Aanpak financiële rechtmatigheidsverantwoording gemeente Landgraaf werpt vruchten af

Webinar biedt inzicht in de voordelen van een integrale interne beheersingsaanpak 

Op 23 november vertelde gemeente Landgraaf tijdens een webinar haar verhaal over het proces rondom de financiële rechtmatigheidsverantwoording dat ze tot nu toe hebben doorgemaakt. Het webinar werd druk bezocht en zeer positief beoordeeld. Key2Control software wordt bij gemeente Landgraaf ingezet om de uitvoeringskwaliteit in uiteenlopende bedrijfsprocessen te beheersen en te verbeteren om aantoonbaar input te kunnen geven aan de rechtmatigheidsverlaring. Juist in dit webinar ging het niet over de software maar over de visie, aanpak, praktijk en opgedane ervaringen; kortom het verhaal van de gemeente Langraaf. Ruim 120 mensen keken een uur lang live mee en gaven input met hun vragen aan de deskundigen aan tafel. Tijd voor een korte terugblik.

door Bart Suers

“Interessante inkijk in hoe gemeente Landgraaf een integrale aanpak voor de diverse bedrijfsvoeringonderwerpen heeft ontwikkeld waarmee controle al aan de voorkant begint (bedrijfsvoering by design).”
– reactie van deelnemer –

Onze missie is: organisaties door inzet van de Key2Control softwareoplossing helpen om integrale interne beheersing van bedrijfsprocessen te organiseren.
Oftewel: Organisaties helpen om aantoonbaar in control te zijn én blijven.
Hiervoor moet continu in elk bedrijfsproces en op elk aspect van informatieveiligheid verbetering plaatsvinden volgens de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Deze aanpak zit in het DNA van Key2Control.

Landgraaf is allesbehalve gewoon

We zijn in dit land toch een beetje van “doe maar gewoon”. Toch is het proces dat zich in de gemeente Landgraaf voltrekt allesbehalve gewoon. Want het blijkt dat deze gemeente heel erg vooroploopt als het gaat om het organiseren van de financiële rechtmatgheidsverantwoording. Wellicht vraag je je nu af: wat is dan het geheim? Die vraag kunnen we meteen beantwoorden.  Om te voldoen aan de verplichting om een goede rechtmatigheidsverklaring te kunnen afgeven moet je niet focussen op de financiële rechtmatigheidsverantwoording. Landgraaf heeft namelijk een stap terug gedaan en zich eerst afgevraagd: “Hoe kunnen we deze verplichting als een kans zien om onze bedrijfsvoering te verbeteren?” De conclusie was dat ook het organiseren van de financiële rechtmatigheidsverantwoording gaat over het organiseren van interne beheersing. En dát werd op andere aandachtsgebieden in de organisatie al gedaan . De kennis om dat te organiseren en de ervaring om dat te borgen was dus al elders in de organisatie opgedaan. Dus werd het doel in Landgraaf om de interne beheersing van hun bedrijfsprocessen op een integrale wijze te organiseren. En integraal is dan niet alleen “even” over alle organisatieonderdelen heen regelen. Het gaat verder. Het betreft ook de implementatie die volgens een gestructureerde aanpak vorm krijgt en op een gestandaardiseerde wijze wordt uitgerold in de organisatie. En dat is een kwestie van het betrekken van heel veel stakeholders met de uitdaging om ze ook nog bij de les houden. Kortom: volhouden dus. Dat is een proces dat inmiddels al twee jaar loopt. En waarvan nu ook echt de vruchten geplukt kunnen worden.

Landgraaf legt de lat hoog

Het organiseren, implementeren én borgen van een gestandaardiseerde werkwijze voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording op een gestructureerde manier, moest voor Landgraaf aansluiten op hun interne beheersingsproces voor informatiebeveiliging, privacybescherming en informatiebeheer. Daarmee legde gemeente Landgraaf de lat hoog bij zowel Key2Control als in de eigen organisatie. Voor Key2Control was die uitdaging ook dé kans om te laten zien en te ervaren dat de software in staat is om interne beheersing voor de hele organisatie te ondersteunen, vanuit vrijwel elk bedrijfsproces dus. Voor de gemeente zelf betekende dit ook dat de rol van de VIC (Verbijzonderde Interne Controle) veranderde. De VIC-er zet namelijk ook een stap naar voren. Juist door minder gegevensgerichte controles áchteraf uit te voeren, en proces- en systeemgerichte controles aan de vóórkant te gaan uitvoeren. Ook De 1^e lijns uitvoeringsorganisatie krijgt er taken bij. In de opvatting van Landgraaf werden die in het verleden wel door de VIC-er uitgevoerd, maar behoren ze tot de verantwoordelijkheid van de afdeling zelf. Dus is het verklaarbaar dat de werkzaamheden die bij die verantwoordelijkheid horen ook terugkeren op de afdelingen. De afdelingen rapporteren hierdoor nu allemaal op een eenduidige manier aan de directie en het College. Die op hun beurt dus niet alleen een beter inzicht kregen in wat er gebeurt maar daardoor nu ook beter in staat zijn om te vergelijken en bij te sturen.

Stellingen als handvat voor discussie

Tijdens het webinar zijn een aantal stellingen behandeld die naderhand ook in een enquête aan alle deelnemers zijn opgenomen. ‘Gaat de VIC-er door een stap naar voren te zetten niet op de stoel van de businesscontroller zitten?’ Daar lijkt het wel op. En een meerderheid van de kijkers vond die ontwikkeling niet wenselijk. Er blijkt uiteindelijk ook niet echt sprake van te zijn in Landgraaf. Als je een gestandaardiseerde werkwijze voor een procesgerichte controle introduceert, zul je ook gewenning en lerend vermogen moeten opbouwen in de 1^e lijn; de uitvoeringsorganisatie. Voordoen, samen doen en dan zelf doen is dan het credo. En dat nuanceert de rol van de VIC-er in Landgraaf. Want de echte waarde van de rechtmatigheidsverklaring is het proces van aantoonbare verbetering en eigenaarschap, zo luidde een andere stelling. En daar was vrijwel iedereen het over eens.

Webinar terugkijken?

Het webinar werd door de kijkers zeer hoog gewaardeerd met gemiddeld een 8.1. Het unieke aan dit webinar is dat feitelijk alle stakeholders aan bod komen. Van wethouder, concerncontroller, VIC, procesverantwoordelijke, tot leverancier én de accountant van de gemeente; iedereen komt aan het woord. Dat zorgde voor een afwisselend programma. Er werd steeds vanuit een ander perspectief gekeken waarbij eerst de theorie maar vooral de praktijk centraal stond. Elk perspectief werd concreet dankzij een inleidend filmpje, het gesprek aan tafel met deskundigen en de mogelijkheid voor deelnemers om vragen te stellen die aan tafel werden besproken.

Wil je het webinar terugkijken?
Vul dan onderstaand formulier in en ontvang van ons een persoonlijke link.