Fiscale rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van integrale interne beheersing
Fiscale rechtmatigheidsverantwoording: Standaard normenkaders beschikbaar ten behoeve van Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst
De Belastingdienst heeft het afgelopen jaar gewerkt aan de Doorontwikkeling van een Horizontaal Toezicht (DHT) en dat leidt tot veranderingen die gevolgen hebben voor de samenwerking tussen gemeenten en de Belastingdienst. De bestaande convenanten Horizontaal Toezicht (HT) die gemeenten hebben afgesloten met de Belastingdienst komen dan ook vanaf 2023 te vervallen. Een ingrijpende wijziging want in de nieuwe opzet stelt de Belastingdienst specifieke eisen. Zo moet een gemeente die wil deelnemen aan dit nieuwe convenant zelf controles uitvoeren vanuit een aantoonbaar geborgde interne beheersingsaanpak. In de Key2Control software is dit inmiddels beschikbaar en in de praktijk getoetst. Hoe we met deze praktische aanpak van DHT gemeenten kunnen ondersteunen leg ik in deze blog graag uit.
Door Gerrit Goud
Fiscale zekerheid als gezamenlijk doel
De toenemende fiscalisering bij gemeenten zorgt ervoor dat de fiscale risico’s ook toenemen. Denk aan naheffingsaanslagen of zelfs fiscale boetes met alle financiële en bestuurlijke gevolgen van dien. Voor zowel de Belastingdienst als de gemeente is het dus zoeken naar een gezamenlijk streven oftewel fiscale zekerheid voor beiden. Die zekerheid is te organiseren door een gestructureerde werkwijze bij de gemeente te introduceren waarop de gemeente fiscale risico’s beheerst. Een gestructureerde werkwijze die voor de Belastingdienst transparant en duidelijk is moet dan wel verenigbaar zijn met de manier waarop de interne beheersing van andere processen in de gemeente is vormgegeven. Dus moet die gestructureerde aanpak wel inhaken bij een gestandaardiseerde werkwijze. Daar kom ik straks nog op terug. Het belangrijkste winstpunt voor de gemeente is dat een dergelijke gestructureerde aanpak leidt tot fiscale zekerheid en dus op het verkleinen van het risico op onaangename financiële verrassingen.
Don’t tell me, show me!
Dat is kortgezegd wel wat de echte verandering is. In het oude convenant lag de nadruk binnen de samenwerking met de Belastingdienst op vertellen wát je doet; “Tell me?”. Vanaf 2023 ligt de nadruk binnen de samenwerking met de Belastingdienst op het aantonen hoe je dat concreet doe; “Show me!”. In de nieuwe opzet wordt verwacht dat een gemeente zelf controles uitvoert en de resultaten deelt met de Belastingdienst. Door met de Belastingdienst periodiek (voor)overleg te voeren kunnen de resultaten van die controles aan de orde komen en andere actuele zaken besproken worden. Voor deelname aan het DHT is in ieder geval een self-assessment nodig waarin wordt beschreven in hoeverre voldaan wordt aan de gestelde criteria. In die self-assessment staat de inschatting door de gemeente zelf centraal. Die inschatting gaat dan over de mate waarin zij voldoet aan de zes criteria die de Belastingdienst heeft opgesteld voor het horizontaal toezicht.
Die criteria zijn:
- Bereidheid om transparant te zijn
- Een zakelijke werkrelatie die HT mogelijk maakt
- Een gedocumenteerde fiscale strategie
- Een fiscale risicoanalyse
- Een adequaat werkende monitoring ten aanzien van key risk
- Voldoende kwaliteit gegevens nodig voor belastingheffing derden
Het is niet verplicht dat gemeenten die reeds een convenant hebben (jaarlijks) een self-assessment opstellen, dus ook niet bij periodieke evaluatie en verlenging van het convenant.
