Beter weerbaar dankzij bedrijfscontinuïteitsbeheer (BCM)

Wanneer je als organisatie bedrijfscontinuïteitsbeheer meeneemt als onderdeel van integrale interne beheersing, wordt de organisatie beter weerbaar bij elke volgende crisis. Het implementeren van bedrijfscontinuïteitsbeheer biedt ook perspectief op een hogere bedrijfswaarde. Dat perspectief biedt een interessante invalshoek, namelijk de mogelijkheid om de mensgerichte kant van jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Crisis beheersen

Kenmerkend voor een crisis is natuurlijk dat je die niet ziet aankomen. Zoals bij de COVID-19 crisis, krijg je als organisatie van de ene op de andere dag te maken met de grootste uitdaging in het bestaan. Een buitengewone onstabiele en complexe situatie vormt een bedreiging voor de strategische doelstellingen, reputatie en uiteindelijk het voortbestaan van de organisatie. Deze gevolgen kunnen zeer schadelijk zijn als met name de indruk bestaat dat de organisatie heeft nagelaten zich voor te bereiden op een crisis of er niet in geslaagd is de crisis te beheersen of ervan te herstellen.

Heeft risicomanagement gefaald?

Je zou kunnen redeneren dat risicomanagement als beheersingsinstrument heeft gefaald. Echter die redenatie is ten dele waar. Risicomanagement wordt ingezet als sprake is van een normale bedrijfsvoering met de mogelijkheid allerlei dreigingen te benoemen en deze te voorzien van een risicoprofiel en indien nodig van mitigerende maatregelen. Bij dreigingen in de trant van calamiteiten en crises kom je dan gauw uit op verzekeren en het opzetten van BCM. En dat laatste is een afzonderlijke tak van sport met als doel de continuïteit en het voortbestaan van de organisatie te waarborgen onder alle omstandigheden.

Verantwoordelijkheid BCM

Het zal niemand verbazen, maar het bestuur en de directie zijn verantwoordelijk voor BCM. