Gemeente Sittard-Geleen vindt een goede balans bij de verdeling van interne controlewerkzaamheden

Hoe draagt de Key2Control software bij aan een betere taakverdeling?

Sinds begin 2022 werkt Gemeente Sittard-Geleen met de Key2Control software. De gemeente heeft de ambitie om integrale interne beheersing op haar bedrijfsprocessen toe te passen. Eerder blikten we al terug op de ervaringen in het eerste jaar. Destijds stonden Jacqueline van der Lee en Willem Kerkhof voor de veranderopgave om integrale interne beheersing van de financiële rechtmatigheidsverantwoording in de organisatie uit te rollen. Ze spraken hun wensen en verwachtingen uit. Hoe gaat het nu bij Sittard-Geleen? Tijd voor een update.

Jacqueline van der Lee is Adviseur Verbijzonderde Interne Controle bij Gemeente Sittard-Geleen: “Vorig jaar stond in teken van uitrol en 0-metingen. De uitrol van de normenkaders is afgelopen jaar afgerond. Dit jaar vond de overdracht aan de reporters plaats. We hebben als werkgroep het advies aan de teams gegeven om elk jaar in het eerste kwartaal de meting te doen. Dan is er nog ruim voldoende tijd om zaken op te pakken als dat nodig is. Deze aanpak is inmiddels geland in de organisatie.”

Interne controlewerkzaamheden écht in de 1e lijn

Jacqueline van der Lee: “Wat er veranderd is ten opzichte van vorig jaar is dat de reporters 2e lijn in samenwerking met de 1e lijns verantwoordelijken, een steeds zelfstandigere rol krijgen. Vorig jaar heeft de werkgroep de review van de normenkaders uitgevoerd. Dit jaar doen we dat samen met de reporters en volgend jaar doen de reporters dat zo zelfstandig mogelijk.”
Willem Kerkhof, Concernadviseur controlling: ”Wij hebben als werkgroep nu vooral een coachende rol. We bekijken samen met de reporters uit de 2e lijn hoe metingen zijn uitgevoerd, welke punten daaruit naar voren zijn gekomen en hoe die punten zijn opgepakt. Maar de 1e lijn is aan zet om te zorgen dat het team in actie komt.”

Waar ligt op dit moment de focus?

“Binnen de organisatie zijn we bezig om het intern beheersingsplan te actualiseren. Daar komen de metingen van het normenkader en het gebruik van de Key2Control software als ondersteunende software uiteraard in naar voren”, vertelt Jacqueline.

Een confronterende en vooral positieve ervaring

Hoe de reacties binnen de organisatie zijn? Daarover kan Jacqueline zeggen: “Welke processen voor verbetering vatbaar zijn, wordt dankzij de inzet van de Key2Control software zichtbaar. In het begin was dat confronterend en al snel vooral een positieve ervaring. De situatie wordt heel helder. Daardoor wordt ook duidelijk wat we als eerste moeten of willen oppakken. Er is letterlijk gezegd: de situatie wás al zoals het is, maar door dit inzicht kunnen we er tenminste iets mee. De rapportages geven een fundament om zaken op te pakken en prioriteren.”

“Welke processen voor verbetering vatbaar zijn,
wordt dankzij de inzet van de Key2Control software zichtbaar”

Waar ligt de focus komende periode?

Over de te nemen stappen en ontwikkelingen, vertelt Willem: “De uitrol van de auditdossiers naar de eerste lijn is goed ontvangen. Begin volgend jaar zetten we in op de uitrol van de risicomodule. We gaan ervanuit dat die uitrol soepel verloopt. We hebben de auditdossiers nu ingericht volgens onze eigen werkplannen IC, maar volgend jaar bekijken we of we ook normen vanuit het normenkader kunnen koppelen. Bepaalde IC-werkstappen hoef je dan niet meer uit te voeren, omdat ze gedekt zijn door je normenkader. We willen de drie modules integreren met elkaar. Dat alles aan elkaar gekoppeld is. Verder gaan we uitkristalliseren hoe we onze IC verder kunnen optimaliseren, van rapportages, monitoren, coaching, naar welke stuurinformatie we uit de software halen. In goed overleg met reporters, teammanagers en directie kunnen we dan bepalen wat we uit de software willen halen.”

We verlengen de samenwerking

Willem: “Of we tevreden zijn? We hebben verlengd, dat zegt genoeg, toch? Maar met zo’n uitgebreid pakket zijn er natuurlijk ook altijd verbeterpunten. Die koppelen we altijd terug bij Key2Control. Wat gedeeld wordt, kan opgepakt worden in doorontwikkeling van software.”

Nieuwsgierig?

Wil je weten wat de Key2Control software binnen jouw organisatie kan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op.

Wil je meer weten over de samenwerking tussen Gemeente Sittard-Geleen en Key2Control? We brengen je graag persoonlijk in contact met Jacqueline of Willem.