Gemeente Sittard-Geleen: Terugblik op het eerste jaar met Key2Control
“Na uitvoerig marktonderzoek kozen wij voor Key2Control.”
De Gemeente Sittard-Geleen heeft de ambitie om integrale interne beheersing op haar bedrijfsprocessen toe te passen. Sinds begin 2022 werkt de gemeente met Key2Control software. Een gedegen marktonderzoek en marktconsultatie gingen vooraf aan de uiteindelijke keuze voor Key2Control. Veel gemeenten bevinden zich nu in de fase waar Sittard-Geleen zich vorig jaar bevond. Daarom blikken we graag terug op de ervaringen van het afgelopen jaar.
Rechtmatigheid vanuit interne beheersing
Willem Kerkhof is Concernadviseur controlling bij Gemeente Sittard-Geleen: “Volgens het plan van aanpak om rechtmatigheid aan te vliegen vanuit interne beheersing kunnen we processen beter in kaart brengen. Om deze aanpak in goede banen te leiden, hebben wij als organisatie gekozen voor Key2Control. De normenkaders in de Key2Control software zijn geschreven om aantoonbaar te maken hoe rechtmatig we werken.” Samen met zijn collega Jacqueline van der Lee (Adviseur Verbijzonderde Interne Controle) implementeert Willem Kerkhof de Key2Control software binnen de gemeente, Van der Lee: “Na uitvoerig marktonderzoek naar diverse systemen en oplossingen bleek dat Key2control voor onze organisatie de beste optie was.”
Contact met Key2Control
Op 1 januari 2022 was de software live voor Gemeente Sittard-Geleen, Van der Lee: “Het contact vanaf de start van de implementatie voelde heel goed, warm en persoonlijk. Alle uitleg die je wilt krijgen, krijg je ook. De begeleiding en trainingen waren erg prettig. De software is heel gebruiksvriendelijk. Bij vragen, die we vooral bij de start hadden, stonden de mensen van Key2Control ons graag te woord. Ook in de kennisbank is elke denkbare handleiding te vinden, dit helpt stapsgewijs en heel concreet bij vragen over het gebruik. We zijn heel tevreden met het systeem.”
Implementatiefase: kennismaken met de software
Gemeente Sittard-Geleen is heel actief bezig met het inzetten van interne beheersing en daarmee het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording, Van der Lee: “Tijdens de implementatiefase willen we iedereen laten kennismaken met de software en de mogelijkheden. Daarna gaan we samen aan de slag om de software in te zetten, de uitkomsten vast te stellen en op interne beheersing te sturen.”
Gebruiksvriendelijke software
Gemeente Sittard-Geleen gebruikt alle modules in Key2Control. Ook de auditmodule wordt momenteel ingericht. Daarvoor heeft een specifieke training op locatie plaatsgevonden. Van der Lee: “De training was erg fijn omdat we kennismaakten met de diepgang in de software. Natuurlijk moeten we er als organisatie goed over nadenken hóe we het auditgedeelte willen inrichten, dus dat vergt tijd en aandacht. Maar de software ondersteunt bij de inrichting op een heel gebruiksvriendelijke manier.” Kerkhof: “Zeker bij de inrichting van de auditmodule ga je veel dieper in op hoe de organisatie en haar processen werken. Dat is heel interessant”
“Linksom of rechtsom: elke organisatie moet een applicatie voor de interne beheersing en de vastlegging hiervan gaan gebruiken. Kies dan bij voorkeur voor een gebruiksvriendelijke variant.”
Waardevolle feedback
Natuurlijk merken organisaties tijdens de implementatie en het gebruik van de software dat er punten zijn die zij als organisatie misschien anders zouden willen of doen. Die feedback is voor Key2Control zeer waardevol om de software steeds door te kunnen ontwikkelen op basis van wijzigende wetgeving, verplichtingen maar dus óók op basis van gebruikerservaringen. Kerkhof: “Dat is heel mooi aan de samenwerking met Key2Control: we kunnen samen groeien. Key2Control staat open voor feedback van klanten en ontwikkelt de software door op basis van die terugkoppeling.”
Ben je benieuwd wat Key2Control kan betekenen voor jouw organisatie?
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd van toegevoegde waarde is.
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.
