ICT-leveranciersmanagement: geen feestje van de inkoper (deel 1 van 4)
Een vierdelige blogserie over een impuls aan interne beheersing van ICT bij gemeenten
Onderzoek1 van het Ministerie van BZK wijst uit dat gemeenten niet altijd hun inkoopdocumentatie op orde hebben en vaak niet beschikken over een adequate inkoopstrategie. Dit verklaart waarom in toenemende mate de rechtmatigheid van inkoop en aanbestedingen bij de controle op de jaarrekening niet op orde is. Onderliggende oorzaak is dat veel gemeenten grote moeite3 hebben met de interne beheersing van de uitvoeringskwaliteit van hun ICT-projecten vanwege een structureel gebrek aan actuele en specialistische kennis. Het wordt hoog tijd dat gemeenten een verbeterslag maken in de uitvoeringsprocessen van hun ICT inkopen en aanbestedingen en tegelijk de kwaliteit van het ICT-leveranciersmanagement duurzaam verbeteren. In een vierdelige blogserie gaan Kees Groenveld van eSpecialisten en Bart Suers van Key2Control nader in op de uitdagingen die dat met zich meebrengt en de best practices om dat te realiseren.
Door Kees Groeneveld
Voor de gemiddelde inwoner is de gemeente de meest tastbare en dichtstbijzijnde overheid. Ambtenaren hebben soms de neiging om verschil te maken tussen de verschillende overheidslagen, maar voor de gemiddelde burger maakt dat niet veel uit: de overheid is één geheel, of die zich nu voordoet als waterschap, provincie, gemeente, agentschap, zelfstandig bestuursorgaan of ministerie. De inwoner verwacht dat zij de overheid steeds beter digitaal kan bereiken.
Digitalisering naar eenheidsworst?
Toen digitalisering nog in de kinderschoenen stond hadden gemeenten een aanzienlijke handelingsvrijheid om zelf te bepalen hoe zij hun zaken regelden. Met termen als ‘culturele eigenheid’, ‘specifieke sociaaleconomische omstandigheden’, ‘streekgebonden ontwikkeling’, ‘historisch karakter’ kunnen gemeenten naar eigen inzicht beleid ontwikkelen dat een paar kilometer verderop volledig anders werd ingevuld. Zo hebben we inmiddels tientallen varianten om lokale belastingen te heffen, openbare ruimte te managen en afval in te zamelen, om maar een paar voorbeelden te noemen. Wil je in zo’n situatie gaan digitaliseren dan is dat in de praktijk geen eenvoudige opgave. Dat zie je terug in het aantal taak-specifieke-software-applicaties die gemeenten gebruiken. Kleine gemeenten hebben rond de 100 verschillende soorten applicaties. Sommige grote gemeenten hebben zelfs meer dan 2.000 verschillende applicaties. Interessant is vast te stellen dat de ICT-omgeving van geen enkele gemeente gelijk is.
Digitalisering wordt duurder!
In de gemeentelijke ICT-markt opereren naar schatting zo’n 450-500 ICT-leveranciers. In de gemeentelijke ICT-markt gaat jaarlijks naar schatting zo’n € 1,5 miljard om. Wanneer je dit omslaat naar de gemiddelde ICT-kosten per inwoner, dan bedraagt dat bedrag in 2020 rond de € 90 per inwoner. Deze kosten hebben de neiging om de komende jaren verder te stijgen. Die stijging wordt veroorzaakt door de verdergaande digitalisering, maar ook door nieuwe ontwikkelingen op het gebied van gegevensbeveiliging, nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet, verdere technologische ontwikkelingen en de vele varianten van in theorie gestandaardiseerde processen. Het merkwaardige is dat veel overheden nauwelijks aandacht hebben besteed aan ICT-leveranciersmanagement terwijl het functioneren van veel processen in de overheid afhankelijk is van de toegepaste oplossingen van die leveranciers.
Nieuw vakgebied
ICT-Leveranciersmanagement is iets anders dan (alleen) contractmanagement. Het gaat bij contractmanagement over het beheer en bewaken van contracten. Bij ICT-Leveranciersmanagement is breder en gaat het met name over het realiseren van de doelstellingen van de overheidsorganisatie en de wijze waarop ICT-leveranciers een rol daarin (zouden moeten) vervullen. Bijvoorbeeld zal moeten worden nagedacht welk beleid gevoerd moet worden voor opdrachtverstrekking: Welke uitgangspunten daarvoor moeten gelden; het bepalen van de scope van de uitvraag; hoe continuïteit gewaarborgd kan worden; hoe marktverkenningen vormgegeven moeten worden; eisen die je stelt aan Service Level Agreements; de toepassing van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden; hoe je de Baseline Informatievoorziening Overheid toepast; welke ICT-kwaliteitsnormen zouden moeten gelden; wat de escalatieladder is met een leverancier; hoe je toe kunt werken naar en invulling kunt geven aan zinvol partnership met een leverancier, hoe je een exit regeling vormgeeft e.d. Leveranciers hebben zelf accountmanagers in dienst om hun overheidsklanten te ‘managen’, maar weinig overheden hebben een ICT-Leveranciersmanager die (strategische) ICT-Leveranciers ‘managed’. ICT-Leveranciersmanagement is een vak. Een belangrijk vak want er gaat veel geld in om en de organisatie wordt steeds afhankelijker van ondersteunende ICT.
Oplossing voor gemeenten
Het aanbesteden en inkopen van ICT en het uitvoeren van ICT-leveranciersmanagement is geen sinecure. In 2019 sloegen eSpecialisten en Key2Control daarom de handen ineen om met elkaar te gaan samenwerken. Het resultaat is een controleraamwerk ICT Inkoop, Aanbesteden en Leveranciersmanagement dat als aparte module beschikbaar kan worden gesteld in de bestaande Key2Control GRC software. Bij deze module wordt ook een documentatie set meegeleverd die is samengesteld vanuit de vertaling van o.a. eerdere handreikingen en best- practices. Om de implementatie en adoptie van deze module te borgen heeft eSpecialisten een specifiek aanpak ontwikkeld op basis van jarenlange ervaring. Die aanpak gaat uit van een vijf stappen groeimodel. Op een gecontroleerde en gestructureerde wijze kunnen overheden stappen gaan zetten in het professionaliseren van ICT-Leveranciersmanagement.
In de volgende blogs neemt Bart Suers het stokje over en gaat verder in op de methodiek van het intern beheersen en verbeteren van de uitvoeringskwaliteit bij ICT-Leveranciersmanagement. Bent u geïnteresseerd in onze visie en aanpak en wilt u meer weten, bel dan gerust voor een afspraak. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt. U vindt onze contactgegevens op www.especialisten.nl of www.key2control.nl
