5 voordelen van het normenkader ICT Leveranciersmanagement
Terugblik webinar ICT-Leveranciersmanagement maart 2023
Recent lanceerden we onder grote belangstelling de nieuwe versie van het normenkader ICT-Leveranciersmanagement tijdens een webinar van eSpecialisten en Key2Control. Bij de meeste organisatie bleek dat ICT-Leveranciersmanagement geen onderdeel uitmaakt van een integrale interne beheersingsaanpak. Gevolg: verouderde ICT-systemen, versnipperde kennis en gebrek aan regie over het ICT-Leveranciersmanagement zijn aan de orde van de dag. Tijdens het webinar werd duidelijk dat ICT-Leveranciersmanagement als onderdeel van een interne beheersingsaanpak aantoonbare verbetering zichtbaar maakt en aantoonbaar bijdraagt aan een stabiele (ICT) beheersorganisatie.
Door Bart Suers
In control over ICT-Leveranciersmanagement
Per jaar wordt in Nederland 1,5 miljard uitgegeven aan ICT door de 345 gemeentes. Dat is per inwoner maar liefst 90 euro per jaar. En dan hebben we de ICT kosten van de rijksoverheid, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen nog niet eens meegeteld. Kan dat niet efficiënter? Dat móet efficiënter! Hóe weet je dat jouw ICT-overzicht compleet en in control is? Het Key2Control normenkader ICT-Leveranciersmanagement biedt dat overzicht. Stapsgewijs loop je alle onderdelen van ICT-Leveranciersmanagement door. Je weet daardoor zeker dat geen onderdeel overgeslagen of vergeten wordt. Op basis van het normenkader wordt in een heel eenvoudig overzicht duidelijk in hoeverre jouw organisatie in control is over ICT-leveranciersmanagement. Zo wordt heel eenvoudig toetsbaar of je in control bent of welke stappen je nog moet zetten om in control te zijn over je ICT-Leveranciersmanagement. Het normenkader biedt concrete handvaten om de juiste gesprekken met leveranciers te voeren. Hiermee houd je jullie ICT zélf in de hand.
1. De kracht van gebundelde kennis
Dankzij het normenkader kun je scherper uitvragen. Als je weet wat het probleem is en als je weet wat je écht nodig hebt, kun je de beste oplossing daadwerkelijk vinden. Zo ondersteunt het normenkader bij het vormen van beleid hoe IT kan landen in de organisatie. Hoe verhouden applicaties zich tot elkaar? Dat is belangrijk om te weten omdat ze allen onderdeel van een groter geheel zijn. Omdat dankzij het normenkader voor iedereen duidelijk wordt waar de organisatie staat qua ICT-Leveranciersmanagement, wordt ook duidelijk wat er al geregeld is en wat nog niet. Dankzij dit overzicht wordt de inkoop en het beheer van ICT eenvoudig overdraagbaar op andere personen, bijvoorbeeld wanneer iemand de organisatie verlaat.
2. Het kader van een evenwichtige samenwerking
Het normenkader ondersteunt overheidsinstanties bij het opstellen van de inkoopvoorwaarden. Welke vragen moet je expliciet stellen en welke afspraken moet je concreet vastleggen in de voorwaarden zodat het risico aan de gemeentelijke kant zo klein mogelijk wordt? En dat is niet door het risico altijd maar bij de leverancier te leggen. Het normenkader biedt handvatten voor het vinden van balans en het maken van duidelijke afspraken.
