Normenkader Integriteit

In de Key2Control software de soft-controls aantoonbaar verantwoorden als onderdeel van management control.

Openbaar bestuur en integriteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De afgelopen jaren struikelde je in de media over voorbeelden bij landelijke, provinciale en gemeentelijke overheidsorganisaties maar ook woningcorporaties, zorginstellingen en ook bedrijven bleven niet buiten schot. Kortom integriteit is bepalend voor de legitimiteit van elke organisatie. Het is dus van belang om integriteit te borgen vanuit een integrale aanpak als onderdeel van interne beheersing en financiële rechtmatigheid. Dat laatste vanwege het feit dat integriteit voor een groot deel tegemoet komt aan het toetsingscriterium ‘misbruik en oneigenlijk’ gebruik vanuit de soft controls. Dus ook voor controllers en VIC-medewerkers een zeer interessant normenkader.

door Bart Suers

Integriteit, een definitiekwestie?

Om te beginnen; wat is nu eigenlijk integriteit? Zonder in allerlei wetenschappelijke discussies te verzanden, staat wel vast dat er geen eenduidige definitie van het begrip integriteit is. Integriteit wordt vaak gedefinieerd als: ‘handelen overeenkomstig de (daarvoor) geldende morele waarden en normen en de daarmee samenhangende regels’. Integriteit is daarmee deels afhankelijk van de context en situatie én heeft daardoor te maken met een groot grijs gebied waarbinnen de scheidslijnen tussen integer en niet integer handelen minder helder zijn.

Overheid & integriteit

Vaak zijn het juist overheidsorganisaties die onder het vergrootglas van de media liggen en veelvuldig maatschappelijk onder vuur genomen worden als het gaat om het handelen van bestuurders of ambtenaren. De integriteit van overheidsbestuurders en ambtenaren is langzamerhand een maatschappelijke topprioriteit geworden, mede door onderzoeksjournalistiek, rekenkamer onderzoek en andere media aandacht in de afgelopen jaren. Integer handelen vormt de basis voor een betrouwbare overheid. Want overheidsorganisaties hebben bijzondere taken; ze gaan over de besteding van publieke middelen en ze hebben vaak een monopolypositie op diverse terreinen. Juist daarom mogen we een hoog niveau van integriteitszorg verwachten van overheidsorganisaties. Voor de lokale overheden, de gemeenten, liggen wettelijke kaders over bestuurlijke integriteit vast in de Gemeentewet en over ambtelijke integriteit in de Ambtenarenwet 2017. Er is een groeiend besef bij gemeenten, dat een integrale en systematische benadering nodig is om integriteit blijvend te bevorderen en te borgen. Maar wat is dan de juiste route?

Ondermijning!

Dat over een integrale aanpak van integriteit met name bij lokale overheden steeds meer wordt gesproken is dus niet vreemd. Want lokale overheden hebben steeds meer last van ondermijning; een trend waarbij de georganiseerde criminaliteit zich met allerlei activiteiten probeert te mengen in de lokale samenleving en op die manier ook verweven raakt met het gemeentebestuur en ambtenaren. Het aantal integriteitsbeoordelingen neemt dan ook toe sinds de Wet Bibob in 2003 werd gewijzigd. De Bibob-toets wordt bijvoorbeeld ook gebruikt voor het verkrijgen van een omgevingsvergunning of een horecavergunning. Maar meer van hetzelfde doen maakt je als overheid niet slagvaardiger; “Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg”, zei Einstein ooit.

Normenkader integriteit voor gemeenten in Key2Control software 

De start van de nieuwe collegeperiode biedt een uitgelezen kans om bestuurlijke en ambtelijke integriteit onder te brengen in een integraal intern beheersingsproces. Een duidelijke kapstok waarmee bestuurlijke en ambtelijke integriteit op lokaal niveau kan worden geborgd in een continu proces van kwaliteitsverbetering ontbreekt. Vandaar dat Key2Control een eigen normenkader Integriteit heeft ontwikkeld. Dit normenkader is voorzien van voorgedefinieerde kennis die nodig is om interne beheersing van integriteit inzichtelijk te maken en verbeteringen aan te tonen. Die kennis is gestructureerd in de vorm van normvereisten, aandachtspunten, werkinstructies en alle beheers- en verbetermaatregelen die nodig zijn om je als organisatie te kunnen verantwoorden. Hiermee kan elke gemeente het thema integriteit op de ambtelijke en bestuurlijke agenda zetten én houden omdat het structureel geborgd wordt in de organisatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Bevordering Integriteitsbeoordeling Openbaar Bestuur (Wet Bibob) als preventief bestuursrechtelijk instrument om te voorkomen dat de gemeente ongewild criminele activiteiten faciliteert. Omdat het normenkader de vertaalslag is vanuit wet- en regelgeving naar uitvoeringskaders, scheelt dat veel van het zogenaamde monnikenwerk. Een gemeente hoeft dus niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden en al deze kennis zelf te vergaren, te interpreteren, te onderhouden en te vertalen naar de juiste context van de eigen organisatie.

En niet te vergeten, integriteit dekt voor een groot deel de soft controls af die naast de hard controls de balans vormen in het intern beheersingsproces. Daar komt bij dat het door ons opgestelde normenkader in het kader van de financiële rechtmatigheid ruimschoots tegemoet komt aan het toetsingscriterium misbruik en oneigenlijk gebruik. Als de accountant vraagt wat voor dit toetsingscriterium zoal aan maatregelen getroffen zijn, dan kan voor soft controls verwezen worden naar de resultaten voortkomend uit dit normenkader.

Naar een stabiele beheersorganisatie

Het normenkader integriteit is een directe bijdrage aan een efficiëntere overheid. Alle benodigde kennis wordt op concrete en heldere wijze geborgd in de uitvoeringsorganisatie (1e lijn). De kennis uit het normenkader in combinatie met de bewezen PDCA-methode in de Key2Control software, stelt elke gemeente in staat om aantoonbaar te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Door het principe meten is weten kan er snel een beeld worden gevormd waar de organisatie staat op het gebied van integriteit​. Dat beeld vormt de basis om resultaten te delen met alle belanghebbenden en in overleg verbeteringen door te voeren. De beheers- en verbetermaatregelen die getroffen kunnen worden zijn al voorgedefinieerd; de software genereert deze maatregelen automatisch, zodat deze eenvoudig weggezet kunnen worden in de organisatie.
Structureel meten en maatregelen nemen gebeurt via een PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) welke is ingebouwd in de software en zorgt voor continue verbeteringen. Via standaard rapportages, zoals bijvoorbeeld een Verklaring van Toepasselijkheid, Meting- en gapanalyse en een Jaarplan, kan met drie muisklikken eenvoudig op een controleerbare wijze verantwoording worden afgelegd.

Meer weten?

Key2Control is een 100% Nederlands softwarebedrijf dat al bijna 10 jaar oplossingen ontwikkelt waarmee gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, veiligheidsregio’s en rijksdiensten aantoonbaar verantwoording kunnen afleggen over uiteenlopende bedrijfsprocessen.
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde oplevert.