Rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten. Een nieuwe uitdaging voor concerncontrollers
door drs Gerrit Goud RE RA
Gemeenten worden naar alle waarschijnlijkheid vanaf het boekjaar 2021 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De rechtmatigheidsverklaring wordt onderdeel van de jaarstukken waarop accountantscontrole over de getrouwe weergave van toepassing is. Met deze wijziging zal de discussie over de financiële rechtmatigheid tussen het college en de raad weer oplaaien. De raad krijgt weer de mogelijkheid om weer echt financieel (mee) te sturen.
De rechtmatigheidsverklaring is een instrument waarmee een betere aansluiting op het democratisch proces wordt bevorderd. Want tot op heden vindt deze discussie voornamelijk plaats tussen het college en de huisaccountant. De accountant is degene die deze verklaring opstelt wat afbreuk doet aan de rol van de raad. Deze onvolkomenheid wordt te zijner tijd in de wet herstelt maar heeft wel grote gevolgen als het gaat over de organisatie van de interne beheersing bij gemeenten. Afleggen van verantwoording gaat immers altijd gepaard met controleerbaarheid. Je kunt wel iets verklaren maar je zult daarbij moeten aantonen dat wat je verklaart een getrouwe weergave is en daar zit doorgaans de pijn. Hoe ga je dit namelijk effectief en efficiënt organiseren en wie zijn daarvoor nodig?
Dat vereist onder meer het opnemen van interne controle in de werkprocessen en verbijzonderde interne controle (VIC) op de toetsing van de effectiviteit van de ingezette controlemaatregelen. Hierop is bij diverse gemeenten in de afgelopen jaren (flink) bezuinigd en dat breekt gemeenten nu op. Dat is al zichtbaar in een tekort aan capaciteit en een gebrek aan expertise bij veel gemeenten. Ook leidinggevenden zullen hun verantwoordelijkheid moeten nemen als het gaat over de interne beheersing van hun werkprocessen en dan komt een in control statement al gauw in het vizier. In die zin zijn er veel belanghebbenden die ieder vanuit hun rol een bijdrage moeten leveren aan het interne beheersingsproces.
Het “three lines of defence” model (3LOD) van de commissie BADO, ondersteunt deze rolverdeling waarbij onderlinge samenwerking en afstemming deel van uitmaken. Het Key2Control GRC-platform biedt als integraal informatiemanagement-systeem voor de interne beheersing ook ondersteuning voor deze “three lines of defence”. Ons GRC-platform faciliteert niet alleen de interne beheersing van privacy, informatiebeveiliging en informatievoorziening, maar ook van alle processen die direct te maken hebben met de financiële rechtmatigheid. En dat biedt voordelen in termen van effectiviteit, efficiency, integratie en kwaliteitsverbetering.
Steeds meer gemeenten oriënteren zich op de vraag welke gevolgen de rechtmatigheidsverklaring heeft op de organisatie en welke voorbereidingen nodig zijn om op tijd de vereiste modernisering van de interne beheersing door te kunnen voeren. Die bal ligt voornamelijk bij de concerncontroller en dat past uiteraard in zijn rol om vooruit te kijken. De uitwerking daarentegen hangt voor een groot deel af van het ambitieniveau van het college van B&W en de directie.
Key2Control heeft vanuit haar visie op het aantonen van rechtmatigheid een aanpak ontwikkeld voor het moderniseren van het beheersingsproces bij gemeenten. Deze aanpak omvat de inzet van ons GRC-platform met daarin opgenomen deugdelijke normenkaders die zijn opgesteld vanuit de praktijk. De normenkaders gericht op de rechtmatigheid van processen van WMO, jeugdhulp, re-integratie, bijstand, subsidiebeheer, grondexploitaties, verbonden partijen, inkoop en aanbesteding, tax control btw/bcf, betalingen en crediteuren, personeel en salarissen zijn al beschikbaar. Vanuit de continue dialoog met onze klanten zal het aanbod hiervan alleen maar toenemen. En dat biedt mogelijkheden voor gemeenten om snel inzicht te krijgen in de status van bedrijfsprocessen en op basis daarvan risico’s in beeld te brengen en daarop de inzet van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) af te stemmen.
Wilt u meer weten over onze aanpak? Ik ben ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.