3. De levenscyclus van samenwerken in kaart
Vaak wordt bij aanschaf nog niet nagedacht over de houdbaarheidsduur van je applicatie. Doe je dat wel bij aanschaf, dan ben je zelfs al te laat. In een vroeg stadium is deze vraag al legitiem vanuit een continuïteitsbelang. In de praktijk worden contracten afgesloten voor 10 jaar. Want dat biedt zekerheid en rust. Toch? Maar wat als de oplossing over 2 jaar verouderd is of niet meer past bij de organisatie die je dan bent? Een voorbeeld van verandering in jouw leveranciersmanagement is dat jouw organisatie in plaats van een 10-jarig contract een contract afsluit met de ICT-leverancier voor 2 jaar met optie tot verlenging. Zo blijf je als gemeente in de lead en dat houdt de leverancier scherp om een goede oplossing te blijven bieden. Ook het maken van duidelijke afspraken over de exit regeling komen aan bod. Nog voordat je begonnen bent met de nieuwe samenwerking moet je inderdaad afspraken maken over wat er gebeurt als de samenwerking (vroegtijdig) stopt. ICT-leveranciers kunnen beschikken over jouw data, waardevolle data. Dankzij het normenkader weet je exact welke vragen je moet stellen om te komen tot een exit regeling die in jóuw voordeel is. Data blijft eigendom van jouw organisatie. Altijd. Maar maak ook afspraken over de vorm waarin je de data ontvangt, deze moet ook na beëindiging van de samenwerking herbruikbaar zijn voor de organisatie én in een opvolgend systeem. Vanuit het normenkader is continuïteit gegarandeerd. Kijk breder dan alleen die ene applicatie. Wanneer je IT niet goed geregeld is, loop je vroeg of laat vast in je dienstverlening. Welke applicaties draaien er allemaal binnen jouw organisatie? Hoe zijn die met elkaar verbonden? Op welke manier zijn ze afhankelijk van elkaar? Welke informatie wordt uitgewisseld? Wanneer één systeem er tussenuit gehaald of vervangen wordt, welke consequenties heeft dat voor de andere systemen? En welke invloed heeft dat op het beheren van het totaal? Heb je dat inzichtelijk?
4. Een gemeenschappelijke aanpak schept duidelijkheid
Het normenkader volgt de PDCA-cyclus. Daarmee wordt een gestandaardiseerde aanpak en een eenduidige structuur geïntroduceerd die voor de hele organisatie begrijpelijk en bruikbaar is. Het normenkader biedt houvast voor de hele organisatie. Stapsgewijs loop je alle onderdelen van ICT-Leveranciersmanagement door. Je weet daardoor zeker dat geen onderdeel overgeslagen of vergeten wordt. Dankzij het normenkader krijg je inzicht in welke applicaties je hebt. Daardoor wordt ook duidelijk welke je níet (meer) nodig hebt. Dankzij het overzicht dat je krijgt, kan afscheid genomen worden van overbodige applicaties.
5. De investering verdien je dubbel en dik terug.
Natuurlijk vergt het normenkader ook een investering. Maar daarmee beschik je dan ook over een kwaliteitssysteem waarin je vanuit standaard rapportages met 2 muisklikken kunt rapporteren over de feitelijke stand van zaken, zowel intern als extern. Werken met het normenkader bespaart een externe accountant en interne medewerkers veel tijd omdat ze niet meer hoeven uit te zoeken hoe alle systemen met elkaar verbonden zijn.
Nieuw
Onlangs werd de nieuwe versie van het normenkader ICT-Leveranciersmanagement in de Key2Control software gelanceerd. Het boek “Reset de gemeentelijke ICT” vormde de basis voor een herziening van een eerder ontwikkeld normenkader voor ICT-Leveranciersmanagement. Daarmee wordt het normenkader inzetbaar voor iedereen die aantoonbaar grip wil hebben op ICT-Leveranciersmanagement. Het normenkader is ontstaan vanuit een uitdaging binnen de overheidsmarkt: te weinig of geen grip op ICT-oplossingen. Met behulp van het normenkader kan elke lokale overheid grip krijgen op ICT-Leveranciersmanagement.
Meer weten?
Bekijk onze oplossingen.
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd toegevoegde waarde biedt. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
Meer weten?
Wil je meer weten over het normenkader en wil je een kijkje krijgen in het normenkader? We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd toegevoegde waarde biedt voor allebei.
