Veel winst te halen in het inkoop en aanbestedingsproces
5 tips om de interne beheersing te organiseren en de uitvoeringskwaliteit te verbeteren
Voor elke organisatie is het belangrijk om het inkoopproces in orde te hebben. Bespaar veel tijd en geld met een goede beheersing van het inkoopproces en met grip op de uitvoeringskwaliteit. Overheidsorganisaties hebben ook te maken met bijzondere vormen van inkopen namelijk aanbesteden. Bij aanbestedingen komen veel extra spelregels kijken. De rechtmatigheid van het inkoop en aanbestedingsproces kan bij veel overheden worden verbeterd, zo blijkt jaarlijks uit onderzoek van de overheid zelf. Hoe pak je de rechtmatigheid van het inkoop en aanbestedingsproces professioneel én praktisch aan voor een snel aantoonbaar resultaat?
Door Bart Suers
- Zorg voor actueel en praktisch uitvoerbaar beleid
Ga het gesprek aan met het management over de doelen die je met elkaar wilt behalen zoals de financiële betrouwbaarheid. Bespreek ook doelmatigheid, klantgerichtheid en leverbetrouwbaarheid. Leg de gemaakte afspraken vast in een document en laat dat door de directie accorderen. Daarmee is de eerste stap gezet; het beleid rondom de interne beheersing van het inkoop en aanbestedingsproces.
- Zorg voor een duidelijke opdracht voor het management
In het beleidsdocument staan de kaders en uitgangspunten voor meerdere jaren. Het is dus belangrijk om voor een kortere periode -bijvoorbeeld 1 jaar- een duidelijke afgebakende opdracht te definiëren. Neem in die opdrachtbeschrijving minimaal de volgende zaken op:
- De kwaliteitseisen waaraan moet worden voldaan.
- Het referentiekader/normenkader dat gebruikt wordt om om de eigen kwaliteit te toetsen.
- Op welke manier wordt bijgedragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen.
- De beheers- en verbetermaatregelen die genomen moeten worden.
Vraag wederom een akkoord van het management op die specifieke opdracht voor de organisatie. Dat is als het ware een contract tot het leveren van een inspannings- en resultaatverplichting om het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren.
- Vraag commitment van de directie op de uitvoering
Met een akkoord van het management op de opdracht en de kaders waarbinnen het inkoop- en aanbestedingsproces moet worden uitgevoerd op zak ben je er nog niet. Want van papier naar praktijk is altijd lastig. Dus ook het management zal de daad bij het woord moeten voegen. Naast het zetten van een handtekening moet het management zélf ook actief zijn; uitstralen dat deze verandering belangrijk is. De “tone-at-the-top’ is niet te onderschatten. Als het management zelf laat zien dat ze de verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces belangrijk vinden en actief deelneemt, versnelt dit de verandering die in gang is gezet bij de uitvoeringsorganisatie in grote mate.
- Betrek de uitvoeringsorganisatie
Met de uitvoeringsorganisatie wordt bedoeld: de proceseigenaren, teamleiders, managers en anderen die verantwoordelijk zijn voor het leveren van de organisatieprestatie. Dus datgene dat de organisatie moet presteren in uiteenlopende bedrijfsprocessen. Het intern beheersen en verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces zal niet met gejuich worden ontvangen. De taken die aan de uitvoeringsorganisatie worden toegewezen leveren vanuit dat perspectief namelijk geen directe bijdrage aan het resultaat van hun eigen bedrijfsproces. De primaire rol en verantwoordelijkheid van de uitvoeringsogranisatie is het zorgen voor een goed uitvoeringsproces tegen de beoogde kwaliteit met het gewenste resultaat. “Tijd en energie besteden aan het verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces is “not my cup of tea” kan men zeggen. Dus is het van groot belang om deze verandering geleidelijk te introduceren binnen de organisatie. Dat vergt tijd en inspanning voordat iedereen ervan doordrongen is dat interne beheersing geen randzaak maar ook een kernactiviteit wordt van hun eigen taken en verantwoordelijkheden.
- Gebruik software maar houd het leuk
Interne beheersing en verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces kan goed worden georganiseerd in software. Dat vraagt natuurlijk om een investering maar die investering wordt terugverdiend dankzij een aantal praktische voordelen:
- Voor iedereen is inzichtelijk hoe taken en verantwoordelijkheden zijn belegd;
- er is realtime inzicht in de feitelijke stand van zaken;
- er wordt maar één waarheid gecreëerd;
- op elk moment kan verantwoording worden afgelegd over betrouwbare informatie.
Deze voordelen besparen veel tijd, overleggen en afstemmen.
Tip: Gebruik geen zware software. Mensen zijn niet langer bereid om trainingen te volgen om te leren hoe ze hun werk moeten organiseren in een applicatie. Software moet vooral intuïtief zijn zodat mensen snel en makkelijk hun taken kunnen afhandelen.
Klaar voor nu en de toekomst?
Key2Control ondersteunt organisaties in het transformatieproces naar integrale interne beheersing van hun bedrijfsprocessen. We leveren kant-en-klare softwareoplossingen en aanverwante diensten aan waarmee de uitvoeringskwaliteit van die processen aantoonbaar kan worden beheerst, op gestructureerde wijze kan worden verbeterd en auditproof verantwoording kan worden afgelegd.
Meer weten?
Neem gerust contact met ons op. We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct van toegevoegde waarde is.
