Registermanagement software voor gemeenten en overheidsorganisaties
Met Key2Control organiseer je registermanagement als overheidsorganisatie in één geïntegreerde softwareoplossing. Zo krijg je centraal inzicht in al je registers, registraties en bijbehorende controles.
Uitdaging
Overheidsorganisaties moeten voldoen aan een groeiend aantal registratieverplichtingen vanuit wet- en regelgeving, zoals AVG, Wpg, NIS2 en Woo. Deze registraties zijn vaak versnipperd over Excelbestanden, losse systemen en afdelingen. Dit maakt het lastig om overzicht te houden, consistent te werken en aantoonbaar te voldoen aan eisen van toezichthouders.
Oplossing
Met de Key2Control Registermodule maak je van losse registraties één samenhangend geheel binnen je interne beheersing. Je richt eenvoudig verschillende registers in, zoals AVG-verwerkingen, datalekken, DPIA’s en incidenten. Je legt registraties vast en borgt controle en opvolging via taken en monitoring. Zo registreer je niet alleen, maar stuur en verbeter je ook actief.
Voordelen
- Een gestandaardiseerde aanpak om herkenbaar registratieverplichtingen te organiseren, beheren en verantwoorden.
- Centraal overzicht van alle registers en registraties binnen de organisatie.
- Eenvoudig voldoen aan wet- en regelgeving (zoals AVG, Wpg, NIS2).
- Minder versnippering door één geïntegreerde oplossing.
- Aantoonbare compliance door registratie, controle en rapportage in één systeem.
Registermodule
De Registermodule ondersteunt een breed scala aan registers, waaronder: Privacy (AVG/Wpg): verwerkingen, datalekken, DPIA’s, inzageverzoeken en Informatiebeveiliging: incidenten, dataclassificatie. Hiermee wordt registermanagement organisatiebreed toepasbaar en niet beperkt tot één domein.
Functionaliteit
De registermodule ondersteunt het volledige proces:
- Inrichten: kiezen en configureren van registertemplates
- Registreren: vastleggen van gegevens en documenten
- Controleren: uitvoeren van controles via registertaken
- Rapporteren: exporteren en monitoren van registraties en voortgang
Daarnaast kun je taken uitzetten en opvolgen, waardoor registratie ook echt wordt gecontroleerd en geborgd.
Implementatie
Na een korte gebruikerstraining start je direct met het inrichten van je registers. Je kiest templates (bijv. AVG-verwerkingen of datalekken) en bepaalt hoe je organisatie deze wil gebruiken (centraal of per afdeling). Vervolgens leg je registraties vast, wijs je eigenaren toe, zet je controles en taken uit en monitor je de voortgang en kwaliteit.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Tijdens een vrijblijvend persoonlijk gesprek bespreken we graag jouw wensen, eisen en mogelijkheden.
Artikelen over Registermodule
Lees onze artikelen over Registermodule
Veelgestelde vragen
Wat is de Registermodule van Key2Control?
De Registermodule is een aparte module binnen de Key2Control software waarin je alle wettelijke en interne registraties centraal vastlegt, beheert en controleert.
Voor welke registers kan ik de module gebruiken?
De module ondersteunt op termijn meer dan 20 soorten registers die we samen met klanten ontwikkelen. Beschikbaar zijn onder andere het AVG-verwerkingenregister, Wpg-verwerkingenregister, datalekkenregister, DPIA-register en het inzageverzoekenregister.
Hoe borg ik de kwaliteit van registraties?
Door het uitzetten van registertaken en controles zorg je dat registraties periodiek worden beoordeeld en bijgewerkt door jouw collega’s.
Wat is de meerwaarde ten opzichte van Excel?
In tegenstelling tot Excel biedt de registermodule structuur, takenmanagement en monitoring binnen het interne beheersingsproces. Zo maak je registraties onderdeel van een continu verbeterproces en ben je aantoonbaar ‘in control’.