Het Normenkader Digitale Duurzaamheid (Blog 4 van 5)

Hoe gaan we de Informatiedevaluatie bij de overheid stoppen?

Een vijfdelige blogserie i.s.m. eSpecialisten over de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie.
Deel vier van de vijfdelige blogserie over de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie.

Het begrip devaluatie wordt door iedereen geassocieerd met geld. Devaluatie is het officieel vaststellen van een waardevermindering van een muntsoort ten opzichte van een andere muntsoort. In feite komt het erop neer dat de waarde naar beneden wordt bijgesteld én dat deze waardevermindering ook officieel erkend wordt. Nu onze samenleving in rap tempo digitaliseert is de parallel met informatie snel gemaakt. We gebruiken informatie ook steeds meer digitaal. En toch verloopt de digitalisering van de informatievoorziening bij de overheid niet zo soepel. In deze vijfdelige blogserie gaan we in op de vraag hoe dat komt, hoe dat leidt tot informatiedevaluatie en vooral hoe we het tij kunnen keren. In dit vierde deel behandelen we de impact van een vanzelfsprekende vorm van berichtenverkeer; e-mail. Wat betekent het duurzaam bewaren van e-mails voor informatiebeheer en archivering?

Door Kees Groeneveld

Door de snelle opkomst van de smartphone gingen Nederlanders massaal gebruikmaken van berichtenservices. Inmiddels heeft WhatsApp in Nederland 11,5 miljoen gebruikers; daarnaast is sms populair. De overheid ging daarin mee. Nu zijn berichtenservices nauwelijks weg te denken uit de gemeentelijke werkpraktijk. Het zijn handige media om snel met elkaar te communiceren. Bovendien is de dienst (meestal) gratis en wordt er end-to-end encryptie toegepast, waardoor gebruik veilig lijkt. Vanwege het informele en vluchtige karakter van de communicatie werd tot voor kort breed gedacht dat tekstberichten niet als te archiveren documenten van de overheid gelden.

De eerste e-mail over een computernetwerk werd in 1971 verstuurd. Pas halverwege de jaren negentig van de vorige eeuw brak e-mail door als massa communicatiemiddel toen het internet meer algemeen toegankelijk werd. Tegenwoordig is het niet meer denkbaar dat we geen e-mail meer hebben. Elke dag worden er vele e-mails verstuurd. In de e-mail zit veel informatie dat archiefwaardig is. Veel e-mail verdwijnt echter ongemerkt. In deze blog gaan we in op het duurzaam bewaren van e-mails. En dat is nog niet zo eenvoudig.

E-mail als digitale post

E-mail wordt veelal door individuele personen gebruikt voor informatie-uitwisseling of communicatie op eigen naam bij het uitvoeren van overheidstaken. E-mail kan ook vanuit organisatieaccounts verstuurd en ontvangen worden. In dat geval wordt e-mail verzonden en ontvangen uit naam van een organisatie, en dus niet vanuit een persoon. Een combinatie is ook mogelijk: bijvoorbeeld wanneer een persoon naar een algemeen emailadres mailt (als Info@ of Contact@ of Afdeling@) en een antwoord hierop ontvangt van een van de medewerkers van de organisatie, vanuit het e-mailaccount van de betreffende medewerker. En er zijn ook andere varianten van gebruik: zo zijn er organisaties die een functionele mailbox hebben die gebaseerd is op een rol in de organisatie, zoals bijvoorbeeld [email protected]. In de ene situatie is zo’n mailbox sterk gekoppeld aan een werkproces. Maar in andere situaties kan de rol waarvoor de mailbox bestaat, ook aan meerdere werkprocessen gekoppeld zijn. In het algemeen zijn functionele mailboxen bij uitvoeringsprocessen vaker aan een werkproces gekoppeld en zijn mailboxen bij beleidsprocessen eerder aan de rol van een sleutelfunctie te koppelen.

Per type gebruik kan een andere archiveringsaanpak nodig zijn. Zo kan het archiveren van een postbus of van een groep medewerkers (bijvoorbeeld sleutelfunctionarissen) leiden tot een keuze voor geautomatiseerde bulkopslag.

