Waarom eigenaarschap niet begint bij verantwoordelijkheid

Verlangen naar de zee

“Als je een schip wilt bouwen, breng dan niet eerst mensen bijeen om hout te verzamelen en taken te verdelen. Leer hen eerst verlangen naar de eindeloze zee.”

Deze bekende uitspraak van Antoine de Saint-Exupéry bevat een belangrijke les over hoe eigenaarschap ontstaat. Mensen komen niet in beweging door taken of verantwoordelijkheden, maar doordat zij begrijpen waar de organisatie naartoe wil en waarom dat belangrijk is.

Juist daar wringt het in veel organisaties. Bij onderwerpen als informatiebeveiliging, privacy, financiële beheersing en kwaliteit klinkt vaak dezelfde klacht: proceseigenaren tonen onvoldoende eigenaarschap. De reactie is vaak voorspelbaar: rollen worden verduidelijkt, verantwoordelijkheden toegewezen en procedures en controles aangescherpt. Waardevolle maatregelen, maar ze leiden niet vanzelf tot meer eigenaarschap. Misschien komt dat doordat veel organisaties beginnen met het verzamelen van hout, terwijl onvoldoende aandacht wordt besteed aan de bestemming van de reis.

Door Gerrit Goud

Het eigenaarschapsvraagstuk

De oorzaak ligt vaak dieper dan een gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel. Interne beheersing wordt nog regelmatig benaderd als losse disciplines. De CISO richt zich op informatiebeveiliging, de privacy officer op de AVG, de controller op financiële beheersing en de auditor op toetsing achteraf. Iedere discipline ontwikkelt eigen beleid, rapportages en verbeterplannen.

Voor proceseigenaren resulteert dit vaak in een opeenstapeling van verplichtingen. Normenkaders, risicoanalyses en controles voelen als extra werk, terwijl zij vooral verantwoordelijk zijn voor goed functionerende processen en het realiseren van resultaten. Zo dreigt interne beheersing een doel op zich te worden, terwijl het juist bedoeld is om organisaties beter te laten functioneren.

De bestemming ontbreekt

Veel organisaties maken onvoldoende duidelijk welk doel zij met interne beheersing willen bereiken. Daardoor blijven onderwerpen als informatiebeveiliging, privacy en auditing abstracte verplichtingen, gelegitimeerd door wetgeving, toezichthouders of certificeringen. Belangrijk, maar zelden inspirerend.

Betrokkenheid ontstaat pas wanneer medewerkers begrijpen hoe interne beheersing bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Dan ontstaat ook de basis voor eigenaarschap.

Het schip heeft meer nodig dan een kompas

Verlangen naar de zee is het begin, maar daarmee bereikt een schip zijn bestemming nog niet. Daarvoor is meer nodig: een goed ontwerp, een bemanning die weet wat haar rol is, navigatie om koers te houden en onderhoud om onderweg bij te sturen.

Voor organisaties geldt hetzelfde. Ambitie alleen is niet genoeg om aantoonbaar grip te houden op doelstellingen en risico’s. Daarvoor is een samenhangend stelsel van interne beheersing nodig. Normenkaders maken duidelijk wat wordt verwacht, audits geven onafhankelijke feedback, stuurinformatie laat zien of de organisatie op koers ligt en verbetermaatregelen helpen om bij te sturen. Niet als doel op zich, maar als de onderdelen waarmee het schip veilig en doelgericht zijn bestemming bereikt.

Waar begint eigenaarschap werkelijk?

Eigenaarschap ontstaat wanneer mensen weten waar de organisatie naartoe wil, begrijpen wat hun bijdrage is en ervaren dat interne beheersing hen helpt hun processen beter te sturen.

Inzicht speelt daarbij een sleutelrol. Zonder inzicht ontstaat geen gesprek. Zonder gesprek geen bewustwording. Zonder bewustwording geen eigenaarschap. Pas wanneer proceseigenaren zicht hebben op de kwaliteit van hun processen, de belangrijkste risico’s en verbeterpunten, ontstaat een inhoudelijk gesprek over verbetering en verantwoordelijkheid.

Daarnaast is sturing essentieel. Wat bestuurders belangrijk vinden, krijgt aandacht. Pas wanneer richting, inzicht en sturing samenkomen, ontstaat een omgeving waarin eigenaarschap kan groeien.

De rol van bestuurders

De belangrijkste succesfactor is leiderschap. Als interne beheersing echt belangrijk is, moet dat zichtbaar zijn in het gedrag van bestuurders. Niet alleen in beleid, maar vooral in de keuzes die zij maken en de aandacht die zij eraan geven.

Door duidelijk richting te geven aan wat belangrijk is en waarom, creëren bestuurders betrokkenheid. En waar betrokkenheid ontstaat, ontstaat ruimte voor eigenaarschap.

Conclusie

Eigenaarschap begint niet bij verantwoordelijkheid, maar bij een gedeeld begrip van de bestemming. Pas wanneer mensen weten waar de organisatie naartoe wil én beschikken over de juiste inzichten en sturing om koers te houden, wordt eigenaarschap een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks handelen.

Auteur Gerrit Goud

Deze blog is geschreven door Gerrit Goud.