Kwaliteitszorgsysteem sinds 1 mei onmisbaar

Het heeft ongeveer 10 jaar geduurd, maar sinds 1 mei is de Wet open overheid (Woo) een feit. De Wet open overheid moet overheden en semi-overheden transparanter maken. Ook moet deze wet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo vervangt ook meteen de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en moet ervoor zorgen dat op lange termijn de informatiehuishouding efficiënter georganiseerd is. Deze wet heeft dus een enorme impact op de interne beheersing van de informatiehuishouding. Een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer is daarom sinds 1 mei onmisbaar.

Door Bart Suers

In de media verschijnen met regelmaat berichten over de vaak gebrekkige staat van de informatievoorziening en het verdwijnen van cruciale informatie door tekortschietende digitalisering. ‘SMS-gate van Mark Rutte’, is een recent voorbeeld dat de slechte reputatie van de overheid met betrekking tot informatiebeheer pijnlijk duidelijk maakt. Dit actuele voorbeeld op het hoogste bestuursniveau van Nederland toont hoe hardnekkig het probleem is. Betrouwbare informatie is het bestaansrecht van elke overheidsorganisatie. Met de inzet van een kwaliteitszorgsysteem wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding aantoonbaar beheerst en verbeterd. Daarom zetten we graag het nut, de noodzaak en urgentie onder elkaar.

Nut 

In Artikel 16 van de Archiefregeling staat hét mandaat om de kwaliteit van informatiebeheer intern te organiseren. Dit artikel omvat de verplichting om het beheer van archiefbescheiden te onderwerpen aan toetsbare eisen in een kwaliteitssysteem. En om overheden te helpen om dit uitvoerbaar te maken verscheen eind 2015 de eerste versie van: een handreiking Kwaliteitssysteem duurzaam Informatiebeheer voor Decentrale Overheden (KIDO). Daarin staan de uitgangspunten waarmee de processen rondom informatiebeheer dusdanig kunnen worden ingericht. Zodat zowel de kwaliteit als de continue verbetering kunnen worden aangetoond.

Noodzaak 

De afgelopen jaren is er allerlei wetgeving ontwikkeld. Wetgeving die ervoor zorgt dat informatiebeheer niet langer kan worden verantwoord via Excel lijsten. Enkele wetten die strikte eisen stellen zijn: Wet RGT, de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), De Wet Digitale Overheid (WDO), De Omgevingswet, de AVG en vanaf nu de Wet open overheid (Woo). Samen zorgen ze voor een tsunami aan verantwoordingslast die de komende jaren alleen maar zal toenemen. Tel daarbij op dat de hoeveelheid digitale informatie elke twee jaar verdubbelt én dat de beschikbare kennis en ervaring als gevolg van vergrijzing en uitstroom bij de overheid in rap tempo afneemt. We hebben dus te maken met een situatie die vraagt om prioriteit en aandacht.

Urgentie 

Het organiseren van de kwaliteit van informatiebeheer niet prioriteren en ‘er even bij doen’ is gevaarlijk en gedoemd om te mislukken. Kijk naar de majeure impact van de Woo. Je moet als overheidsorganisatie alle digitale informatie in beeld hebben op kwalitatieve wijze. Je moet weten hoe digitale informatie is geclassificeerd, wanneer het is bewaard, gebruikt, en eventueel vernietigd moet worden. Een groot deel moet vanaf nu vervroegd openbaar gemaakt worden. Maar dan moet je wel weten over wélke informatie het gaat.

Voldoen aan de Woo

Er zijn overheidsorganisaties die inmiddels een echt werkend kwaliteitssysteem hebben, dat ook blijvend geborgd is. Het opgezette proces zorgt ervoor dat de inhoud (de kennis die ervoor nodig is) vanuit het proces wordt ondersteund en niet door de vakspecialisten. Proces borgt de inhoud dus. De oplossing is om de interne beheersing van de informatiehuishouding onder te brengen in een integrale interne beheersingsaanpak. Interne beheersing gaat namelijk over het vermogen van een organisatie om betrouwbare doelstellingen te realiseren, onzekerheden aan te pakken en integer te handelen. Steeds meer organisaties zijn vanuit verschillende invalshoeken of disciplines bezig met deze vorm van integrale interne beheersing.

Van papier naar praktijk: een kwaliteitszorgsysteem dat écht werkt

Een kwaliteitszorgsysteem is een primaire applicatie voor elke informatieprofessional die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de informatievoorziening en aan de slag gaat met de uitvoeringsvereisten van de Woo. Een kwaliteitssysteem geeft inzicht in de feitelijke stand van zaken over de toetsbare kwaliteit van de uitvoeringsprocessen. Bovendien kun je dankzij een kwaliteitszorgsysteem op elk gewenst moment verantwoording afleggen aan bijvoorbeeld je toezichthouder. Key2Control heeft inmiddels vele jaren ervaring met ons kwaliteitszorgsysteem. Het is in gebruik bij vele gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Wil je meer weten over ervaringen van klanten en onze aanpak om de kwaliteit van informatiebeheer goed te organiseren? Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde heeft. Neem gerust contact op.