Het Normenkader Digitale Duurzaamheid (Blog 2 van 5)

Hoe gaan we de Informatiedevaluatie bij de overheid stoppen?

Een vijfdelige blogserie i.s.m. eSpecialisten over de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie.

Het begrip devaluatie wordt door iedereen geassocieerd met geld. Devaluatie is het officieel vaststellen van een waardevermindering van een muntsoort ten opzichte van een andere muntsoort. In feite komt het erop neer dat de waarde naar beneden wordt bijgesteld én dat deze waardevermindering ook officieel erkend wordt. Nu onze samenleving in rap tempo digitaliseert blijven munteenheden weliswaar bestaan, alleen de verschijningsvorm is nu vooral digitaal. Naar schatting 80-95% van de geldhoeveelheid in Nederland is giraal geld en dus niet meer vertegenwoordigd in munten en/of bankbiljetten.
De parallel met informatie is snel gemaakt. We gebruiken informatie ook steeds meer digitaal. En toch verloopt de digitalisering van de informatievoorziening bij de overheid niet zo soepel.
In deze vijfdelige blogserie gaan we in op de vraag hoe dat komt, hoe dat leidt tot informatiedevaluatie en vooral hoe we het tij kunnen keren.

In dit tweede deel behandelen we de gevolgen; hoe groot is de schade?

Door Bart Suers

Digitalisering van de informatievoorziening bij de overheid is al ruim 30 jaar geleden begonnen. Dat het dan nu nog altijd niet goed geregeld is, is nog zacht uitgedrukt. Al in 2005 verscheen een alarmerend rapport over het digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de overheid met de veelzeggende titel “Een dementerende overheid?” Daarin wordt klip-en-klaar gesteld dat er een gat in ons collectieve geheugen is ontstaan omdat overheidsorganisaties niet over een professionele bedrijfsvoering beschikken om zich over haar activiteiten te kunnen verantwoorden. De oorzaak was dat er vaak geen goed overzicht is van de plek waar digitale informatie wordt beheerd. Er vindt ook geen onderhoud plaats om digitale informatie leesbaar, interpreteerbaar en toegankelijk te houden. Het blijkt ook lastig om het besef en bewustzijn te ontwikkelen om de problematiek van het beheer van digitale informatie aan de orde te stellen. Nogmaals dit was in 2005.
In februari 2021 verscheen opvallend genoeg een nieuwe analyse over de informatiehuishouding bij de overheid genaamd “Een dementerende overheid 2.0”. En nog steeds blijkt dat een overzicht van de informatie ontbreekt, de toegankelijkheid, volledigheid en authenticiteit van overheidsinformatie onder druk staan en het onduidelijk blijft welke informatie bewaard wordt en welke informatie vernietigd wordt, zo staat te lezen in de samenvatting.

Digitale dementie

“Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden” stond in een bestuurlijke brandbrief in 2015. En helaas constateren we dat dit werkelijkheid wordt. Er is bij de overheid de afgelopen jaren te weinig aandacht geweest om de digitale duurzaamheid van informatie te maken tot een integrale verantwoordelijkheid en kerncompetentie van elke overheidsprofessional.
Dus wordt de overheid dement? Helaas is mijn constatering volmondig ja.
Dementie is natuurlijk een ernstige ziekte waarbij de verwerking van informatie in de hersenen is verstoord. Bij de overheid is de verwerking van informatie in digitale systemen dermate ontwricht dat bestanden verloren gaan of niet meer bereikbaar zijn, waardoor niet meer te achterhalen is hoe het zat. En dat levert een verhoogd risico op voor de continuïteit en legitimiteit van de overheid. “Risico’s ontstaan wanneer je niet weet waar je mee bezig bent”, zei Warren Buffet ooit. En mijns inziens heeft hij gelijk. Digitale duurzaamheid is een integrale verantwoordelijkheid en waar het spaak loopt is het organiseren van die verantwoordelijkheid in de vorm van aansprakelijkheid. Als we met z’n allen verantwoordelijk zijn, maar niemand is aansprakelijk als we het niet doen, dan doen we het niet, is dus de wrange conclusie. En zo zal die digitale dementie alleen maar toenemen tenzij we het tij keren.

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid garandeert authenticiteit, vindbaarheid, toegankelijkheid, leesbaarheid, interpreteerbaarheid, herbruikbaarheid en volledigheid van informatie. Betrouwbaarheid is dus géén kenmerk van digitale duurzaamheid. Betrouwbaarheid is namelijk al een kwalificatie omdat daarmee een interpretatie wordt gegeven over de informatie. De parallel met het bankwezen uit de vorige blog gaat ook hier weer op. Muntgeld heeft andere eigenschappen dan digitaal (giraal) geld. Het heeft natuurlijk niet alleen andere fysieke eigenschappen zoals tastbaar en niet tastbaar maar ook andere gebruikerseigenschappen. Zo wordt in digitaal geld op de cent afgerekend en wordt met muntgeld afgerond op bedragen die passen bij de munteenheid. Dat geldt ook voor informatie. Helaas wordt de digitalisering van informatie vooral ingezet vanuit een papier-naar-digitaal gedachte. Digitale informatiedragers die als gevolg van technologische innovatie hun intrede hebben gedaan zoals sociale media passen niet in de meeste informatiebeleidsstukken voor digitale duurzaamheid. We zitten dus in de kramp door authenticiteit, vindbaarheid, toegankelijkheid, leesbaarheid, interpreteerbaarheid, herbruikbaarheid en volledigheid van informatie onlosmakelijk te blijven verbinden aan de informatiedrager.

Aan de slag?

Introductie van digitale duurzaamheid van de informatievoorziening bij elke organisatie lukt als informatievoorziening ook wordt beschouwd als een kritisch bedrijfsproces en onderdeel uitmaakt van een integrale interne beheersingsaanpak.

In de volgende blog gaan we in op de impact van berichtenservices op archivering en digitale duurzaamheid. Wilt u daar nu al meer over weten?
Neem contact met ons op. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.