Key2Control: Van idee tot ontstaan   

Blogserie 10 jaar Key2Control | Deel 1: Van idee tot ontstaan

Key2Control ontstond in 2013 dankzij de gedrevenheid van oprichter Gerrit Goud. Als accountant en IT-liefhebber zag hij onbenut potentieel in automatisering en data-analysewant, hoe kon de eerste lijn betrokken worden bij interne beheersing, zonder te moeten beschikken over diepgaande kennis? Deze vraag leidde tot de uitdaging om interne beheersingsprocessen te standaardiseren en vereenvoudigen. De drang om meer uit automatisering te halen inspireerde hem tot softwareontwikkeling. Gerrit evolueerde van ZZP’er naar pionier in GRC-software, wat tien jaar geleden leidde tot de oprichting van Key2Control.  

In gesprek met Key2Control’ers van het eerste uur Gerrit Goud, Mathijs Mennen en Arie Hartog blikken we terug op de afgelopen tien jaar. In dit artikel vertellen we welk idee en welke visie aan de start van Key2Control staan.  

Noodzaak gebruiksvriendelijke en toegankelijke GRC-software 

In de begindagen van Key2Control onderscheidde oprichter Gerrit Goud zich als pionier in een markt waar GRC-software schaars was, met weinig concurrentie. Met behulp van automatisering moest het mogelijk zijn om (bedrijfs)processen efficiënter en effectiever te beheersen. Hij herkende de noodzaak om gebruiksvriendelijke en toegankelijke software te ontwikkelen, in tegenstelling tot de bestaande complexe systemen gericht op vakexperts. Gerrit: “De uitdaging lag in het betrekken van de eerste lijn (de operationele gebruikers) bij interne beheersing zonder dat zij moesten beschikken over diepgaande kennis. De Key2Control software bood een antwoord op deze behoefte. Belangrijk hierbij was, en is nog steeds, gebruiksgemak en betrokkenheid van een bredere groep gebruikers”.   

Gestandaardiseerde interne beheersing 

Tien jaar geleden was GRC-software schaars en was de markt nog niet volledig klaar voor een GRC-oplossing zoals de Key2Control software bood. Soortgelijke (GRC) software voor procesbeheersing richtte zich vooral op grote, vaak beursgenoteerde, organisaties. Het gebrek aan gestandaardiseerde interne beheersing en de groeiende automatisering van processen bij (kleinere) organisaties waren signalen dat er ruimte was voor verbetering. Gerrit: ”Ik kwam als accountant bij veel organisaties en merkte de behoefte aan grip op interne beheersing op. Bestaande processen waren veelal niet gestandaardiseerd. Veel organisaties werkten met handmatige en ongestructureerde benaderingen in Excel, een inefficiënte manier van samenwerken.” Procesbeheersing bestond voornamelijk uit verschillende processtappen met uitgebreide procedures. Deze bureaucratische werkwijze maakte het bewaken van tijdige en juiste uitvoering een tijdrovende én dus kostbare klus. Bovendien was de uitkomst van de procesbeheersing niet transparant en moeilijk aan te tonen. Het inzicht dat hier voor organisaties veel winst te behalen was en het besef dat interne beheersing niet alleen als kostenpost moest worden gezien, maar als een investering met tastbare meerwaarde, vormden drijvende krachten achter de ontwikkeling van Key2Control.   

Aantoonbaar kunnen verantwoorden 

Gerrit zag kansen om via automatisering de procedures te reduceren. Alleen daar waar in een proces daadwerkelijk een risico werd gelopen moesten beheersingsprocedures worden ingezet. De functionarissen die deze beheersingsprocedures uitvoerden, werden dankzij de software bovendien geautomatiseerd ondersteund in: 

  • Het agendabeheer voor de uit te voeren taken.
  • Informatie over de uit te voeren werkzaamheden.
  • Het werken volgens een normenkader om uitkomsten te kunnen toetsen.
  • De vastlegging van de verantwoording over de werkzaamheden en onderbouwing van de uitkomsten.

Dankzij de Key2Control software krijgen leidinggevenden bovendien geautomatiseerd inzicht in de juiste en tijdige uitvoering van beheersingstaken door hun afdelingsfunctionarissen. Alle uitkomsten zijn transparant en onderbouwd inzichtelijk. Hierdoor zijn organisaties in staat zich aantoonbaar te verantwoorden. Niet geheel onbelangrijk: de inzet van de Key2Control GRC software leidt tot een aanzienlijke efficiency en daarmee kostenverlaging. 

Toetsbare normenkaders 

Het unieke aspect van de software is nog steeds de voorgedefinieerde en begrijpelijke content in de vorm van toetsbare normenkaders. Tegelijkertijd biedt de software ruimte voor maatwerk om aan te sluiten bij de specifieke behoeften van klanten. De actuele en complete normenkaders maken het gebruik van de software eenvoudig en overzichtelijk. Modules kunnen naar wens worden toegevoegd en klanten worden nauw betrokken bij de (door)ontwikkeling van de software. Door de rol als pionier in een veranderende markt en de voortdurende focus op de specifieke behoeften van de markt is Key2Control onderscheidend ten opzichte van concurrenten. De software voegt waarde toe aan organisaties die mogelijk nog niet volledig bewust waren (of zijn) van hun behoefte aan gestandaardiseerde interne beheersing.  

In het volgende artikel van deze blogserie vertellen Arie, Gerrit en Mathijs over de verdere ontwikkeling van de Key2Control software. 

Ben je benieuwd wat Key2Control voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem vrijblijvend contact op met Bart of Tamara.

Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen bij Key2Control?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief.