Fiscale rechtmatigheidsverantwoording efficiënt organiseren
Gemeenten hebben in toenemende mate te maken met schaarste als het gaat om direct beschikbare kennis en deskundigheid bij het voldoen aan fiscale verplichtingen. Fiscale rechtmatigheidsverantwoording vraagt veel tijd en zorgvuldigheid. Sinds de invoering van het Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) zijn de taken en verantwoordelijkheden van gemeenten verder uitgebreid. Daarnaast vereist DHT een nieuwe vorm van samenwerking met de Fiscus. Door fiscale rechtmatigheidsverantwoording te benaderen als een intern beheersingsproces, gaat het verder dan alleen voldoen aan wet- en regelgeving. Het wordt ook een middel om transparantie te vergroten. Daarnaast draagt het bij aan vertrouwen binnen de organisatie en bij externe belanghebbenden. In deze blog bespreken we de voordelen van een integrale interne beheersingsaanpak bij fiscale rechtmatigheidsverantwoording.
Door Bart Suers
Een gestructureerde aanpak is cruciaal!
Gemeenten hebben te maken met uiteenlopende fiscale verplichtingen, waaronder het BTW compensatiefonds, loonheffingen en vennootschapsbelasting. Het niet correct uitvoeren en naleven van deze verplichtingen kan resulteren in forse boetes, imagoschade en een verlies van vertrouwen bij burgers en toezichthouders. Een gestructureerde aanpak vergroot de transparantie, omdat het inzicht biedt in fiscale beheersing van processen door de hele organisatie. Hierdoor kan efficiënter worden gewerkt met als effect dat het vertrouwen van belanghebbenden intern kan worden vergroot.
Door een Tax Control Framework (TCF) te integreren binnen een Management Control Systeem (MCS), zoals dat van Key2Control, kunnen gemeenten hun fiscale processen beter structureren, risico’s beheersen en verantwoording afleggen.
Voordelen van een Tax Control Framework binnen Key2Control
1. Aantoonbare fiscale beheersing
Door een TCF te integreren in het MCS van Key2Control kunnen gemeenten hun fiscale processen systematisch monitoren en verbeteren. Dit kan dankzij een uniform toetsingskader bestaande uit 157 voorgedefinieerde normen om de fiscale rechtmatigheid binnen de organisatie in kaart te brengen. Met daaraan gekoppeld een voorgedefinieerde set van 314 concrete beheers- en verbetermaatregelen waarbij taken vastgelegd kunnen worden om de naleving ervan aan te tonen.
2. Voorkomen van fouten en financiële risico’s
Een fiscale risicoanalyse kan vooraf worden uitgevoerd op basis van voorgedefinieerde risico’s. Dit maakt zichtbaar welke dreigingen binnen de organisatie van invloed zijn op het aantonen van beheersing. Denk hierbij aan risico’s rondom loonheffingen en BTW compensatie, zoals correcte afdrachten om naheffingen te voorkomen.
3. Efficiënte en gestroomlijnd beheeringsprocessen
Het MCS van Key2Control bevat standaard normenkaders waarmee gemeenten hun fiscale verplichtingen aantoonbaar kunnen monitoren en evalueren. Daarnaast biedt het een duidelijke structuur voor het vastleggen van de vereiste rollen en verantwoordelijkheden. Deze systematische aanpak zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere beheersingsopgave.
4. Transparantie en vertrouwen vergroten
Het Tax Control Framework binnen het managementcontrolsysteem van Key2Control helpt gemeenten om met enkele muisklikken duidelijke en inzichtelijke rapportages te leveren aan belanghebbenden. Daarmee kan een proactieve houding richting de fiscus worden aangenomen.
Hoe kunnen gemeenten snel aan de slag?
Diverse gemeenten zijn de afgelopen jaren aan de slag gegaan met Key2Control om de fiscale rechtmatigheidsverantwoording te organiseren. Het implementeren van een Tax Control Framework blijkt daarbij geen langdurig proces. De kern van dit proces is de PDCA-cyclus, die zorgt voor continue verbetering. Periodiek worden fiscale risico’s geëvalueerd en mitigerende maatregelen beoordeeld. Daarnaast vindt een proces- en systeemgerichte toetsing plaats op basis van toetsbare eisen. Tot slot kan de werking achteraf worden aangetoond met gegevensgerichte audits.
Meer weten over fiscale rechtmatigheidsverantwoording?
Wil je als gemeente meer inzicht krijgen in hoe jij fiscale rechtmatigheidsverantwoording kunt integreren in jouw interne beheersingsaanpak? Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op voor een persoonlijk gesprek waarin we samen de mogelijkheden verkennen en kijken hoe jij optimaal gebruik kunt maken van het Management Control Systeem van Key2Control.
