Hoe pak je de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem aan?
Blog #3
Dit is het derde artikel van onze vierdelige blogserie in samenwerking met Doxis over de kwaliteitszorg bij informatiebeheer
In een tijd waarin informatie hét belangrijkste kapitaal is, kan de moderne informatieprofessional niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Die boodschap stond centraal in het webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hier vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels deze vierdelige blogserie.
In dit derde deel bespreken we wat ervoor nodig is om een kwaliteitszorgsysteem succesvol te implementeren. Want dat gaat veel verder dan een systeem implementatie!
Door Alwin De Schepper
Het nut, de noodzaak en de urgentie van een kwaliteitszorgsysteem is helder. Het is gewenst en zelfs noodzakelijk om beheersbaar met de informatie in uw organisatie om te gaan. Dat de praktijk weerbarstiger is dan de theorie, blijkt ook voor de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem. Er zijn echter meerdere redenen om de implementatie van het kwaliteitszorgsysteem nú al uit te voeren: zo zijn de diverse normenkaders met beheersmaatregelen al gedefinieerd en is de hele interne beheersing van kwaliteit van de uitvoeringsprocessen is in veel organisaties ook niet nieuw meer. Graag deel ik onze ervaring hierin.
Klein beginnen
In het kader van kwaliteitsmanagement bestaat de eerste stap uit het onderscheiden van verschillende soorten werk alsook het erkennen en toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. Professionals moeten begrijpen wat dit betekent voor digitale informatie (digitaal bewustzijn). Hier loert het gevaar dat je jezelf al kunt verliezen door gelijk de hele organisatie te betrekken. Houd het in het begin vooral klein en beheersbaar door met een kleine groep professionals aan de slag te gaan.
Software is onderdeel van de oplossing
Vaak wordt gedacht dat de aanschaf van een softwaresysteem een boost geeft aan het verkrijgen van draagvlak in de organisatie bij het uitvoeren van kwaliteitszorg en het bieden van continuïteit om dat blijvend te organiseren. Helaas! Met alleen de software ben je er nog niet. De implementatie van een kwaliteitszorgsysteem is meer dan software. Juist die software wordt vaak als een obstakel gezien, als deze niet wordt uitgevoerd conform duidelijke afspraken en belegde verantwoordelijkheden. Ook dat moet je dus goed organiseren. Daarom is ons advies om ook op dit aspect klein te beginnen met interne beheersing: één afdeling met één normenkader.
Acceptatie van de organisatie
De software is dan wel de zichtbare representatie van kwaliteitszorg in de organisatie maar dat betekent niet dat je daarmee ook automatisch beschikt over voldoende draagvlak om dat samen te organiseren en uit te voeren. Bij aanvang van de implementatie van de software wordt deze ingericht en overgedragen aan de kwaliteitszorgmedewerkers als SaaS-oplossing (software as a service). Dit biedt als grote voordeel dat er geen technisch beheer nodig is en het functioneel beheer erg beperkt blijft voor de kwaliteitszorgmedewerkers. Nadat het kwaliteitszorgsysteem is ingericht zal een bewustwording sessie georganiseerd om gezamenlijk een fundament te leggen over het hoe en waarom. Door daarna een gebruikerstraining te geven over de functionele werking hiervan wordt uw organisatie klaar gemaakt voor haar eigen periodieke toetsing.
De zelfevaluatie: de eerste polaroidfoto
Met de kwaliteitsmedewerkers gaan we gezamenlijk de eerste zelfevaluatie uitvoeren. We gebruiken de KIDO norm hiervoor. Concreet organiseren we één of meerdere sessies waarin we samen elke norm bespreken aan de hand van de voorgedefinieerde stuurvragen. Die stuurvragen zorgen voor een eenduidige interpretatie van elke norm. Toch geeft de context van de eigen organisatie nog wel eens aanleiding om hierin een genuanceerde onderbouwing of toelichting op te geven. Daarom begeleiden we dit proces en zorgen ervoor dat die onderbouwing goed gedocumenteerd wordt. Het resultaat is een complete meting van het normenkader en een direct zichtbaar resultaat in grafieken en tabellen. Dat is vaak een juichmomentje omdat dit het eerste visuele beeld is van de feitelijke stand van zaken waar een hele wereld achter zit. Een wereld die je prima onderbouwd kunt uitleggen aan de hand van de standaard rapportages.
