Hoe beheers je 20+ registratieverplichtingen zonder het overzicht te verliezen?
Overheidsorganisaties worden geconfronteerd met een groeiend aantal registratieverplichtingen. Vanuit wet- en regelgeving moet steeds meer worden vastgelegd, verantwoord en beheerd. De meeste mensen zijn wel bekend met de registratieverplichtingen vanuit de AVG: verwerkingen, datalekken, inzageverzoeken en DPIA’s. Maar dat is nog lang niet alles. Naast de Wpg en NIS2 zijn er nog tientallen andere verplichtingen waaraan je als overheidsorganisatie moet voldoen. Elke verplichting op zich is al een uitdaging, maar samen vormen ze een omvangrijke én complexe puzzel. Hoe zorg je ervoor dat je overzicht houdt, en belangrijker nog: grip krijgt op het geheel? In dit artikel lees je er meer over.
Door Myrthe Willems
Structureel registreren begint met ad hoc loslaten
In veel organisaties zijn registers historisch gegroeid. Vaak zijn ze geïnitieerd door vakspecialisten en afzonderlijk ingericht per onderwerp, elk met hun eigen formats, werkprocessen en verantwoordelijken. In de praktijk betekent dit dat registers vaak niet actueel zijn, verspreid zijn over losse Excel-bestanden of zijn vastgelegd in verschillende systemen. Het gevolg is een versnipperde documentatie en afhankelijkheid van individuele medewerkers. Dit maakt het niet alleen lastig om verplichte registraties actueel te houden, maar ook om tijdig, volledig en efficiënt verantwoording af te leggen aan interne toezichthouders, accountants of externe partijen.
Wat ontbreekt, is samenhang. Registraties worden ervaren als administratieve last, terwijl ze in feite een belangrijk onderdeel zijn van goed compliance- en risicomanagement. Door registratieverplichtingen integraal te benaderen, wordt het mogelijk om ze structureel te borgen binnen de organisatie.
Eén aanpak voor meerdere registratieverplichtingen
Met de introductie van de nieuwe registermodule in de Key2Control-software wordt het mogelijk om verschillende registratieverplichtingen op een gestandaardiseerde manier vast te leggen en vanuit een begrijpelijke structuur te beheren. De kracht van deze aanpak ligt in de uniforme systematiek. Elk type register, of het nu gaat om een incidentmeldingenregister, verwerkingenregister of een andere verplichting, past binnen dezelfde opzet. Dit zorgt voor consistentie in werkwijzen, documentatie en verantwoordelijkheden.
Daarnaast biedt een centrale omgeving beter inzicht in de samenhang tussen registers, maar ook in taken, risico’s en beheersmaatregelen. Zo wordt registratie niet langer gezien als een losstaande taak, maar als onderdeel van de bredere interne beheersing.
Een flexibele aanpak die meebeweegt met de organisatie
In de praktijk moeten overheidsorganisaties allemaal voldoen aan dezelfde regel- en wetgeving, maar geen enkele organisatie doet dat op dezelfde wijze. En dat is helemaal niet erg, want juist die flexibiliteit wil je behouden. De registermodule in Key2Control maakt gebruik van voorgedefinieerde templates waarin zowel verplichte als optionele velden zichtbaar zijn. Zo is meteen duidelijk wat er moet worden vastgelegd voor een specifieke registratieverplichting. Hoe je daar als organisatie mee omgaat, verschilt uiteraard per situatie.
De registermodule speelt hierop in door flexibiliteit te combineren met standaardisatie. Je bepaalt zelf met welke sjablonen je werkt en hoe je deze inricht, terwijl je toch profiteert van één overzichtelijk geheel. Dat maakt het niet alleen eenvoudiger om aan wetgeving te voldoen, maar ook makkelijker om het eigenaarschap in uitvoeringsorganisatie (1e lijn) neer te leggen en de verantwoording richting bestuur en control herkenbaar en eenduidig te organiseren, ongeacht het type verplichting.
Ons webinar Grip op 20+ Registratieverplichtingen
Op donderdag 15 mei organiseren wij het webinar Grip op 20+ registratieverplichtingen. Tijdens dit webinar laten we binnen één uur zien hoe je deze verplichtingen efficiënt beheert met behulp van de Key2Control software, en hoe je de registermodule flexibel kunt inrichten en onderhouden. Aan de hand van praktijkvoorbeelden ontdek je hoe je registratieverplichtingen niet alleen vastlegt, maar ook verankert in een integrale aanpak van interne beheersing. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Ook kun je je hieronder meteen gratis aanmelden voor het webinar op 15 mei! We zien je graag dan.
