Privacy registers overheid slecht toegankelijk

Veel overheidsinstanties hebben hun privacy register van verwerkingsactiviteiten niet op orde, zo blijkt uit een onderzoek van de Open State Foundation. Deze stichting werkt aan digitale transparantie door publieke informatie beschikbaar te krijgen als open data en deze toegankelijk te maken voor hergebruik.

De stichting onderzocht de beschikbaarheid en kwaliteit van verwerkingsregisters van alle Nederlandse ministeries, provincies en gemeenten. Van de 379 overheden ontving de stichting 246 registers. Bijna een kwart (89) daarvan stond gewoon online en de rest bemachtigde de organisatie na informatieverzoeken. De overige weigerden het verzoek of gaven aan het register nog niet te kunnen delen omdat ze er nog aan werkten.

Een privacy register vermeldt welke persoonsgegevens waarom worden verwerkt, met wie deze data worden gedeeld, wie ervoor verantwoordelijk is, hoe lang de gegevens worden bewaard en hoe de beveiliging ervan is geregeld. De AVG verplicht elke organisatie zo’n overzicht bij te houden en deze beschikbaar te stellen aan de betrokkenen.

Grote verschillen
De privacy registers blijken per overheid sterk te verschillen. En dat terwijl bijvoorbeeld gemeenten over het algemeen dezelfde taken hebben en daardoor veelal dezelfde persoonsgegevens om dezelfde redenen verwerken.

Grote overheidsorganisaties melden gemiddeld meer verwerkingen dan kleine organisaties. Vaak betekent een groot aantal verwerkingen ook een kleiner detailniveau van het register. Hoe kleiner het detailniveau, hoe lastiger het is om het register actueel te houden, waarschuwt de stichting

Overheden baseren hun register momenteel in slechts 16% van de gevallen op een modelregister, zoals dat van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). 63% van de ontvangen registers blijkt incompleet. Er ontbreken een of meerdere wettelijk verplichte kolommen. Daarnaast staat in 83% van de registers informatie die niet verplicht is. Ze worden bovendien in uiteenlopende bestandsformaten gepubliceerd.

Standaard
De Open State Foundation pleit voor een gestandaardiseerd, machine-verwerkbaar en open verwerkingsregister. ‘Dit maakt het zowel voor overheden als voor de samenleving een bruikbaar register’, zegt Tom Kunzler, adjunct-directeur van de Open State Foundation. Volgens hem is een openbaar, herbruikbaar en actueel register belangrijk voor een samenleving die wil weten welke persoonsgegevens overheden verwerken en beheren.

bron: computable.nl