Waarom kwaliteit van informatiebeheer meten?
Waarom het voor elke organisatie van belang is om de kwaliteit van informatiebeheer te meten? Omdat informatie hét belangrijkste kapitaal is. De moderne informatieprofessional kan daarom niet zonder een goed kwaliteitssysteem.
Sturing op de kwaliteit van informatie moeilijk?
Door de digitalisering en de exponentiele groei van de hoeveelheid informatie wordt grip hebben en houden op informatie een steeds grotere uitdaging. Doordat informatie in steeds meer verschijningsvormen voorkomt, op veel verschillende plekken wordt opgeslagen en gemakkelijk gekopieerd kan worden kunnen bijvoorbeeld documenten eenvoudig worden gedeeld. Van een document zijn daardoor vaak verschillende kopieën in omloop. Zorgvuldig en systematisch beheer lijkt hierdoor onmogelijk. Evenals sturing op de kwaliteit van informatie dat betrekking heeft op betrouwbaarheid, beschikbaarheid en bruikbaarheid.
Duurzaam toegankelijke informatiehuishouding
Ondanks de grote uitdaging om grip te krijgen én houden op informatiebeheer, stelt de overheid steeds strengere eisen. Volgens de Archiefregeling artikel 16 moet elke zorgdrager er namelijk voor zorgen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem. Iedere overheidsorganisatie moet haar handelen kunnen verantwoorden (reconstrueren). Ook moeten overheidsinstanties informatie kunnen verstrekken aan recht- en bewijszoekende burgers of bedrijven, voor cultuurhistorisch onderzoek en bedrijfsvoering. Dat betekent dat digitale informatie zorgvuldig beheerd moet worden. Het kwaliteitssysteem is dus een effectief instrument om de kwaliteit van het informatiebeheer te monitoren en systematisch te verbeteren.
Van papier naar praktijk
Key2Control biedt hoogwaardige en gebruiksvriendelijke software om de uitvoeringskwaliteit van informatiebeheer te kunnen beheersen. Ook vinden we het van doorslaggevend belang om goede begeleiding aan te bieden zodat het kwaliteitszorgsysteem goed en waardevol gebruikt kan worden.
Benieuwd wat Key2Control voor jouw organisatie kan betekenen?
Wil je meer weten over onze ervaringen en aanpak om de kwaliteit van informatiebeheer goed te organiseren? Bekijk de oplossingen die we bieden voor kwalitatief informatiebeheer.
Kijk hier het webinar terug dat Key2Control en Doxis in 2021 gaven over Kwaliteitszorgsysteem Informatiebeheer.
Wij zijn ervan overtuigd dat een persoonlijk gesprek direct toegevoegde waarde heeft. Neem gerust contact op.
