Wat is de functie van een kwaliteitszorgsysteem?

Blog #2
Dit is het tweede artikel van onze vierdelige blogserie in samenwerking met Doxis over de kwaliteitszorg bij informatiebeheer

In een tijd waarin informatie hét belangrijkste kapitaal is, kan de moderne informatieprofessional niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Die boodschap stond centraal in het webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hier vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt.

Tijdens het webinar kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren, hier gaan we graag dieper op in middels deze vierdelige blogserie.

In dit tweede deel gaan we specifiek in op wat nu eigenlijk een kwaliteitszorgsysteem is en vooral waarom elke organisatie het nodig heeft. Want het kwaliteitssysteem links laten liggen betekent risico lopen… 

Door Bart Suers

In de media verschijnen met regelmaat berichten over de vaak gebrekkige staat van de informatievoorziening en het verdwijnen van cruciale informatie door tekortschietende digitalisering. Verhalen uit de media van het beruchte ‘bonnetje’ van Teeven tot en met de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst passeerden tijdens het webinar. De overheid heeft niet zo’n goede reputatie als het op informatiebeheer aankomt en het begint zo langzamerhand wel echt een hardnekkig probleem te worden. Pijnlijk wordt het als het om persoonsgebonden informatie gaat die onbedoeld verloren gaat of ongewenst openbaar wordt: “positie Omtzigt: functie elders”. Betrouwbare informatie is immers het bestaansrecht van elke organisatie en dat geldt des te meer voor de overheid.
Als consultant heb ik mij lang bezig gehouden met dit vraagstuk. In 2015 stuurden bestuurders al een brandbrief aan de minister waarin ze aangaven dat onvindbare informatie ertoe zal leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. En wat denkt u, hebben ze gelijk gekregen?
Ik ben bang van wel. De oorzaak is wat mij betreft verklaarbaar. Het nut, de noodzaak en de urgentie om het goed te organiseren zijn nooit op hetzelfde moment bij elkaar gekomen. Tuurlijk, iedereen vindt het belangrijk, daarom schrijven onder andere het Nationaal Archief en de VNG de ene na de andere handreiking, worden er talloze brainstormsessies en kennisdagen georganiseerd door vakverenigingen als KNVI, VIAG en wordt volop gediscussieerd en kennis gedeeld via KIA, Breed netwerk enzovoort.
Maar wat heeft het nu werkelijk opgeleverd? Het wordt tijd dat praten omslaat in presteren en denken doen wordt.

Nut

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: in Artikel 16 van de Archiefregeling vindt u hét mandaat om de kwaliteit van informatiebeheer intern te organiseren omdat het de verplichting omvat om het beheer van archiefbescheiden te onderwerpen aan toetsbare eisen in een kwaliteitssysteem. Gelukkig kwam er eind 2015 al een handreiking Kwaliteitssysteem duurzaam Informatiebeheer voor Decentrale Overheden (KIDO). Daarin staan de uitgangspunten waarmee de processen rondom informatiebeheer zo kunnen worden ingericht dat zowel de kwaliteit als de continue verbetering daarvan kunnen worden aangetoond.

Al zijn organisaties, die inmiddels een echt werkend kwaliteitssysteem hebben dat ook blijvend geborgd is, waarschijnlijk op één hand te tellen. Met echt werkend en blijvend geborgd bedoel ik dan ook dat het proces dat is opgezet ertoe bijdraagt dat de inhoud, oftewel de kennis, die ervoor nodig is vanuit het proces wordt ondersteund en niet door de vakspecialisten.
Proces borgt de inhoud dus. En niet ‘persoon borgt de inhoud’.
Dat laatste gebeurt heel vaak. En wat gebeurt er als die persoon vertrekt? Juist, dan is de werkwijze vaak niet overgedragen en de opgedane kennis en ervaring niet vastgelegd, dus begint menig organisatie weer opnieuw.

Noodzaak

De overheid heeft sinds die 1^e handreiking niet stil gezeten. In sneltreinvaart kwam er allerlei wetgeving die ervoor zorgt dat je dit niet langer kunt organiseren louter door personen en kunt verantwoorden via Excel lijstjes. Ik noem alleen al de Wet RGT, de Wet Hergebruik Overheidsinformatie, De Wet Digitale Overheid, De Archiefwet 2021, De Omgevingswet, de AVG en de Wet Open Overheid. Samen zorgen ze voor een tsunami aan verantwoordingslast die de komende jaren alleen maar zal toenemen. Tel daarbij op dat de hoeveelheid digitale informatie elke twee jaar zo ongeveer verdubbeld, dat de beschikbare kennis en ervaring als gevolg van vergrijzing en uitstroom bij de overheid in rap tempo afneemt. Dan is het mijns inziens voor elke bestuurder duidelijk dat we hier te maken hebben met een situatie die vraagt om prioriteit.

Urgentie

Het organiseren van de kwaliteit van informatiebeheer zie ik als een vorm van interne beheersing. Interne beheersing gaat namelijk over het vermogen van een organisatie om betrouwbare doelstellingen te realiseren, onzekerheden aan te pakken en integer te handelen. Steeds meer organisaties zijn vanuit verschillende invalshoeken of disciplines al bezig met interne beheersing. Zoals op het gebied van informatiebeveiliging, privacy of financiële rechtmatigheid. Dus het inregelen van een proces van interne beheersing is vaak al gebeurd. De urgentie voor de informatieprofessional is om nu aansluiting te zoeken bij een gestandaardiseerde vorm van interne beheersing zodanig dat deze aanpak gestructureerd is en onderdeel kan uitmaken van een integrale interne beheersingsaanpak. Zoek dus de CISO, privacy officer en concerncontroller op is mijn advies.

Kwaliteitszorgsysteem

Een kwaliteitszorgsysteem is dus een primaire applicatie voor elke informatieprofessional die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de informatievoorziening. Een kwaliteitssysteem biedt de mogelijkheid om inzicht te geven in de feitelijke stand van zaken over de toetsbare kwaliteit van de uitvoeringsprocessen. Bovendien zorgt een kwaliteitszorgsysteem ervoor dat je op elk gewenst moment verantwoording kunt afleggen aan bijvoorbeeld je toezichthouder en dus veel tijd en geld kunt besparen in de verantwoording door de archiefinspectie. De aanschaf van een kwaliteitszorgsysteem is dus geen kostenpost maar een investering die zich terugbetaalt.

Van papier naar praktijk

Doxis en Key2Control werken al twee jaar samen om de kwaliteit van informatievoorziening bij de overheid te verbeteren. We hebben elkaar gevonden vanuit een pragmatische insteek. Dat noemen we van papier naar praktijk. We doen beiden waar we goed in zijn en vullen elkaar prima aan. Doxis legt de focus op het organiseren van beleid en implementatie van het kwaliteitszorgsysteem. Doxis levert de expertise om de juiste vertaalslag van wet- en regelgeving in het eigen beleid en de organisatiecontext te maken en begeleidt zowel mens als de organisatie in de verandering die de invoering van een kwaliteitszorgsysteem met zich mee brengt. Key2Control legt de focus op het faciliteren van hoogwaardige en gebruiksvriendelijke software om de uitvoeringskwaliteit van informatiebeheer te kunnen beheersen en zorgt voor goede begeleiding om het kwaliteitszorgsysteem goed te kunnen gebruiken.

Wilt u meer weten over onze ervaringen en aanpak om de kwaliteit van informatiebeheer goed te organiseren? Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde heeft.
Neem gerust contact op.