Software voor financiële rechtmatigheid bij gemeenten en overheidsorganisaties
Met Key2Control organiseer je als overheidsorganisatie financiële rechtmatigheid aantoonbaar volgens BADO en NBA, met één centrale softwareoplossing voor de hele organisatie.
Uitdaging
Gemeenten moeten financiële rechtmatigheidsverantwoording afleggen om de juiste besteding van publieke middelen aan te tonen, misbruik te voorkomen en transparantie binnen de organisatie te waarborgen. Tegelijkertijd is het een uitdaging om financieel gerelateerde processen zoals inkoop, subsidies en het sociaal domein aantoonbaar in control te krijgen.
Oplossing
Met een geautomatiseerde PDCA-cyclus en een voorgedefinieerde set toetsbare eisen biedt de Key2Control software grip en efficiëntie op financiële rechtmatigheid. De software ondersteunt een gestructureerde aanpak met heldere normenkaders, gebaseerd op de uitgangspunten van de NBA en BADO. Deze zijn voorzien van toelichtingen, werkinstructies en standaardmaatregelen. Alles is volledig auditproof, veilig opgeslagen en direct beschikbaar voor verantwoording.
Voordelen
- Efficiëntere inzet van tijd en geld voor auditwerkzaamheden.
- Opzet en bestaan van financiële beheersingsthema’s in de eerste lijn borgen.
- Werking achteraf aantonen op basis van toetsbare eisen.
Normenkaders
Key2Control ondersteunt financiële rechtmatigheidsthema’s met context en toepassing:
- Financieel beheer: basis voor het aantoonbaar beheersen van inkomsten en uitgaven.
- Inkoop en aanbesteding: voldoen aan wet- en regelgeving rondom aanbestedingen en contractbeheer.
- Crediteuren en betalingen: beheersen van betalingsprocessen en voorkomen van fouten of fraude.
- Personeel en salarissen: correcte verwerking van personeelskosten en naleving van regelgeving.
- Debiteurenbeheer: inzicht en controle op inkomsten en openstaande posten.
Specifiek voor gemeenten:
- Grondbeleid (WABO, WRO, Omgevingswet)
- Participatiewet (IOAW, IOAZ, Bbz)
- WMO en Jeugdzorg
- Subsidiebeheer en verbonden partijen
Implementatie
De implementatie van de Key2Control software is overzichtelijk en kan binnen 7 werkdagen worden afgerond. In de eerste fase word je volledig begeleid door onze Klantsuccesmanager: eerst richten wij de omgeving in en trainen we de gebruikers, daarna start je zelf met de eerste ISO/BIO-meting en het opstellen van concrete beheers- en verbetermaatregelen. Zo behaal je snel een eerste resultaat en werk je stapsgewijs verder aan de beheersing van informatiebeveiliging. Met behulp van duidelijke verbeter- en beheersmaatregelen in de software kun je vervolgens eenvoudig werken aan continue kwaliteitsverbetering.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Tijdens een vrijblijvend persoonlijk gesprek bespreken we graag jouw wensen, eisen en mogelijkheden.
Artikelen over Financiële rechtmatigheid
Lees onze artikelen over Financiële rechtmatigheid
Veelgestelde vragen
Wat is er nu écht gewijzigd met de invoering van de financiële rechtmatigheidsverantwoording?
De verantwoordelijkheid ligt nu bij jouw bestuur in plaats van bij de accountant. Het bestuur legt nu zelf expliciet verantwoording af in de jaarrekening. De accountant toetst alleen of deze verantwoording betrouwbaar en volledig is. Dit versterkt de rol van interne beheersing en het gesprek tussen bestuur en raad over rechtmatigheid. Het bestuur voegt zelf een rechtmatigheidsverklaring toe aan de jaarrekening, die door de accountant wordt gecontroleerd.
Wat moeten wij nu concreet anders organiseren en uitvoeren als organisatie?
De rechtmatigheidsverantwoording is niet langer het feestje van concerncontrol, het moet expliciet in de lijn georganiseerd worden. Proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het aantonen van rechtmatigheid binnen hun eigen processen. Tegelijk moet interne beheersing anders ingericht worden: niet als jaarlijkse controle, maar als een doorlopend proces volgens de PDCA-cyclus. Je monitort en stuurt bij op basis van duidelijke key controls. Dit vraagt om structurele borging van kennis, duidelijke rollen en sturing gedurende het hele jaar.
Wat is de meerwaarde van de normenkaders voor financiële rechtmatigheid in Key2Control?
In Key2Control is alle benodigde kennis direct beschikbaar om jouw financiële rechtmatigheidsverantwoording te organiseren en uit te voeren. De software ondersteunt zowel een proces- en systeemgerichte aanpak als een gegevensgerichte benadering. Met 20 normenkaders toets je de financiële rechtmatigheid binnen jouw organisatie en toon je aan of je ‘in control’ bent op de geldende vereisten.
De normenkaders zijn gebaseerd op de verschillende bedrijfsprocessen van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Zo zie je concreet wat je moet doen om rechtmatigheid aan te tonen, bijvoorbeeld binnen inkoop en aanbesteden, projecten, het sociaal domein of grondexploitaties. Per normenkader krijg je duidelijke aandachtspunten, pragmatische werkinstructies en voorgedefinieerde beheers- en verbetermaatregelen. Je weet dus waar je op moet letten, wat je moet doen en hoe je dit uitvoert.