Toekomstbestendig Informatiebeheer met Doxis Dialoogmodel en de Archiefwet
Overheidsorganisaties worden geconfronteerd met een informatiehuishouding die steeds complexer wordt als gevolg van de diversiteit aan digitale informatie, de verscheidenheid aan informatiedragers en de diversiteit aan informatiebronnen. Daarnaast is informatie vaak nog niet centraal vindbaar, beschikbaar of bruikbaar. Dit maakt een integrale beheersing verbetering en verantwoording van de informatiehuishouding op efficiënte en effectieve wijze lastig voor informatiebeheerprofessionals. In de vorige blog introduceerden we het Doxis dialoogmodel als een nieuwe aanpak die écht werkt. In deze blog gaan we meer in op de combinatie van het gebruik van het Doxis Dialoogmodel met de software van Key2Control.
Door Bart Suers
Waarom Excel niet de oplossing is voor informatiebeheer
Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager met het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Dat is de theorie, maar hoe zit dat in de praktijk? Veelal losse Excebestanden waar niemand meer wijs uit wordt. Want hoe je een kwaliteitssysteem vormgeeft, staat er niet in. En dat is maar goed ook. De vraag is of het gebruik van Excelbestanden wel een goede manier is om een kwaliteitssysteem te organiseren. Het beheersen, verbeteren en verantwoorden van informatiebeheer is een tijdrovende en soms frustrerende klus.
Veel organisaties vertrouwen nog steeds op een lappendeken van losse Excel-documenten. Hoewel deze spreadsheets handig lijken, brengen ze grote uitdagingen met zich mee: versies raken verouderd, inzichten worden versnipperd en samenwerken aan verbeteringen kost onnodig veel tijd. Dit maakt het moeilijk om effectief te voldoen aan regelgeving zoals de Archiefwet en tegelijkertijd grip te houden op dagelijkse processen. Dan is het gebruik van een duidelijke set aan toetsbare eisen voor elke organisatie toch écht een beter alternatief.
Voldoet het Doxis Dialoogmodel aan de vereisten van de Archiefwet?
Ja, met het Doxis Dialoogmodel voldoe je aan Artikel 16 van de Archiefregeling, waarin een kwaliteitssysteem verplicht wordt gesteld. Het model is specifiek ontworpen vanuit de jarenlange ervaring van Doxis Informatiemanagers om informatiehuishouding te verbeteren binnen de wettelijke kaders, zoals de Archiefwet. Door normen zoals KIDO, DUTO en de Baseline Informatiehuishouding te integreren, biedt het model zowel de vereiste structuur als mogelijkheden voor verbetering.
Waarom dit model in de Key2Control software?
De grote valkuil is om het Dialoogmodel informatiehuishouding als Excel bestand te gaan gebruiken. Dat is nadrukkelijk ongewenst. De Key2Control software is essentieel voor het succesvol implementeren van het Dialoogmodel. De software ondersteunt het hele proces: van het meten en beoordelen van de status van alle toetsbare eisen bij informatiebeheer, tot het plannen van verbeteracties en het monitoren van voortgang. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces waarin acties duidelijk zichtbaar zijn en stakeholders altijd op de hoogte blijven van de resultaten.
De voordelen van Key2Control in combinatie met het Doxis Dialoogmodel
Key2Control biedt een bewezen oplossing, omdat het als kwaliteitssysteem voor informatiebeheer al door veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen wordt gebruikt. Dit in combinatie met normenkaders zoals KIDO en NEN16175. Organisaties kiezen voor de Key2Control software, omdat de software intuïtief is en aansluit op de werkprocessen van overheidsorganisaties. De software biedt duidelijke rapportages en dashboards, waardoor teams snel kunnen reageren en voldoen aan zowel interne als externe audits. Dit versterkt de samenwerking tussen lijnorganisatie en informatieprofessionals. Het versterken van de samenwerking is belangrijk, maar het borgen ervan is een must. De software ondersteunt daarom een cyclisch proces op basis van de PDCA-cyclus, waarbij verbeteringen continu worden gemeten en geïmplementeerd.
Door Key2Control te combineren met het Doxis Dialoogmodel ontstaat een toekomstbestendige aanpak die organisaties helpt grip te krijgen op informatiebeheer en tegelijkertijd voldoet aan wettelijke vereisten.
Meer weten?
Ben je benieuwd hoe het Doxis Dialoogmodel in combinatie met Key2Control jouw organisatie kan helpen bij het verbeteren van de informatiehuishouding en het voldoen aan de Archiefwet? Schrijf je dan in voor ons webinar hierover! Tijdens deze webinar gaan we dieper in op de werking van dit model, de voordelen voor jouw organisatie en hoe je het kunt implementeren. Ontdek hoe je het beheer van je informatie efficiënter, effectiever en toekomstbestendig maakt. Mis het niet en meld je snel aan!
Meld je aan voor de webinar Informatie op orde met het Doxis Dialoogmodel
Donderdag 30 januari
11:00 tot 12:00 uur