Tax Control Framework (TCF)
Om gemeenten te faciliteren om de vereiste structuur van het DHT in te passen in een gestandaardiseerde werkwijze van interne beheersing zijn in de Key2Control software drie standaard normenkaders beschikbaar. Deze normenkaders bevatten alle relevante fiscale beheerseisen. Deze zijn bepaald en gedefinieerd in een samenhangende set van toetsbare normen die toekomstbestendig zijn. In elk normenkader ligt vooral de nadruk op het fiscaal administratieve deel, ofwel op alle relevante beheershandelingen die noodzakelijk zijn op een aantoonbare en controleerbare wijze verantwoording te kunnen afleggen. Hierbij is het fiscaal juridische deel ofwel de inzet van fiscaal juridische kennis in het beheersproces geborgd. Het Tax Control Framework in de Key2Control software bestaat uit BTW-BCF, Loonbelasting en Vennootschapsbelasting.
Het normenkader – BTW/BCF bevat in totaal 56 normen en 220 daaraan gerelateerde stuurvragen verdeeld over zes hoofdstukken en dertien paragrafen. Naast fiscaal beleid gaat het normenkader in op de beheerorganisatie, de fiscale inrichting van het financieel systeem inclusief de beveiliging en betrouwbaarheid van de codetabel BTW/BCF), de verwerking van de BTW/BCF aan de inkoopkant en BTW aan de verkoopkant en het omgaan met correcties, de tijdige en zorgvuldige aangifte van de BTW en BCF en activiteiten vanuit de interne controle (VIC).
Het normenkader Loonbelasting bevat in totaal 59 normen en 245 daaraan gerelateerde stuurvragen verdeeld over vijf hoofdstukken en twaalf paragrafen Dit normenkader is gericht op de loonbelasting die betrekking heeft op eigen personeel met een vaste of tijdelijke dienstbetrekking. Naast fiscaal beleid gaat dit normenkader in op de beheerorganisatie, het salarissysteem, de beheershandelingen die noodzakelijk zijn in het kader van de loonbelasting met aandacht voor de werkkostenregeling (WKR), zelfstandigen en uitzendkrachten en opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden en als laatste de interne controle.
Het normenkader – Vpb bevat in totaal 49 normen en 213 daaraan gerelateerde stuurvragen verdeeld over zes hoofdstukken en twaalf paragrafen. Dit normenkader is gericht op de vennootschapsbelasting. Naast fiscaal beleid gaat dit normenkader in op de beheerorganisatie, bepaling van de belastingplicht, de beheershandelingen die noodzakelijk zijn in het kader van de Vpb met aandacht voor de fiscale procedures, fiscale labeling en het opstellen van een fiscale eindbalans evenals de voorbereiding, uitvoering en afronding van de fiscale interne controle.
Het Tax Control Framework bestaat verder uit een risicomanagementmodule waarmee de fiscale risicoanalyse ondersteunt wordt en een auditmanagement module waarmee je interne audits kunt uitvoeren en (fiscale) auditdossiers kunt opbouwen t.b.v. de Belastingdienst in het kader van de verplichte monitoring en toezicht.
Rol van een Management Control Systeem
Een Management Control Systeem (MCS) is een belangrijk instrument om een stabiele beheersorganisatie te kunnen realiseren aan de hand van een eigen interne beheersingsaanpak. In een MCS kun je per bedrijfsproces een samenhangende set van toetsbare normen opnemen. Vervolgens kun je periodiek elk bedrijfsproces doorlichten aan de hand van toetsbare normen. Door zelfevaluaties krijg je inzicht in de gezondheid van dat bedrijfsproces. En je kunt samen met de proceseigenaar in dialoog om dat proces verder te verbeteren of afspreken hoe je een goedlopend proces blijft beheersen. Die dialoog levert rechtstreeks de beheers- en verbetermaatregelen op die de vereiste transparantie geven waar de Belastingdienst om vraagt.
Webinar Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht
Wil je meer weten over onze aanpak ten aanzien van de interne beheersing van het Tax Control Framework?
We organiseren op 8 februari een webinar waarin we uiteenzetten hoe we de fiscale rechtmatigheidsverantwoording organiseren en in ons interne beheersingsplatform op praktische wijze ten uitvoer brengen.
