Implementatie in 7 dagen

Wij implementeren het Key2Control Management Control Systeem (MCS) binnen 7 dagen. Met het Key2Control MCS krijg je aantoonbaar grip op de uitvoeringskwaliteit van jullie bedrijfsprocessen. Met als resultaat lagere beheerskosten en meer efficiency.

Ben je geïnteresseerd in de Key2Control software? We gaan graag persoonlijk met jou in gesprek over alle mogelijkheden van onze software voor jouw organisatie. Onze software laten we natuurlijk live zien zodat je écht ziet hoe het voor jou werkt. Maak kennis met Key2Control en neem rechtstreeks contact op met Tamara voor meer informatie of een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Tamara Robroek

+31 6 2525 5818
[email protected]

Onze aanpak

Doseren en faseren 

Het aanbrengen van focus bij de start van jouw implementatie van Key2Control in combinatie met goede begeleiding is echt een must. Groot denken door klein te beginnen, zorgt ervoor dat jouw introductie van Key2Control overzichtelijk is en beheersbaar blijft. Vaak starten onze klanten dan ook met één of enkele bedrijfsprocessen. Zo kun je ervaring opdoen en een eerste succes creëren. Dat succes helpt jou vervolgens om anderen in jouw organisatie te inspireren.
Ons doel is dat jij zo snel mogelijk zelfstandig met de Key2Control software aan de slag kunt. Om dat doel te bereiken werken we altijd volgens een aantal stappen die je in een doorlooptijd van maximaal 7 dagen kunt realiseren. 

Ons advies:
Pak niet alle onderwerpen tegelijk aan.
Het succes zit vaak in het weerstaan van de verleiding om alles wat mogelijk is ook daadwerkelijk tegelijk te doen.

Implementatie stappen

Dag 1: Oplevering Key2Control omgeving 

Op dag 1 zorgen we ervoor dat je direct in jouw Key2Control omgeving kunt. We richten deze volledig voor je in en leveren die gebruiksklaar op. Jouw omgeving bestaat altijd uit de basismodule en één of meerdere functionele modules. Afhankelijk van jouw wensen en behoeften komen daar de geïntegreerde risicomodule en auditmodule bij. En natuurlijk de normenkaders, risicokaders, auditwerkprogramma’s en vragenlijsten die jij nodig hebt.
Resultaat: Jouw omgeving is opgeleverd en meteen klaar voor gebruik.   

Dag 2: Trainen van gebruikers 

De volgende dag starten we met het trainen van gebruikers in jouw eigen Key2Control omgeving. 

Dat is handig omdat ook het trainingsmateriaal voor jullie beschikbaar blijft en hergebruikt kan worden om in de toekomst zelf nieuwe gebruikers binnen jullie organisatie op te leiden.
Resultaat: Jij en je collega gebruikers kennen de weg in de Key2Control software en beschikken over voldoende kennis om andere gebruikers zelfstandig op te leiden met eigen trainingsmateriaal. Elke deelnemer ontvangt daarvoor als bewijs een trainingscertificaat

Dag 3: Uitvoeren nulmetingen, de start van de PDCA-cyclus

Op dag 3 gaan we aan de slag met het uitvoeren van één of meerdere nulmetingen. Een normenkader zorgt voor borging van de inhoud in het proces. In jouw eigen omgeving wordt tijdens een nulmeting van een normenkader elke norm doorgelopen aan de hand van stuurvragen en dus grondig besproken. Het oordeel of resultaat wordt per norm ingevuld. De uitkomst van de nulmeting is een voorlopig beeld over de feitelijke stand van zaken.
Resultaat: Een rapportage van de zelfevaluatie van het bedrijfsproces voor jezelf en het management. Met 3 muisklikken genereer je een Verklaring van Toepasselijkheid of een Meting & Gap analyse rapportage.

