Gemeentelijke ICT: de hoeksteen van de interne beheersorganisatie

ICT leveranciersmanagement als onderdeel van een integrale Interne beheersingsaanpak

Onderzoek van het Ministerie van BZK toont aan dat gemeenten niet altijd hun inkoopdocumentatie op orde hebben en vaak niet beschikken over een adequate inkoopstrategie. Dit verklaart waarom in toenemende mate de rechtmatigheid van inkoop en aanbestedingen bij de controle op de jaarrekening niet op orde is.  Onderliggende oorzaak is dat veel overheidsorganisaties, met name gemeenten, grote moeite hebben met de interne beheersing van de uitvoeringskwaliteit van hun ICT-projecten. Dit wordt veroorzaakt door een structureel gebrek aan actuele en specialistische kennis. Ook een gebrek aan een stabiele beheersorganisatie is een aandachtspunt.
Hoog tijd dus om de interne beheersing van ICT inkoop- en leveranciersmanagement aan te haken bij een integrale interne beheersingsaanpak.

Waarom is er een gapend gat?

De interne beheersing van ICT leveranciersmanagement gaat over het dichten van een gapend gat dat langzaamaan is ontstaan. Kwalitatief goede uitvoeringsprocessen bij gemeenten met ICT ondersteunen is al jaren onderwerp van een maatschappelijke discussie. Gemeenten blijken in de praktijk vaak te weinig kennis en middelen te hebben, maar er is ook een gebrek aan tijd om nieuwe uitvoeringstaken in te regelen en te optimaliseren met ICT. De komende jaren komt er weer heel veel op gemeenten af. Zo zorgen bijvoorbeeld de Wet Open Overheid nu en de Omgevingswet straks ervoor dat de digitale informatiehuishouding op orde moet zijn. Het gaat dus niet langer om het beheersen van de kwaliteit van het uitvoeringsproces zelf, maar ook om de kwaliteit van de digitale informatie die in dat proces wordt gecreëerd, gebruikt en gearchiveerd. Het tegelijk beheersen en verbeteren van beiden kan niet zonder het ICT-leveranciersmanagement daarin te betrekken. Want gemeenten maken steeds vaker gebruik van SaaS en Cloud oplossingen en hebben dus zelf steeds minder inzicht over het functioneren van de ICT beheersorganisatie. En daar dient zich direct de volgende uitdaging aan. Gemeenten hebben namelijk de inkoop en beheersing van hun eigen ICT vaak ondergebracht in aparte uitvoeringsorganisaties. En dat maakt de interne beheersing van ICT Leveranciersmanagement er niet eenvoudiger op.

Is ICT Leveranciersmanagement niet gewoon een afstemmingsvraagstuk?

Helaas, zo simpel is het niet. Wie herinnert zich nog de 34 aanbevelingen in het eindrapport van de Tijdelijke Commissie ICT Projecten? Ja het was al in 2014, maar de lessen die toen getrokken zijn, zijn nog altijd actueel. Het is naast een afstemmingsvraagstuk ook een organisatorisch vraagstuk. Het creëren van samenwerking tussen verschillende disciplines en creëren van samenhang over de gekozen aanpak. Om te beginnen zijn er een aantal factoren waarop gemeenten eerst meer grip moeten krijgen. Denk daarbij aan het organiseren (en scheiden) van taken, rollen en verantwoordelijkheden, het opbouwen van betrokkenheid en het zorgen voor auditeerbare informatie.

ICT leveranciersmanagement organiseren

ICT-Leveranciersmanagement is een relatief nieuwe discipline. Het is iets anders dan contractmanagement bij ICT. Bij contractmanagement gaat het alleen over het beheer en bewaken van ICT-contracten. ICT-Leveranciersmanagement gaat verder en raakt ook de interne beheersingsaanpak van de gemeente. ICT leveranciersmanagement gaat over het ‘in control’ komen van het realiseren van de organisatiedoelstellingen vs. de beheersdoelstellingen met ICT. Het gaat ook over ‘in regie’ komen. Dat klinkt mooi: ‘Wij zijn een regie-gemeente’. Maar dat ben je niet zomaar van de ene op de andere dag. Onder de noemer regie komen een aantal disciplines samen. In vrijwel elke gemeente wordt dan gekeken naar de A-kant; automatisering en de I-kant oftewel informatie. Maar heb je ook nagedacht over de D-kant van datamanagement en de B-kant van de beheersingsaanpak? ICT-Leveranciersmanagement begint met het inzichtelijk maken van de lopende contracten en afspraken en het in kaart brengen van de strategische ICT-leveranciers. In december 2021 is er een boek verschenen ‘Reset de Gemeentelijke ICT’, waarin tot in detail wordt uitgelegd hoe ICT-leveranciersmanagement aan te pakken.
ICT Leveranciersmanagement zal steeds meer een eigen discipline worden die volwaardig onderdeel uitmaakt van een integrale interne beheersingsaanpak. Zoals financieel beheer, WMO of informatiebeveiliging om maar eens wat dwarsstraten te noemen.

Rol van een Management Control Systeem (MCS)

Een Management Control Systeem (MCS) is een belangrijk instrument om een stabiele beheersorganisatie te realiseren rondom ICT leveranciersmanagement. In een MCS kan aan de hand van een eigen interne beheersingsaanpak een gestandaardiseerde werkwijze worden opgezet die volgens een eenduidige structuur in de organisatie wordt uitgerold. We beschouwen ICT Leveranciersmanagement als een bedrijfsproces. Dat doen we door een samenhangende set van toetsbare normen op te nemen. Deze normen vormen een referentiekader voor het aantoonbaar beheersen en verbeteren. Deze normen worden dan ook periodiek doorgelicht aan de hand van zelfevaluaties. Daardoor ontstaat het broodnodige inzicht dat weer de basis is voor bijsturen, beheersen en verbeteren. En dat op continue basis vanuit een PDCA-cyclus.

Repareren of investeren?

Key2Control en eSpecialisten hebben samen een aanpak ontwikkeld om ICT Leveranciersmanagement onder te brengen in een integrale interne beheersingsaanpak. Dit op basis van een standaard normenkader in Key2Control. Dat vergt natuurlijk een investering. Uiteraard, maar deze investeringen verdienen zich dubbel en dwars terug. Ga maar eens na hoeveel fte en externe inhuur zich bezighoudt met interne beheersing en optimalisatie van ICT-inkoop en het managen van afspraken met ICT leveranciers.

Webinar ICT Leveranciersmanagement

Wil je meer weten over onze aanpak van de interne beheersing van ICT-Leveranciersmanagement?
Op woensdag 2 maart organiseren we van 11.00 uur tot 12.00 uur een webinar samen met eSpecialisten. Tijdens het webinar lichten we toe hoe we ICT-leveranciersmanagement organiseren. We laten zien hoe we dit in ons interne beheersingsplatform op praktische wijze uitvoeren.
Meld je aan via onderstaand formulier.