Hoe gemeenten vanaf nu écht fiscale beheersing kunnen aantonen

Fiscale beheersing als speerpunt voor gemeenten, ondersteund door Key2Control.

In 2021 kondigde de Belastingdienst nieuwe eisen aan ten aanzien van het fiscale toezicht. Dit nieuwe Doorontwikkelde Horizontaal Toezicht (DHT) van de Belastingdienst is per 1 januari 2023 in werking getreden. De eisen die de Belastingdienst stelt zijn hoger dan voorheen. Vanaf nu verandert dus ook de aanpak én verantwoording voor fiscale rechtmatigheid. Elke gemeente die onder het DHT wenst te vallen, moet toewerken naar aantóonbaar in control zijn. Een aantal gemeenten maakt hiervoor gebruik van de Key2Control software. Hoe, dat leggen we uit in deze blog.

Door Gerrit Goud

Aandacht voor fiscaliteit bij gemeenten is de laatste jaren fors gestegen als gevolg van een groei in fiscale risico’s. Die risico’s vloeien voort uit de fiscale complexiteit in de context van gemeenten, fiscale rechtmatigheid (compliance) in relatie tot de financiële rechtmatigheid en een toename van fiscale boetes en naheffingen. Dit alles heeft tot gevolg dat er een sterke behoefte is aan fiscale zekerheid.

Eisen DHT wordt ‘los zand’ zonder beheersingsproces

Om die fiscale zekerheid te kunnen bieden komt de Belastingdienst gemeenten tegemoet met een nieuw convenant Doorontwikkelde Horizontaal Toezicht (DHT). De eisen van de Belastingdienst voor DHT lopen parallel aan een integrale benadering om grip te krijgen en te behouden op fiscale risico’s (keyrisks). De kern hierbij is om het fiscale vraagstuk niet direct te benaderen vanuit de inhoud, maar vanuit het fiscaal interne beheersingsproces. Dat proces is gericht op continu verbeteren en het op een aantoonbare wijze afleggen van verantwoording. Dat klinkt tegenstrijdig, maar zonder intern beheersingsproces waarin de fiscale inhoud is ingebed, is die inhoud als ‘los zand’ en niet geborgd. De insteek van interne beheersing is om als het ware ‘cement’ te creëren voor het bouwen van muren voor een fiscaal huis volgens een daarvoor opgesteld bouwplan. Dat impliceert een multidisciplinaire aanpak met voldoende beschikbare kennis rondom fiscaliteit en interne beheersing.

Fiscale volwassenheid moet omhoog

Het uitgangspunt is dat gemeenten zelf controles en zelfevaluaties uitvoeren en voorleggen aan de Belastingdienst. Daarmee kunnen ze aantonen fiscaal “in control” te zijn.  Om dit te kunnen doen, is een intern beheersingssysteem oftewel een Tax Control framework (TCF) onvermijdelijk. Vertellen wat je doet volgens het oude convenant dat vooral gebaseerd was op wederzijds vertrouwen is daarmee definitief voorbij. Je moet het nu écht laten zien. En dat betekent één of meerdere treden omhoog op de volwassenheidsladder van interne beheersing.
Maar hoe doe je dat?
Simpelweg door te voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst:

• Bereidheid om transparant te zijn.
• Een zakelijke werkrelatie die toezicht mogelijk maakt.
• Een gedocumenteerde fiscale strategie.
• Een fiscale risicoanalyse vóóraf.
• Een adequate jaarlijkse monitoring ten aanzien van keyrisks.
• Voldoende kwaliteit gegevens nodig voor belastingheffing derden.

Fiscale beheersing aantoonbaar met Key2Control

De Key2Control software bevat al deze kenmerken voor een TCF zoals de Belastingdienst bedoelt, inclusief toetsbare normen die relevant zijn om grip op fiscaliteit te behouden. Dat geldt zowel voor de omzetbelasting / btw-compensatiefonds, de loonbelasting als vennootschapsbelasting. Het hele samenspel van beleid, governance, beheerorganisatie, financieel systeem, verwerking, interne controle, aangifte, fiscaal dossiers, fiscale risico’s en audits komt aan de orde.  In de software van Key2Control is dit qua functionaliteit een integratie tussen de basismodule, risicomodule en auditmodule:

• De basismodule is voorzien van voorgedefinieerde toetsbare normen met een ingebouwde PDCA-engine.
• Met de risicomodule bepaal je de fiscale “keyrisks” waarop gericht gestuurd kan worden. Daarmee komen eveneens de fiscale “keycontrols” in beeld waarop de focus ligt als het gaat om het aantonen van de effectieve werking van deze controls.
• Met de auditmodule kun je de effectieve werking aantonen van uw beheersmaatregelen en de bewijslast daarvoor deugdelijk vastleggen.

Deze risicogebaseerde benadering met behoud van totaaloverzicht is voor alle belanghebbenden (stakeholders) laagdrempelig en gebruikersvriendelijk en sluit aan op datgene wat de Belastingdienst graag ziet.

Ontwikkeling én resultaat

De eerste gemeenten zijn al in 2022 van start gegaan met Key2Control. Binnen die samenwerking zijn de fiscale normenkaders voor btw/bcf, loonbelasting en Vpb voor het TCF inclusief een set fiscale risico’s ontwikkeld. Elk normenkader bestaat overigens uit een samenhangende set van toetsbare normen die alle relevante fiscale aspecten raakt. Het resultaat hiervan, inclusief de vereiste documentatie voor een DHT, is voorgelegd aan de Belastingdienst. De Belastingdienst gaf tijdens de presentatie aan positief te zijn over de aanpak en transparantie. De aanpak is hoe zij het graag zien.

Fiscale beheersing is onderdeel van een management control systeem (MCS)

De fiscale rechtmatigheidsverantwoording in Key2Control maakt onderdeel uit van het Management Control Systeem (MCS). In de software staat centraal dat het proces interne beheersing volgens gangbare beheersingsprincipes op elk gewenst thema toegepast kan worden. Momenteel zijn dat informatiebeveiliging, bedrijfscontinuïteit, integriteit, AVG, Wpg, fiscale en financiële rechtmatigheid op uitgaven en inkomsten. Het MCS biedt daarmee een basis vanuit één systeem voor het standaardiseren, structureren en continueren van interne beheersing en te groeien naar een gewenst niveau van volwassenheid. Geen losse eilandjes meer, maar één geïntegreerde aanpak voor alles wat je wenst te beheersen.

Meer weten?
Schrijf je in voor het webinar op 23 maart 2023.

Op donderdag 23 maart van 13:00 uur -14:00 uur organiseren we het webinar “DHT en Tax Control Framework”.

Tijdens het webinar vertellen we meer over de werking van het Tax Control Framework en demonstreren we deze live in de Key2Control software. Het webinar is voor alle geïnteresseerden in dit onderwerp. Dit webinar is relevant voor fiscaal adviseurs en -medewerkers, voor financieel leidinggevenden, voor (concern)control en VIC medewerkers.

Ben je benieuwd wat Key2Control kan betekenen voor jouw organisatie?

Ook voor organisaties die niet voornemens zijn een DHT aan te gaan met de Belastingdienst biedt het Tax Control Framework van Key2Control de nodige fiscale zekerheid die elke organisatie wenst.

We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd van toegevoegde waarde is. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.