Kwaliteitssysteem informatiebeheer voor gemeenten en overheidsorganisaties
Met Key2Control organiseer je informatiebeheer en archivering aantoonbaar volgens KIDO en ISO 16175, met één centrale softwareoplossing voor de hele overheidsorganisatie in overeenstemming met Artikel 16 van de Archiefregeling.
Uitdaging
Overheidsorganisaties moeten overheidsinformatie digitaal beschikbaar en actief openbaar maken om transparantie, toegankelijkheid en juridische verantwoording te waarborgen. Tegelijkertijd moeten zij voldoen aan wet- en regelgeving zoals KIDO en ISO 16175 en verantwoording afleggen aan archiefinspectie en toezichthouders.
Oplossing
Met de Key2Control software krijgt jouw organisatie grip op informatiebeheer en archivering. De Key2Control software helpt je transparantie en toegankelijkheid te waarborgen en te voldoen aan bijvoorbeeld de KIDO-normering en NEN16175. De software ondersteunt je bij juridische en historische verantwoording, terwijl het bewustzijn binnen de gehele organisatie wordt vergroot. Zo werk je stap voor stap aan een zorgvuldige en toekomstbestendige informatiehuishouding.
Voordelen
- Snel aan de slag met voorgedefinieerde content
- Waarborgen van transparantie en toegankelijkheid van informatie.
- Aantoonbaar voldoen aan eisen van archiefinspectie en complexe wet- en regelgeving.
- Waarborging van juridische verantwoording en historisch onderzoek.
- Bewustzijn creëren dat informatiehuishouding een verantwoordelijkheid is van de gehele organisatie.
Normenkaders
De Key2Control software ondersteunt relevante normenkaders voor informatiebeheer, inclusief context:
- KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden): helpt gemeenten bij het systematisch verbeteren van hun informatiehuishouding en archivering.
- ISO 16175: internationale standaard voor digitale archivering en informatiebeheer.
Implementatie
De implementatie van de Key2Control software is overzichtelijk en kan binnen 7 werkdagen worden afgerond. In de eerste fase word je volledig begeleid door onze Klantsuccesmanager: eerst richten wij de omgeving in en trainen we de gebruikers, daarna start je zelf met de eerste meting en het opstellen van concrete beheers- en verbetermaatregelen. Aan de hand van dit inzicht kun je de juiste prioriteiten stellen ten aanzien van de KIDO-normering en NEN16175. Zo behaal je snel een eerste resultaat en werk je stapsgewijs verder aan de beheersing van informatiehuishouding in het kwaliteitssysteem van Key2Control.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Tijdens een vrijblijvend persoonlijk gesprek bespreken we graag jouw wensen, eisen en mogelijkheden.
Artikelen over Informatiebeheer en archivering
Lees onze artikelen over Informatiebeheer en archivering
Veelgestelde vragen
Hoe helpt Key2Control bij de archiefinspectie?
In Key2Control voer je op basis van een normenkader eenvoudig een zelfevaluatie uit. Dit vormt de basis voor het gesprek met de archiefinspectie over de te nemen maatregelen. De software ondersteunt je bij het prioriteren van maatregelen, het uitzetten van taken en het rapporteren hierover. Met standaardrapportages die je in twee klikken genereert, rapporteer je eenvoudig aan zowel jouw interne stakeholders als de archiefinspectie. Zo blijft de verantwoording overzichtelijk, planbaar en beheersbaar.
Wat is het verschil tussen de normenkaders KIDO en ISO 16175?
KIDO is het Nederlandse kwaliteitskader voor decentrale overheden. ISO 16175 is een internationale standaard voor digitale archivering. De Key2Control software ondersteunt beide.
Waarom een kwaliteitssysteem in Key2Control, dat kan toch ook in Excel?
Excel lijkt een optie, maar leidt al snel tot versieproblemen, fouten en beperkte samenwerking door losse bestanden. Key2Control biedt één centrale waarheid met automatisch versiebeheer, logging en ondersteuning van processen zoals de PDCA-cyclus. Software is schaalbaarder, veiliger en beter geschikt voor audits en normering zoals KIDO, ISO en NEN.
Wat is de meerwaarde van de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus zorgt voor structurele verbetering door continu te leren, resultaten vast te leggen en bij te sturen. Het proces borgt de inhoud en maakt zowel kleine optimalisaties als strategische veranderingen mogelijk. Zo werk je gericht aan een duurzame verbetercultuur.