Waarde van e-mails

Niet alle informatie in een e-mail heeft dezelfde waarde. Naar gelang van de risico’s van informatieverlies kan gedifferentieerd worden in de beheermaatregelen die genomen worden. De risicoanalyse helpt bepalen welke mate van beheer nodig is. De uitkomst van de risicoanalyse kan leiden tot de keuze voor een bepaalde archiveringsaanpak. Bijvoorbeeld wanneer de risicoanalyse uitwijst dat het hoogste risico op informatieverlies rond bepaalde rollen in de organisatie ligt. Dat kan een reden zijn om naar de selectiemethode van sleutelfunctionarissen in combinatie met automatische bulkopslag te kijken. Risico’s kunnen zich enerzijds voordoen als e-mails niet gearchiveerd worden. Informatie in e-mails is dan niet beschikbaar voor reconstructie van overheidshandelen op een later moment door derden. De informatie is dan niet beschikbaar voor de doelen van bedrijfsvoering, verantwoording, rechtszekerheid, onderzoek en erfgoed. Risico’s kunnen zich ook voordoen als informatie die vernietigd had moeten zijn, beschikbaar is voor derden. De risico’s liggen dan op het vlak van privacy en beveiliging.

Kosten en baten: uitvoerbaarheid

Een archiveringsaanpak voor e-mail moet ook uitvoerbaar zijn voor zowel de organisatie (in termen van bijvoorbeeld kosten/baten en administratieve lasten) als voor de individuele medewerker.

Uitvoerbaarheid op organisatieniveau hangt samen met de kosten:

• Voor implementatie van de aanpak
• Voor beheer en ontwikkeling
• Voor administratieve lasten per medewerker om compliant te zijn

Bij uitvoerbaarheid op het niveau van de individuele medewerker (met name bij de handmatige aanpak) is de gebruiksvriendelijkheid van de gekozen aanpak een belangrijke overweging:

• Welke handelingen zijn er nodig om aan het gevraagde te kunnen voldoen
• Hoe logisch passen die handelingen in het werkpakket van de medewerker
• Hoe veel tijd kosten die handelingen vervolgens

Over het algemeen geldt dat de gebruikersvriendelijkheid wordt vergroot naarmate er meer stappen in het proces geautomatiseerd worden. Ook wordt de persoonlijke kwetsbaarheid van betrokken ambtenaren verkleind omdat de verantwoordelijkheid voor de archivering grotendeels bij de organisatie gelegd wordt in plaats van bij de individuele ambtenaar.

Selectiemethode bepalen

Selectiebeslissingen moeten hun grondslag hebben in een vastgestelde selectielijst.

Overheidsorganisaties dienen als eerste naar de bewaartermijnen uit de selectielijst te kijken.

Bewaartermijnen selectielijst

Bij het volgen van bewaartermijnen voor informatie zoals vastgelegd in de bestaande selectielijst van de organisatie komen bij het archiveren van e-mails verschillende knelpunten naar boven: E-mails beslaan bijvoorbeeld vaak meerdere onderwerpen en zijn daarom niet altijd duidelijk aan één werkproces te koppelen. E-mails zijn vaak ook via een thread aan elkaar gelinkt als een conversatie en volgen niet de ordening van een DMS. Zie Archiveringsvraagstukken specifiek voor e-mail als informatiesoort.

Sleutelfunctionarismethode

In plaats van de bestaande selectielijst als uitgangspunt te nemen, is het mogelijk een aanvulling op de bestaande selectielijst op te stellen en te kiezen voor de sleutelfunctionarismethode die bij e-mailarchivering voor de rijksoverheid is voorgenomen. De sleutelfunctionaris methode is gebaseerd op de capstone-methodiek van de Amerikaanse NARA (National Archives and Records Administration). De term ‘capstone’ (=deksteen) slaat op het uitgangspunt van deze methodiek: enkel de e-mails van de top van een organisatie worden permanent bewaard. Deze topambtenaren worden zodoende ‘capstone officials’ (sleutelfunctionarissen) genoemd. De e-mail van niet-sleutelfunctionarissen wordt na een bepaalde termijn (bijv. 10 jaar) vernietigd.

Selectie ook op basis van functie

Selectielijsten zijn normaliter ingedeeld op basis van werkprocessen. De sleutelfunctionarismethode zet daar een indeling naast op basis van functie. In feite betekent de sleutelfunctionarismethode dat context toegekend wordt op basis van functie, in plaats van werkproces.

Aan de slag?

Berichtenservices hebben grote impact op de archivering en de digitale duurzaamheid van de informatievoorziening. Digitale duurzaamheid is onlosmakelijk verbonden met informatievoorziening en onderdeel van een kritisch bedrijfsproces dat een integrale interne beheersingsaanpak nodig heeft. In de volgende blog gaan we in op de noodzaak tot normering en inzet van een software.

Wilt u daar meer over weten?
Neem contact met ons op. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.