Beheers- en verbetermaatregelen; keuzes maken
Met het afronden van die 1e meting ontstaat een lijst van alle maatregelen die je kunt nemen. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen maatregelen die je moet nemen omdat er niet of niet geheel aan de norm kan worden voldaan, of maatregelen om aan te tonen dat je wel aan een norm voldoet. We noemen dit respectievelijk Act en Check maatregelen en komen voort uit de bekende kwaliteitscirkel van Deming. We bespreken samen de aandachtspunten en kiezen de maatregelen die op dat moment belangrijk zijn. De geselecteerde beheers- en verbetermaatregelen gaan we in persoonsgebonden taken uitzetten. Deze taken zijn te allen tijde te monitoren waardoor op elk moment gerapporteerd kan worden over de voortgang. De rapportage kan gebruikt worden voor interne beheersing of richting de inspecteur.
Niet achterover leunen
Het uitzetten van taken blijven we volgen. Neem hierin geen afwachtende houding maar kijk uit voor veel voorkomende valkuilen. Zo wordt het kwaliteitszorgsysteem vaak onterecht alleen voor DIV ingeregeld. DIV is alleen verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging en niet alle medewerkers. Het bewaken van kwaliteit is namelijk een gedeelde verantwoordelijkheid van alle professionals. Dan is het prettig om met een kwaliteitssysteem geen beperkingen te hebben in het aantal gebruikers dat je toegang kan geven. Iedereen moet zijn of haar bijdrage kunnen leveren. Het kwaliteitssysteem moet niet vanuit rechtmatigheid en maar vooral vanuit doelmatigheid worden benaderd. Door dit juist te implementeren ga je van ‘wat is kwaliteit’ naar ‘waarom digitaal werken’. De aandacht ligt dan ook waar het hoort. Digitaal werken is namelijk een randvoorwaarde om je werk te kunnen doen en daarmee faciliteer je ook een belangrijke taak in de organisatie; namelijk legitimiteit van handelen op basis van betrouwbare informatie en rechtmatigheid van besluitvorming. En dat is iets, wat tegenwoordig niet meer vanzelfsprekend is.
Van papier naar praktijk
Doxis en Key2Control werken al twee jaar samen om de kwaliteit van informatievoorziening bij de overheid te verbeteren. We hebben elkaar gevonden vanuit een pragmatische insteek. Dat noemen we van papier naar praktijk. We doen beiden waar we goed in zijn en vullen elkaar prima aan. Doxis legt de focus op het organiseren van beleid en implementatie van het kwaliteitszorgsysteem. Doxis levert de expertise om de juiste vertaalslag van wet- en regelgeving in het eigen beleid en de organisatiecontext te maken en begeleidt zowel mens als de organisatie in de verandering die de invoering van een kwaliteitszorgsysteem met zich mee brengt. Key2Control legt de focus op het faciliteren van hoogwaardige en gebruiksvriendelijke software om de uitvoeringskwaliteit van informatiebeheer te kunnen beheersen en zorgt voor goede begeleiding om het kwaliteitszorgsysteem goed te kunnen gebruiken. Wilt u meer weten over onze ervaringen en aanpak om de kwaliteit van informatiebeheer goed te organiseren? Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde heeft. Neem gerust contact op via onze website.
Wilt u meer weten over onze ervaringen en aanpak om de kwaliteit van informatiebeheer goed te organiseren? Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde heeft.
Neem gerust contact op.
