10 risico’s wanneer integriteit niet als integraal intern beheersingsvraagstuk wordt opgepakt

10 risico’s voor lokale overheden als integriteit niet als integraal intern beheersingsvraagstuk wordt opgepakt.

De Nederlandse overheid en in het bijzonder gemeenten weten bijna wekelijks de aandacht van de media op zich te vestigen als het gaat om integriteitskwesties. Deze zaken beperken zich vaak niet alleen tot bestuurders, maar raken ook de ambtelijke organisatie. De reactie van de overheid zelf is niet zelden: vluchten in beleid; nota’s onderzoeken en handreikingen. Papier is geen praktijk en dus blijkt deze aanpak in de meeste gevallen weinig effect te hebben. Een integrale benadering is op zijn plaats maar dat is geen sinecure, of toch wel? In mijn vorige blog behandelde ik 7 argumenten waarom integriteit onderdeel moet zijn van een integrale interne beheersingsaanpak.

door Bart Suers

Dat integriteit als thema bij integrale interne beheersing voor gemeenten van essentieel belang is, heb ik in de vorige blog uiteengezet. Samengevat zorgt een integrale benadering voor een eerlijke, transparante, verantwoordelijke en ethische cultuur. Dit komt uiteindelijk de gemeenschap als geheel ten goede.

Deze 10 risico’s loop je wanneer je als organisatie wacht met een integrale benadering van integriteit:

1. Corruptie

Het begrip corruptie leg ik uit als het bewust misbruiken van publieke macht door een bestuurder of ambtenaar voor direct persoonlijk gewin. Hiervan zijn helaas voorbeelden genoeg in de media verschenen de afgelopen jaren. Door het gebrek aan een integrale beheersingsaanpak neemt de kans toe op ongeoorloofde beïnvloeding van besluitvormingsprocessen door ambtenaren of politici in ruil voor persoonlijke voordelen.

2. Fraude

Het begrip fraude kent veel definities. Ik beperk me tot die van de NBA waarin staat dat fraude een opzettelijke handeling is door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Door het gebrek aan een integrale beheersingsaanpak neemt de kans toe op oneerlijk gedrag met als doel financieel gewin, zoals het vervalsen van documenten, facturen of declaraties.

3. Belangenverstrengeling

Fraude en corruptie zijn onlosmakelijk verbonden met belangenverstrengeling. In mijn vorige blog gaf ik al aan dat dit vaker voorkomt bij gemeenten dan bij bedrijven omdat ambtenaren en bestuurders simpelweg vaker geconfronteerd worden met situaties waarbij hun persoonlijke belangen in strijd kunnen zijn met hun professionele verplichtingen. Door het gebrek aan een integrale beheersingsaanpak is er veelal geen of hooguit een gefragmenteerd kader dat houvast biedt om de grenzen bij belangenverstrengeling aan te geven en dus het risico aantoonbaar te verminderen.

4. Misbruik van bevoegdheden

Misbruik en oneigenlijk gebruik is een onderwerp dat ook vanuit de accountants wordt aangemerkt als thema bij de jaarrekeningcontrole. Door het gebrek aan een integrale beheersingsaanpak zal, door de aandacht die de accountant daarop vestigt, het beheersingsvraagstuk beperkt blijven tot financieel misbruik. Het beheersingsvraagstuk is echter veel breder: het gaat ook over ongepast gebruik van macht of autoriteit door ambtenaren om persoonlijke of partijpolitieke motieven door bestuurders.

5. Onjuiste informatieverspreiding

Vanwege informatie intensieve processen bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, neemt de kans toe op het bewust of onbewust verspreiden van onjuiste of misleidende informatie aan het publiek of andere overheidsinstanties. Een integrale aanpak van integriteit als onderdeel van interne beheersing mitigeert dit risico.

6. Privacy- en databeschermingsschendingen

Onvoldoende bescherming van gevoelige gegevens van burgers en werknemers hangt natuurlijk nauw samen met onjuiste informatieverspreiding. Een integrale aanpak van integriteit als onderdeel van interne beheersing gaat uit van samenwerking tussen de CISO, privacy officer en informatiebeheerder.

7. Ongelijke behandeling

Een integrale aanpak van integriteit als onderdeel van interne beheersing beperkt ook het risico op het bevoordelen van bepaalde individuen of organisaties op basis van persoonlijke voorkeuren in plaats van objectieve criteria. Die objectieve criteria kunnen binnen elke organisatie worden opgesteld en vastgesteld in een integrale aanpak en ook worden getoetst vanuit een beheersingsmodel.

8. Onethisch gedrag van leveranciers en aannemers

Corruptie, omkoping of onjuiste praktijken bij overheidsopdrachten komen helaas nog steeds voor. Een integrale aanpak van integriteit als onderdeel van interne beheersing geeft handvaten om proces- en systeemgericht preventieve maatregelen te nemen, maar ook om achteraf transactie- en gegevensgericht de werking van die maatregelen te toetsen. Er kan op die manier bijvoorbeeld gericht naar bepaalde casuïstiek worden gekeken wanneer je bij de koffieautomaat hebt opgevangen dat er iets opmerkelijks gebeurt of iets afwijkends heeft plaatsgevonden.

9. Zwak intern toezicht

Organisaties hebben vaak diverse interne controlesystemen maar regelmatig blijkt sturing op die interne controlesystemen onvoldoende om integraal risico’s te beheren en fraude te voorkomen. Een integrale aanpak van integriteit als onderdeel van interne beheersing geeft inzicht hoe interne controlesystemen en mechanismen functioneren. Hierdoor ben je als organisatie in staat bent om gericht beheers- en verbetermaatregelen te nemen en de effecten te meten.

10. Gebrekkige transparantie

Vanuit uiteenlopende belangen kan er een gebrek aan openheid en verantwoording ontstaan in het besluitvormingsproces van de gemeente. Dat raakt niet alleen bestuurders maar ook ambtenaren die intern besluiten voorbereiden bijvoorbeeld.

Neem proactieve maatregelen om integriteit risico’s te identificeren, te beoordelen en te beheren

Indien integriteit niet als integraal intern beheersingsvraagstuk wordt behandeld, zijn er natuurlijk méér dan 10 risico’s die je als gemeente of gemeenschappelijke regeling loopt. Het is daarom essentieel om proactieve maatregelen te nemen en deze risico’s te identificeren, te beoordelen en te beheren. Een goede governance, sterke interne controles en een open en integere cultuur zijn cruciaal om integriteitsschendingen te voorkomen. Gemeenten kunnen ook gebruikmaken van een intern beheersingssysteem om integriteit als thema te borgen in een integrale aanpak.

Webinar integriteit

Over dit onderwerp delen we graag onze kennis en ervaringen. Key2Control biedt een management control systeem waarmee gemeenten en gemeenschappelijke regelingen integriteit als integraal intern beheersingsvraagstuk kunnen oppakken op gestandaardiseerde wijze. Dat leidt tot snel inzicht en aantoonbaar resultaat.

Op 7 september geven we een webinar over grip op integriteit.
Meer informatie of direct aanmelden voor het webinar >>

Meer weten?

Bekijk onze oplossingen.
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd toegevoegde waarde biedt. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.