Interne beheersing als basis voor rechtmatigheid
door drs Gerrit Goud RE RA
Vanaf het boekjaar 2021 zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad. Deze rechtmatigheidsverklaring dient ondertekend te worden door het college van B&W als onderdeel van de jaarlijkse verantwoording die de huisaccountant beoordeelt. Het boekjaar 2021 lijkt nog ver weg maar als je terug redeneert wat daarvoor nodig is, dan is er voor veel gemeenten werk aan de winkel. Niet voor niets dat de VNG het advies geeft nu al te starten met het treffen van voorbereidingen.
Vanuit Key2Control zijn we nadrukkelijk over dit thema in gesprek met diverse gemeenten. Menig concerncontroller is zich inmiddels aan het oriënteren om een beeld te krijgen van de impact van de rechtmatigheidsverklaring op de gemeentelijke organisatie. In een serie van 3 blogs delen wij graag onze visie en aanpak op hoofdlijnen over het borgen van rechtmatigheid. Deze 1e blog staat in het teken van de afbakening rechtmatigheid en de bouwstenen van interne beheersing die in min of meerdere mate van invloed zijn op de rechtmatigheid.
In het kader van interne beheersing zijn er gemeenten die de nadruk leggen op integraal risicomanagement of op de verbijzonderde interne controle (VIC) en de vraag is of dit in lijn is met het oog op rechtmatigheid. Zet je hiermee het juiste instrument in positie of is het niet beter te focussen op andere onderdelen van interne beheersing?
Om hierop antwoord te geven is enerzijds inzicht nodig wat we onder rechtmatigheid verstaan en anderzijds in de bouwstenen van interne beheersing. Op basis daarvan is het mogelijk aan te geven welke onderdelen van interne beheersing relevant zijn in het kader van de rechtmatigheidsverklaring.
Afbakening rechtmatigheid
Met rechtmatigheid wordt bedoeld het naleven van beheershandelingen in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties worden verantwoord. Er is aldus een relatie met financieel beheer en het speelt zich af op operationeel niveau ofwel op de werkvloer, en in de kern is het een compliance vraagstuk. Het gaat dan om operationele processen zoals de WMO, jeugdzorg, bijstand, subsidies, inkoop en aanbesteding, personeel en salarissen, maar ook gemeentelijke belastingen en leges. Voor het borgen van alle specifieke wettelijke eisen en regels die van toepassing zijn op het proces, speelt procesbeheersing een belangrijke rol. Dan gaat het om naleving van gemaakte afspraken in de vorm van functiescheiding, procedures, richtlijnen, instructies, bevoegdheden, vastleggingen en afstemmingen. En de vraag hierbij is hoe deze naleving kan worden vastgesteld.
Rechtmatigheid is aldus een compliance vraagstuk dat zich afspeelt op operationeel niveau en niet op tactisch en strategisch niveau en dat is een belangrijke constatering die impact heeft op de in te zetten beheersinstrumenten waarop we in blog 2 terugkomen.
Afleggen verantwoording
Voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring op bestuurlijk niveau is ambtelijke garantie nodig. Die garantie behoort te komen vanuit de verantwoordelijke leidinggevenden van operationele processen die onder de rechtmatigheid vallen. De basis daarvoor is een ‘in control statement’ (ICS), ofwel een ambtelijke verklaring waaruit blijkt in hoeverre de operationele processen in control zijn (procesbeheersing). Dan is niet alleen het ondertekenen van zo’n verklaring van belang, maar ook het verstrekken van bewijslast vanuit het operationeel proces door onder meer periodiek te meten op te realiseren beheersingsdoelstellingen. Naast deze verklaring speelt de VIC een belangrijke rol door het leveren van meer zekerheid op de werking van de ingezette beheersmaatregelen op operationeel niveau door periodiek te toetsen. Dat toetsen vindt doorgaans op transactieniveau plaats zoals factuurcontrole of dossieronderzoeken. Het intern auditrapport van de VIC waarin bevindingen en aanbevelingen zijn opgenomen is eveneens input voor de rechtmatigheidsverklaring als het gaat om gesignaleerde rechtmatigheidsfouten en onzekerheden.
Het mag duidelijk zijn dat dit verantwoordingstraject behoort te zijn ingebed in het intern beheersingsproces van de gemeente. Van belang is te realiseren dat het ICS los staat van de uitspraken van de VIC. Je kunt prima in control zijn waarbij VIC diverse rechtmatigheidsfouten signaleert als onderdeel van het intern beheersingsproces. Wat hieruit eveneens naar voren komt is dat het afgeven van alleen een auditrapport VIC onvoldoende is voor het verstrekken van een rechtmatigheidsverklaring. Responsibilty en accountability behoren namelijk in elkaars verlengde te liggen.
Bouwstenen interne beheersing
Onder interne beheersing verstaan wij het vermogen dat een organisatie in staat stelt betrouwbare doelstellingen te realiseren, onzekerheden aan te pakken en integer te handelen. Als we hierop nader inzoomen dan gaat het om de bouwstenen zoals gevisualiseerd in de kop van de inleiding.
Centraal staat de PDCA-cyclus ofwel de deming cirkel die als verbindende factor en drijvende kracht het intern beheersingsproces in gang houdt en borgt met als doel continu verbeteren en optimaliseren. De PDCA-cyclus is als het ware de motor waarvan het vermogen bepaald wordt door de slagkracht vanuit de governance die vertaald is naar de beheersorganisatie en -activiteiten en gericht is op het realiseren van doelstellingen.
De uitdaging is om alle bouwstenen van interne beheersing in balans te brengen en te houden in relatie tot de te bereiken doelen. En juist hier ligt een belangrijke afstemmingstaak voor de concerncontroller.
In de 2e blog gaan we nader in op de overige bouwstenen van interne beheersing en geven we aan welke daarvan relevant zijn in het kader van rechtmatigheid.
Bent u geïnteresseerd in onze visie en aanpak en wilt u meer weten, bel dan gerust voor een afspraak. Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde biedt.
