Naar een stabiele beheersorganisatie op basis van Management Control 1/2

Deel 1 van 2

Organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met het gevraagd én ongevraagd verantwoorden van hun prestaties en activiteiten. Dat zorgde ervoor dat de afgelopen jaren steeds meer vakdisciplines die verantwoording op hun eigen manier hebben ingericht. Het gevolg daarvan is dat de meeste organisaties geen integrale aanpak van interne beheersingsprocessen hebben waardoor een effectieve aansturing en regie ontbreken.

Door Bart Suers

Management Control zien wij als het vermogen van een organisatie om onzekerheden aan te pakken, integer te handelen en betrouwbare uitkomsten te realiseren op de gestelde doelen. Een samenspel van het continu op elkaar afstemmen van interne beheersprocessen, het organiseren van de juiste kennis bij de juiste mensen en het borgen van de uitvoeringskwaliteit.

Hoe organiseer je Management Control?

Het is best een ingewikkelde opgave om daar grip op te krijgen vanuit een organisatie breed perspectief. Daarom zijn veel organisaties ook zoekende om Management Control te organiseren op een efficiënte en effectieve wijze. En dat betekent dus dat je aantoonbaar moet maken wat je doet, waarom je doet wat je doet en dat je daarvoor de juiste kennis hebt geborgd. En daarbij voldoende flexibel moet zijn om vanuit verschillende behoeften te kunnen bedienen. Denk aan een meer risico gebaseerde of audit gebaseerde benadering.

Wat is de aanpak die Key2Control toepast?

Onze visie is dat organisaties efficiënter kunnen werken en effectiever kunnen zijn in het leveren van voorspelbare organisatieprestaties als de uitvoeringskwaliteit een voorspelbare uitkomst wordt en geen toevallige uitkomst blijft zoals nu vaak het geval is. In toenemende mate zien we dat overheidsorganisaties maar ook bedrijven langzamerhand dreigen te bezwijken onder de verantwoordingsdruk. Dat staat in de toekomst elke organisatie te wachten. Aantoonbaar verantwoording kunnen afleggen wordt van levensbelang. De mate waarin je dit slim en efficiënt organiseert is straks van grote invloed op de maatschappelijke legitimiteit van organisaties.

De Key2Control software en aanpak om daarin succesvol te zijn is gebaseerd op 5 principes. We passen deze aanpak al jaren toe bij met name overheids- en semi-overheidsorganisaties. Deze aanpak is echter ook eenvoudig toepasbaar bij bedrijven, zorginstellingen en pensioen- en verzekeringsbedrijven.
In dit artikel lichten we alvast twee principes toe:

1. Het toepassen van standaardisatie

Interne beheers- en verantwoordingsprocessen zijn vaak versnipperd georganiseerd; rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet op dezelfde wijze belegd voor elk beheersingsproces. Vaak blijkt ook dat het onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor wat, wanneer en waarom eigenlijk. Dat betekent ook dat de uitvoering ervan vaak een toevallige uitkomst oplevert die niet voldoende aantoonbaar kan worden onderbouwd en afhankelijk is van de kennis van een persoon op dat moment. In de Key2Control software passen we het principe van standaardisatie toe door alle kennis onder te brengen in toetsbare frameworks. Deels wordt daarin voorzien door instituten als ISO of NEN en ook de overheid zelf. Maar voor bijvoorbeeld bedrijfscontinuïteitsbeheer, fiscale- en financiële rechtmatigheidsverantwoording gebeurt dat niet. Daarom hebben wij ook díe kennisgebieden gestandaardiseerd in frameworks die elke organisatie kan toepassen. Die frameworks kunnen normenkaders zijn om compliancy aan te tonen, risicokaders om risicomanagementaspecten te kunnen toepassen en auditwerkprogramma’s om interne controle op te zetten en uit te voeren. Zo wordt in onze software al sinds 2013 gewerkt met uiteenlopende frameworks voor informatiebeveiliging

2. Het inrichten van een eenduidige structuur

Er bestaan veel misverstanden over de relatie tussen opzet, bestaan en werking. In feite kijk je naar het totaal, dus naar datgene wat je van plan bent, wat je daadwerkelijk doet en hoe dat functioneert als geheel. En niet naar de afzonderlijke elementen. En door te voorzien in de eenheid van opzet-bestaan-werking kan elke vakdiscipline vanuit dezelfde structuur werken. De context, oftewel de inhoud, van het vak kan op eigen wijze getoetst worden en is toch vergelijkbaar met de andere vakdisciplines. De basis daarbij vormt de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus; de kwaliteitsmanagementmethode van Deming die bewezen succesvol is. Maar om succes te hebben zijn er wel een paar afhankelijkheden die je ook moet gaan beheersen.

In het volgende artikel bespreken we de overige 3 punten:
Het bevorderen van samenwerking, het creëren van samenhang en het streven naar een stabiele beheersorganisatie.

Wil je meer weten?

We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd van toegevoegde waarde is.
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.