Projectbeheersing binnen de overheid: van ad-hoc naar aantoonbaar in control

Overheidsorganisaties realiseren steeds vaker complexe projecten met grote maatschappelijke impact. Denk aan woningbouw, infrastructuur, digitalisering of duurzaamheidsopgaven. Stuk voor stuk thema’s die binnen (lokale) overheden worden opgepakt in de vorm van tijdelijke en vaak complexe projecten. Juist die combinatie van tijdelijkheid, complexiteit en risico’s maakt het lastig om grip te houden op de uitvoering, besluitvorming, budgetbewaking én rechtmatigheid. Hoe voorkom je dat die grip gaandeweg verloren gaat? Daar vertellen we meer over in deze blog.

Door Bart Suers

De realiteit van projectbeheersing

Projecten binnen de publieke sector staan onder steeds grotere druk. Ze moeten bijdragen aan beleidsdoelstellingen, maatschappelijk rendement opleveren én voldoen aan steeds strengere eisen voor rechtmatigheid, interne controle en verantwoording. En ze worden geconfronteerd met mondige inwoners die kritisch alles op de voet willen volgen. In de praktijk leidt dit vaak tot knelpunten, zoals:

• Gebrek aan overzicht over rollen, besluiten en verantwoordelijkheden.
• Onvoldoende borging van rechtmatigheid en subsidievoorwaarden.
• Fragmentatie van informatie en documentatie.
• Beperkte sturing op risico’s tijdens de uitvoering.
• Te weinig aandacht voor externe verantwoording naar inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties.

Daarom groeit de behoefte aan een helder kader dat structuur, transparantie en beheersing biedt over de hele projectcyclus.

Projectbeheersing als integrale interne beheersingsopgave

Elk project is uniek en vergt betrokkenheid vanuit diverse stakeholders. Omdat een project tijdelijk van aard is wordt het vaak een uitdaging om alle stakeholders gedurende het hele project voldoende betrokken te houden. Er zijn immers belangrijke zaken die continu aandacht vragen waardoor de aandacht en urgentie van een project naar de achtergrond kunnen verdwijnen. Vandaar dat het nieuwe normenkader projectbeheersing in Key2Control is ontwikkeld om overheidsorganisaties te helpen projecten aantoonbaar beheerst en rechtmatig uit te voeren. Het is een concreet en toetsbaar kader, dat duidelijke normen biedt voor elke fase en elk aspect van projectbeheersing.

Het normenkader:

• Verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden
• Verankert besluitvorming en risicomanagement
• Ondersteunt bij verantwoording en audits
• Voorkomt ad-hoc werken en versnippering
• Helpt bij interne beheersing én externe verantwoording

Het resultaat? Een transparant, effectief en controleerbaar proces: van projectstart tot nazorg.

De opbouw van het normenkader

Het normenkader is opgebouwd rond drie logische pijlers:

1. Projectorganisatie

Normen voor beleid, portfoliomanagement, governance, overlegstructuren, scheiding van functies en betrokkenheid van bestuur. Alles gericht op een stevige organisatorische basis.

2. Projectfasering

Een duidelijke indeling in projectfasen (initiatief, voorbereiding, uitvoering, afronding, nazorg), met per fase normen over bijvoorbeeld risicobeoordeling, projectvoorstellen, PvE’s en Go/No-Go-momenten.

3. Projectmanagement & interne controle

Normen voor betrouwbare projectadministratie, budgetbewaking, documentbeheer, audittrail en de koppeling met de financiële administratie. Elke norm bevat stuurvragen, toelichtingen en concrete beheers- en verbetermaatregelen. Deze zijn eenvoudig toepasbaar in de praktijk.

Van theorie naar praktijk met Key2Control

Het normenkader projectbeheersing is volledig geïntegreerd in de software van Key2Control. Dit betekent dat gemeenten en andere overheden de normen direct kunnen gebruiken om hun projecten effectief te sturen en te monitoren. Door het normenkader te integreren in de software, wordt projectbeheersing niet alleen een papieren werkelijkheid, maar een dagelijks werkbaar en effectief proces dat bijdraagt aan rechtmatigheid, kwaliteit en bestuurlijke grip.

Het webinar over projectbeheersing op 11 september

Wil je meer weten over gestructureerde en verantwoorde projectbeheersing? Op 11 september organiseerde Key2Control een webinar over het nieuwe normenkader projectbeheersing. In dit webinar lieten we zien hoe overheden met behulp van dit normenkader grip houden op complexe projecten en tegelijkertijd voldoen aan eisen voor interne beheersing en rechtmatigheid. Je kon ontdekken hoe het normenkader is opgebouwd en hoe je dit in de praktijk toepast met ondersteuning van de Key2Control software. Binnenkort zal de terugblik over dit webinar op onze website verschijnen!