals Landgraaf treffend verwoordde:
“Fiscale rechtmatigheid is net als elk ander intern beheersingsvraagstuk: het is als een mijnwerkerskarretje – als je het niet blijft duwen, komt het tot stilstand.”
Daarom worden de rapportages van de normenkaders uit de Key2Control software periodiek besproken met de directie. Niet als formaliteit, maar om het belang van fiscale rechtmatigheid tastbaar te maken. Dat levert concrete winst op voor zowel de medewerkers als de directie. Enerzijds wordt hiermee de betrokkenheid van medewerkers versterkt, doordat zij merken dat de directie oprecht aandacht heeft voor hun werk. Anderzijds is het ook in het belang van de directie zelf, omdat zo hun eigen betrokkenheid zichtbaar wordt.
Wat kan de Key2Control software betekenen?
De Key2Control software ondersteunt overheidsorganisaties bij uiteenlopende interne beheersingsvraagstukken, zoals het gestructureerd en aantoonbaar maken van fiscale rechtmatigheid. Door middel van toetsbare normenkaders, stuurvragen en risicoanalyses en interne audits biedt de software een praktische kapstok voor het inrichten van een fiscaal beheersingsproces dat voldoet aan de vereisten van de Fiscus. Het helpt niet alleen om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om fiscale thema’s breed in de organisatie te verankeren. Medewerkers worden actief betrokken bij het controleren en documenteren van processen, terwijl management en directie grip houden via overzichtelijke rapportages. Wil jij meer weten over de software van Key2Control? Neem dan gerust contact met ons op of vraag vrijblijvend een demo aan.
