Het Normenkader Digitale Duurzaamheid (Blog 1 van 5)

Hoe gaan we de Informatiedevaluatie bij de overheid stoppen?

Een vijfdelige blogserie i.s.m. eSpecialisten over de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie.

Het begrip devaluatie wordt door iedereen geassocieerd met geld. Devaluatie is het officieel vaststellen van een waardevermindering van een muntsoort ten opzichte van een andere muntsoort. In feite komt het erop neer dat de waarde naar beneden wordt bijgesteld én dat deze waardevermindering ook officieel erkend wordt. Nu onze samenleving in rap tempo digitaliseert blijven munteenheden weliswaar bestaan alleen de verschijningsvorm is vooral digitaal. Naar schatting 80-95% van de geldhoeveelheid in Nederland is giraal geld en dus niet meer vertegenwoordigd in munten en/of bankbiljetten. De parallel met informatie is snel gemaakt. We gebruiken informatie ook steeds meer digitaal. En toch verloopt de digitalisering van de informatievoorziening bij de overheid niet zo soepel. In deze vijfdelige blogserie gaan we in op de vraag hoe dat komt, hoe dat leidt tot informatiedevaluatie en vooral hoe we het tij kunnen keren. In dit eerste deel behandelen we de oorzaken; hoe heeft het zo ver kunnen komen?

Door Bart Suers – Key2Control

De acceptgiro

Wie herinnert zich nog de acceptgirokaart? Geïntroduceerd in 1977 als vervanger van geld. Een acceptgirokaart is een voorbedrukt overschrijvingsformulier dat als waardepapier kan worden gebruikt om via de post een geldtransactie te verrichten. Een acceptgirokaart is dus een document waarin de vorm, de inhoud, de structuur en de samenhang van de geldtransactie zijn samengebracht voor een eenduidige interpretatie. De acceptgiro wordt nauwelijks meer gebruikt. Het gebruik loopt door de introductie van digitaal bankieren al jarenlang sterk terug. De komst van “Tikkie” en vergelijkbare diensten zal mijns inziens het laatste duwtje zijn om de acceptgiro voorgoed te laten verdwijnen. En we hebben ons dan als samenleving vrijwel moeiteloos aangepast aan digitaal betalen. Hoe anders is dat met informatie!

De PDF

Is de PDF dan de vervanger van de brief die je vroeger per post kreeg? In zekere zin zou die vergelijking op kunnen gaan. Een PDF is ook gestandaardiseerd als het gaat om vorm, structuur en samenhang. De inhoud is daarentegen flexibel, dus nog beter zou je denken. Ook de PDF is tegenwoordig een waardepapier, denk aan je verzekeringspolis, bankafschrift of factuur. Waarom hebben we dan met z’n allen die PDF niet omarmd en dat papier laten gaan zou je denken. Daar liggen 3 belangrijke factoren aan ten grondslag, initiatief, standaardisatie en vertrouwen.

1. Initiatief

Het initiatief om te digitaliseren in het bankwezen is gelijktijdig én gezamenlijk ingezet door de bankbedrijven circa 30 jaar geleden. De technologische innovatie werd snel toegepast en geïntroduceerd aan de samenleving. In datzelfde decennium werd de nieuwe archiefwet van kracht die volledig draaide om archief in fysieke (papieren) vorm. En daar begon de kloof. Het initiatief bij de overheid ontbrak, er werd vooral gereageerd met reparatie instrumenten zoals de archiefverordening en allerlei wetten waarmee getracht werd om de toenemende digitalisering van de informatievoorziening in de samenleving vooral bij te benen. Toegegeven het is wellicht wel wat gechargeerd maar toch. We kunnen nu niet terugkijken en vaststellen dat het geweld van de Wet Digitale overheid, Besluit digitale Toegankelijkheid, Wet hergebruik Overheidsinformatie, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer om er maar eens een paar te noemen echte onomkeerbare veranderingen teweeg heeft gebracht bij de overheid als het gaat om het omgaan met informatie.

2. Standaardisatie

Standaardisatie is het met elkaar in overeenstemming brengen en gelijk maken van afspraken over toepassing van een proces of product. Standaardisatie biedt veel voordelen zoals blijkt uit hoe het bankwezen is omgegaan met digitalisering. Opvallend is dat de overheid in tegenstelling tot het bankwezen grote moeite heeft om te komen tot eenduidige afspraken en die vervolgens -ook niet onbelangrijk- consequent toe te passen. Overheidsinstanties zijn vaak naast elkaar blijven werken aan hetzelfde terwijl het juist beter was om vanaf het begin niet alleen samen te werken maar ook samen te voegen. Het duurt vaak jaren voordat dit -schoorvoetend- dan ook gebeurt. Ik noem in dat kader 2 exemplarische voorverbeelden. Vanuit informatiebeveiliging BIG, BIR, IBI en BIWA naar één normenkader; de baseline informatiebeveiliging voor de gehele overheid (BIO). En vanuit informatiebeheer en archivering de metadatering, TMLO en TMR zijn eindelijk samengevoegd tot een model Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).

3. Vertrouwen

Bij vertrouwen gaat het over de vraag of je als individu of groep bereid bent om afhankelijk te zijn van de daden van iemand of iets anders, persoon of organisatie. Die bereidheid is er als die individu of groep ervan overtuigd is dat het (eigen) belang dat daarmee gediend is in goede handen is bij die ander. Dat houdt in dat je als individu of groep enerzijds een positieve verwachting moet hebben over de handelingen die de ander doet om jouw belang te dienen en dat je je daarin kwetsbaar (afhankelijk) durft op te stellen. Opvallend is dat het maatschappelijk vertrouwen ten tijde van de digitalisering van het bankwezen circa 30 jaar geleden veel groter was dan het vertrouwen in de overheid om te digitaliseren. Daar waar de banken het alternatief -de keuze- om een product of dienst niet digitaal af te nemen geleidelijk hebben teruggeschroefd of zelfs helemaal hebben afgeschaft heeft de overheid altijd volwaardige alternatieven in stand proberen te houden. En dus blijft er twijfel over het toepassen van digitale informatie zowel binnen als buiten de overheid. Alle inspanningen van de diverse bewindspersonen, ambtenaren, adviseurs, ja zelfs een digi-commissaris, ten spijt.

Aan de slag?

Introductie van digitale duurzaamheid van de informatievoorziening bij elke organisatie lukt als informatievoorziening ook wordt beschouwd als een kritisch bedrijfsproces en onderdeel uitmaakt van een integrale interne beheersingsaanpak.

In de volgende blog gaan we in op welke zichtbare gevolgen het gebrek aan initiatief, standaardisatie en vertrouwen tijdens die beginfase, zo’n 30 jaar geleden, nu hebben.