Dag 4: Prioriteren en plannen van maatregelen 

Het inzicht van dag 3 levert op dag 4 een dialoog op met het management. We sonderen en bespreken het ontstane beeld met het management. De dialoog die ontstaat zorgt voor draagvlak over de feitelijke stand van zaken. We borgen samen dat het management in positie wordt gebracht om bij te sturen en om accenten te zetten bij de voorlopige uitkomsten. Deze inzichten leveren een inventarisatie van prioriteiten op van het management voor het eerste beheersjaar. Zo ontstaat een geprioriteerde lijst van beheers- en verbetermaatregelen. De software genereert die lijst automatisch vanuit de afgeronde meting. Dan is meteen ook duidelijk welke beheers- en verbetermaatregelen vervolgens kunnen worden gepland in één of meerdere taken. Taken kunnen worden uitgezet bij de verantwoordelijke taakbehandelaar in de 1e of 2e lijnorganisatie.
Resultaten: Je beschikt over een definitieve versie van de meting, een geprioriteerde lijst met beheers- en verbetermaatregelen die is afgestemd met het management op basis van duidelijke rapportages. Er ligt direct een jaarplan dat door de software automatisch is gegenereerd.

Dag 5: Inrichten van de risicokaders 

Op dag 5 leggen we (afhankelijk van je keuze voor onze risicomodule) de dreigingen en onzekerheden in één of meerdere risicokaders vast. Door elk risico te koppelen aan één of meerdere normen uit de beschikbare normenkaders, worden de keyrisks meteen zichtbaar en herleidbaar naar je bedrijfsprocessen. We zetten dan ook direct taken uit op de mitigerende maatregelen.
Resultaat: Een ingevuld risicokader met een duidelijk dreigingsbeeld, een heatmap en een lijst met keyrisks. Hierdoor ontstaat een voorlopig integraal beeld over de feitelijke stand van zaken van het risicoprofiel van jouw organisatie, gekoppeld aan de diverse normen.

Dag 6: Inrichten van auditwerkprogramma’s 

Op dag 6 leggen we (afhankelijk van je keuze voor onze auditmodule) auditdossiers aan. Elk auditdossier is opgebouwd uit controleobjecten en werkprogramma’s. Elk controleobject wordt beschreven én gekoppeld aan één of meerdere normen uit de normenkaders die binnen jouw omgeving beschikbaar zijn. Aan de hand van het werkprogramma per controleobject kunnen taken worden toegewezen aan één of meerdere uitvoerders in de 1e, 2e of 3e lijnsorganisatie.
Resultaat: Een ingevuld auditplan bestaande uit de eigen controleobjecten, opgebouwd uit onderliggende werkprogramma’s.

Dag 7: Monitoren en bijsturen van de PDCA-cyclus 

Op deze laatste dag besteden we aandacht aan het bij de les houden van de organisatie. Een goed begin is weliswaar het halve werk maar nog steeds slechts het halve werk. De taken zijn uitgezet en er wordt gewerkt op basis van een gestandaardiseerde aanpak aan een integrale beheersing en verbetering van jouw bedrijfsprocessen. Dus is het zaak de voortgang goed te volgen. Of je nu werkt vanuit een proces- en systeemgerichte benadering of een transactie- en gegevensgerichte benadering, we ondersteunen bij het blijven vragen om aandacht voor tijdige afhandeling van taken, het beoordelen van bewijslast en het gevraagd of ongevraagd tussentijds rapporteren over de voortgang.
Resultaat: Het resultaat van deze stap is een voortgangsrapportage met de duidelijke status per beheers- en verbetermaatregel, welke taken door wie, wanneer zijn afgehandeld en met welk concreet resultaat.

Resultaat 

Na 7 dagen op weg naar een stabiele beheersorganisatie

Voor ons betekent dit ook een beetje loslaten maar we verliezen je zeker niet uit het oog! We houden vinger aan de pols en bespreken hoe en wanneer de eerste beheers- en verbetercyclus het beste kan worden afgerond. Een natuurlijk moment is bijvoorbeeld aansluiten bij het ritme van de Planning & Control Cyclus. Hiermee start een ritme van een (jaarlijkse) cyclus waarin een continu proces van plannen, prioriteren, beheersen-, verbeteren, controleren en verantwoorden wordt uitgevoerd. Onderlinge bedrijfsprocessen worden vergelijkbaar en meerdere beheersjaren bieden voortschrijdend inzicht over de mate waarin gesproken kan worden over een stabiele beheersorganisatie.