Naar een stabiele beheersorganisatie op basis van Management Control 2/2
Deel 2 van 2
Organisaties worden in toenemende mate geconfronteerd met het gevraagd én ongevraagd verantwoorden van hun prestaties en activiteiten. Dat zorgde ervoor dat de afgelopen jaren steeds meer vakdisciplines die verantwoording op hun eigen manier hebben ingericht. Het gevolg daarvan is dat de meeste organisaties geen integrale aanpak van interne beheersingsprocessen hebben waardoor een effectieve aansturing en regie ontbreken.
Door Bart Suers
In het eerste deel van deze serie beschreven we twee principes van Management Control, namelijk het toepassen van standaardisatie en het inrichten van een eenduidige structuur. In dit tweede deel beschrijven we graag de overige drie punten: het bevorderen van samenwerking, het creëren van samenhang en het streven naar een stabiele beheersorganisatie.
Management Control zien wij als het vermogen van een organisatie om onzekerheden aan te pakken, integer te handelen en betrouwbare uitkomsten te realiseren op de gestelde doelen. Een samenspel van het continu op elkaar afstemmen van interne beheersprocessen, het organiseren van de juiste kennis bij de juiste mensen en het borgen van de uitvoeringskwaliteit.
3. Het bevorderen van samenwerking
Het inrichten van de PDCA-cyclus op basis van de principes van standaardisatie en structuur heeft als effect dat samenwerking min of meer al gaat ontstaan tussen de verschillende betrokkenen. Dat komt omdat de mensen die ermee bezig zijn elkaar niet langer hoeven te begrijpen vanuit de inhoud, hun eigen wereld van waaruit het heel lastig is om met elkaar af te stemmen, maar vanuit die integrale benadering van opzet, bestaan en werking. Communicatie en afstemming gaan dus niet langer over de vraag waarom ben je met inhoud x of y bezig maar over de vraag waar sta je in je PDCA-cyclus. Die vraag begrijpen mensen heel snel en dat maakt communicatie laagdrempelig en ook het aansluiten van andere vakdisciplines veel eenvoudiger. Natuurlijk wordt PDCA ook ervaren als een keurslijf door sommigen maar het is nog altijd een eenvoudiger keurslijf dan een specifieke methode die iemand bedacht heeft en die je helemaal moet leren doorgronden.
4. Het creëren van samenhang
Door in te haken op de PDCA-cyclus ontstaat een bepaald ritme in de organisatie. De Key2Control software vervult daarin feitelijk de interface om vanuit al die, inhoudelijk totaal verschillende, bedrijfsprocessen een eenduidig beeld te geven. Ook al verschillen bedrijfsprocessen bijvoorbeeld op het gebied van volwassenheid, toch worden ze vergelijkbaar vanuit opzet, bestaan en werking. De software biedt daarvoor standaard rapportages waarmee binnen enkele seconden de feitelijke stand van zaken op dat moment kan worden aangetoond. Dat scheelt natuurlijk heel veel tijd, maar is ook prettig omdat de rapportages het management en de directie ook voeden met gelijkluidende informatie om een oordeel te kunnen geven of een besluit te kunnen nemen. Bedrijfsprocessen kunnen daarmee onderling worden beoordeeld op kwaliteit én prestatie zonder dat daarvoor specifieke inhoudelijke kennis vereist is. Dat maakt ook besluitvorming een stuk eenvoudiger.
5. Het streven naar een stabiele beheersorganisatie
Vanuit die samenhang wordt het ook steeds overzichtelijker waar op gestuurd moet worden. De software stelt automatisch de benodigde beheers- en verbetermaatregelen voor waarvan de impact op de organisatie verder kan worden gekwantificeerd. Bij Management Control wordt vaak gekeken naar de lasten omdat de lusten niet inzichtelijk gemaakt worden. In de Key2Control software kan die impact heel transparant worden gemaakt; je kunt exact volgen wat het uitvoeren van een beheers- of verbetermaatregel kost én oplevert. De route naar die stabiele beheersorganisatie blijft natuurlijk het bepalen van de juiste prioriteiten en is dan ook een continu proces van keuzes maken. Daarbij is het van belang om steeds de mate waarin maatregelen worden ingezet en het tempo waar ze gerealiseerd dienen te worden wel af te stemmen op wat de organisatie aankan. Door steeds meer grip te krijgen op de uitvoeringskwaliteit in bedrijfsprocessen en steeds meer betrouwbare uitkomsten te zien ontstaan in de organisatieprestatie, wordt die route naar een stabiele beheersorganisatie steeds duidelijker.
Wil je meer weten over onze aanpak?
Lees hier deel 1 van deze serie over Management Control >>
Ben je benieuwd naar de échte praktijk?
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd van toegevoegde waarde is.
Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We brengen je graag in contact met organisaties die deze aanpak al hebben toegepast.
