Hoe gemeenten interne beheersing van integriteit aantoonbaar kunnen verantwoorden
Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik krijgen steeds meer aandacht in de publieke sector zoals onder meer blijkt uit het toetsingscriterium Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) in het kader van de rechtmatigheid. Ook vanuit wet- en regelgeving is meer aandacht voor integriteit zoals in de Gemeentewet, de Ambtenarenwet 2017, de Wet bescherming Klokkenluiders, de Wet open overheid (Woo) en de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob). Maar wat moet je hier nu mee als concerncontroller die gewend is met hard controls om te gaan en hoe maak je dit onderwerp tastbaar in je organisatie?
Sinds 2023 moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zich aantoonbaar verantwoorden op het gebied van misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude oftewel de interne beheersing van integriteit. De accountant is verplicht om te rapporteren over fraude, continuïteit en onderkende risico’s. Niet in algemene bewoordingen, maar specifiek over de eigen uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van de jaarrekeningcontrole per organisatie.
Méér dan het voorkomen van fraude
De interne toetsing richt zich op misbruik en oneigenlijk gebruik, waarbij gegevens van derden worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Beheersmaatregelen zoals functiescheiding en interne controle zijn hiervoor essentieel. Fraude gaat echter verder dan extern misbruik en kan ook intern plaatsvinden. Vanwege de bijzondere positie van de overheid in de samenleving waarbij integer handelen de basis vormt voor een betrouwbare overheid is een ethische bedrijfscultuur cruciaal. Vanuit interne beheersing valt integriteit onder de noemer van ethiek en bedrijfscultuur die voor het grootste deel bepalend is voor het succes van een organisatie. Het zijn uiteindelijk de mensen die de organisatie maken! Daarbij gaat het om termen als bedrijfscultuur, integriteitsbewustzijn, normen en waarden.
Lees hierover ook het artikel: 10 risico’s wanneer lokale overheden integriteit niet integraal oppakken
Ook voldoende aandacht vanuit de soft controls
Integriteit is een onderwerp dat primair thuishoort bij de afdeling HRM omdat integriteitsbeleid gerelateerd is aan personeelsbeleid. Maar integriteit reikt natuurlijk veel verder. Het is dus ook een onderwerp dat essentieel is voor de concerncontroller om naast de hard controls van interne beheersing ook vanuit de soft controls aan te tonen dat in voldoende mate aandacht wordt besteed aan het voorkomen en bestrijden van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Denk naast integriteitsbeleid onder meer aan gedragscodes voor ambtenaren, bestuur en politiek, de inzet van vertrouwenspersonen, het melden van misstanden, periodiek uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken en frauderisicoanalyses op kwetsbare functies en processen.
Normenkader integriteit maakt soft controls zichtbaar
Het normenkader integriteit in de Key2Control software bevat 59 toetsbare normen waarmee jouw organisatie integriteit op de kaart zet. Omdat integriteit hiermee onderdeel wordt van het integrale interne beheersingsproces, blijft het thema continu op de agenda staan. Voor de concerncontroller biedt dit een mogelijkheid om de beheerorganisatie rond integriteit vanuit de 2e lijn te faciliteren onder bijvoorbeeld HRM. De resultaten uit de periodieke toetsing kunnen eenvoudig met elkaar worden gedeeld. Die informatie is waardevol voor de concerncontroller om verantwoord te kunnen balanceren tussen hard en soft controls maar ook in de rol naar de accountant als het gaat om het kunnen aantonen van soft controls ter voorkoming van fraude.
Webinar: Grip op integriteit
Op 18 april gaven we een gratis webinar over het thema integriteit.
Tijdens dit webinar vertelden we je hoe je integriteit opneemt in een integrale interne beheersingsaanpak.
Meer weten?
Bekijk onze oplossingen.
Wil je meer weten over integriteit en onze aanpak om dit thema intern te beheersen?
Neem gerust contact op.
