Van GRC naar MCS?
Bepaal je eigen route en benut vooral deze 5 belangrijke voordelen voor jouw organisatie
Overheidsorganisaties, maar ook zorg- en welzijnsinstellingen, worden geconfronteerd met steeds complexere uitdagingen op het gebied van governance, riskmanagement en compliance (GRC). Hoewel GRC-processen van cruciaal belang zijn, verschuift de focus steeds meer naar management control als een holistische benadering. Hierdoor wordt het mogelijk om bedrijfsprestaties te meten en te verbeteren. In deze blog deel ik mijn ervaringen met organisaties die hun eigen route uitstippelen van GRC naar Management Control en benoem ik 5 voordelen van deze route voor organisaties.
Door Arie Hartog
Beperking van GRC
Hoewel gebleken is dat GRC-processen van vitaal belang zijn voor overheidsorganisaties, bieden ze vaak geen volledig beeld van de prestaties en de gezondheid van een organisatie op integrale wijze. De processen zijn voornamelijk gericht op risico’s en naleving, maar bieden beperkte inzichten in de bredere bedrijfsprestaties. Dat komt vaak omdat GRC software sterk is in één bepaald aspect zoals risicomanagement of auditmanagement en in de uitvoering beperkt ondersteuning biedt aan alle bedrijfsprocessen. Hier komt dus Management Control om de hoek kijken. Management Control omvat een reeks activiteiten en processen die gericht zijn op het meten, analyseren en verbeteren van de prestaties van een organisatie als geheel. Het gaat niet alleen over risico’s en naleving, maar ook over het bereiken van strategische doelen, het beheersen van kosten, het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het stimuleren van groei. Met Management Control richt je een structuur in om de organisatie volgens een gestandaardiseerde benadering samen te laten werken aan beheersing en verbetering van de uitvoeringskwaliteit van vrijwel elk bedrijfsproces, in samenhang met elkaar. Dat biedt een aantal belangrijke voordelen.
Vijf voordelen van Management Control:
1. Holistisch beeld
Management Control biedt een breder perspectief op de prestaties van een organisatie. Het stelt de directie en/of het bestuur in staat om de verbanden tussen verschillende bedrijfsgebieden te begrijpen en strategische beslissingen te nemen op basis van een holistisch overzicht. Op deze manier worden appels met appels vergeleken; informatiebeveiliging met inkoop- en aanbesteden bijvoorbeeld of informatiebeheer met debiteurenbeheer. Totaal verschillende inhoudelijke themagebieden maar toch goed vergelijkbaar op basis van een procesmatige aanpak van continu verbeteren.
2. Sturen op prestaties
GRC-applicaties belichten vaak slechts één of een beperkt aantal aanpalende themagebieden. In plaats van alleen een beperkte focus, zoals risicobeheersing en naleving, stelt Management Control organisaties in staat om proactief te sturen op prestaties van het bedrijfsproces. Deze aanpak helpt bij het identificeren van KPI’s, het meten van prestaties, het identificeren van afwijkingen en het tijdig nemen van de juiste beheers- en verbetermaatregelen.
3. Continu verbeteren
Management Control legt de nadruk op continue verbetering vanuit meerdere invalshoeken. GRC oplossingen gaan prat op het afbeelden van de PDCA-cyclus, maar vullen dit vooral in vanuit een proces- en systeemgerichte benadering of vanuit een transactie- en gegevensgerichte benadering. Bij Management Control wordt gekeken naar de balans tussen het toepassen van beiden door prestaties regelmatig te meten, te analyseren en met elkaar in verband te brengen. Zo kunnen inefficiënties en inconsistenties snel worden herkend en aangepakt om de bedrijfsvoering te optimaliseren.
4. Breder draagvlak voor besluitvorming
Management Control vereist betrokkenheid en leiderschap op alle niveaus in de organisatie. Het management moet het belang van een integrale benadering niet alleen vaststellen maar ook vastleggen én het mandaat geven om uit te kunnen voeren. Daartoe behoort ook bijvoorbeeld de randvoorwaardelijke aanpak die Key2Control heeft ontwikkeld ten behoeve van de implementatie van het Management Control Systeem. Met een beter inzicht en vooral integraal inzicht in de uitkomsten, en daarmee de prestaties, van de organisatie kunnen besluitvormers gefundeerde beslissingen nemen. Zie het als boven de organisatie vliegen met een helikopter. Management Control biedt informatie vanuit de feitelijke stand van zaken, om op elk moment inzicht te hebben in de uitvoeringskwaliteit. Een actueel en feitelijk inzicht op elk gewenst moment is van belang om doordachte strategische keuzes te maken.
5. Flexibel inzetten en schaalbaar groeien
Elke organisatie wordt uitgedaagd om zich voortdurend aan te passen aan een veranderende omgeving. De mate waarin een organisatie in staat is om al die veranderingen te absorberen is afhankelijk van diverse factoren, zoals de beschikbaarheid van voldoende middelen en de juiste mensen. Management Control is een dynamisch proces dat zich voortdurend aanpast aan veranderende omstandigheden. De organisatie zal regelmatig doelstellingen, risico’s en controles moeten evalueren en bijwerken op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen in de bedrijfsomgeving. Het stimuleren van een cultuur van continue verbetering is cruciaal om wendbaar te blijven en kansen te benutten.
Key2Control: bewezen Management Control Systeem
Key2Control ontwikkelt al bijna 10 jaar oplossingen die bijdragen aan de interne beheersing, verbetering en verantwoording van uiteenlopende bedrijfsprocessen. Zo beschikt de Key2Control software ook over uiteenlopende taakspecifieke toepassingen zoals een Business Continuity Management Systeem (BCMS), Information Security Management Systeem (ISMS) en Data Protection management Systeem (DPMS). Veel organisaties die ooit begonnen met GRC in een enkelvoudige oplossing zijn inmiddels doorgegroeid naar een Management Control Systeem. De combinatie van inhoudelijke normenkaders op bedrijfsprocesniveau samen met compliance- audit- en risicomanagement binnen één geïntegreerde omgeving geven onze klanten overzicht en inzicht om hun eigen route uit te stippelen naar een stabiele beheersorganisatie.
Meer weten?
Bekijk onze oplossingen.
We zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek altijd toegevoegde waarde biedt. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
