Wat zijn vooraf gedefinieerde toetsbare normenkaders?
Binnen het Management Control Systeem (MCS) van Key2Control is sinds kort een nieuwe set vooraf gedefinieerde normenkaders voor financiële rechtmatigheidsverantwoording beschikbaar. In een eerdere blog hebben we hier uitgebreid aandacht aan besteed. In dit artikel leggen we uit wat vooraf gedefinieerde toetsbare normenkaders zijn en hoe gemeenten met behulp van deze normenkaders overzicht en inzicht krijgen.
Door Gerrit Goud
Wij stellen vooraf gedefinieerde normenkaders beschikbaar in het Management Control Systeem van Key2Control. Het MCS is gebaseerd op gangbare beheersingsprincipes, waaronder de PDCA-cyclus met als doel om op een gestandaardiseerde wijze grip te houden op relevante bedrijfsprocessen. Deze werkwijze stelt jou in staat om op een aantoonbare wijze te sturen en verantwoording af te leggen. De Key2Control software ondersteunt hiermee niet alleen financieel gerelateerde bedrijfsprocessen, maar ook bij thema’s als informatiebeveiliging, bedrijfscontinuïteit, privacybescherming (AVG en Wpg), integriteit, archiefbeheer en informatiebeheer.
Waarom normenkaders?
Voor interne beheersing, met als doel sturing en aantoonbare verantwoording, zijn toetsbare normen essentieel om aan te geven in hoeverre aan deze normen wordt voldaan. Dit is een basisprincipe, omdat controleren simpelweg het toetsen aan normen inhoudt.
Vertaalslag naar toetsbare normenkaders om grip te houden op rechtmatigheidseisen
Gemeenten zijn bekend met het normenkader rechtmatigheid. Dit overzicht van wet- en regelgeving en vastgestelde verordeningen zijn gerelateerd aan financiële bedrijfsprocessen. Jaarlijks wordt dit overzicht vastgesteld door de gemeenteraad, die daarmee de reikwijdte bepaalt voor de rechtmatigheidscontrole. Waar wij het over hebben, is de vertaalslag van het door de gemeente vastgestelde normenkader naar toetsbare normenkaders om vanuit interne beheersing grip te houden op de gestelde rechtmatigheidseisen.
Wat zijn normenkaders?
De normenkaders in het Management Control Systeem van Key2Control bestaan uit een samenhangende set van toetsbare normen, elk voorzien van een begrijpelijke uitleg en bijbehorende stuurvragen. Denk bij gemeenten in het kader van de financiële rechtmatigheid bijvoorbeeld aan inkoop en aanbesteding, personeel en salariskosten, subsidieverstrekkingen, bijstandsuitkeringen, grondexploitaties, verbonden partijen en financieel beheer. Voor de inkomstenkant bieden we toetsbare normenkaders voor diverse inkomsten, onderverdeeld in de categorieën algemene belastingen, bestemmingsbelastingen, retributies en overige inkomsten.
Zo’n toetsbaar normenkader heeft qua structuur en omvang veel gemeen met bijvoorbeeld de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) of met diverse nationale en internationale standaarden zoals NEN- en ISO-standaarden. Normenkaders zijn veelal gebaseerd op ‘best practices’ om het implementeren van effectieve beheersmaatregelen te ondersteunen.
Wat-vraag
Bij toetsbare normenkaders draait het vooral om de vraag aan welke eisen voldaan moet worden, niet om de vraag hóe dit moet gebeuren. Hierdoor maakt het in het kader van bijvoorbeeld financiële rechtmatigheid niet uit of het gaat om de gemeente Den Haag of Harlingen; dezelfde eisen zijn voor beide gemeenten van toepassing. In die zin verschillen gemeenten niet. De variatie ligt voornamelijk in de manier waarop aan deze eisen wordt voldaan, oftewel in de ‘hoe’-vraag.
Interesse?
De voordelen van het gebruik van toetsbare normenkaders in combinatie met het MCS van Key2Control zijn enorm, variërend van kennisbehoud, kwaliteitsverbetering tot kostenbesparing op het gebied van interne beheersing. Hierover binnenkort meer in de volgende blog: De 6 grote voordelen van toetsbare normenkaders.
Heb je interesse of wil je meer weten over het gebruik van onze normenkaders in het kader van interne beheersing? Neem zeker contact met ons op. We beschikken over voldoende referenties die een duidelijk beeld geven van het gebruik van normenkaders binnen het MCS van Key2Control en de toegevoegde waarde voor jouw organisatie.
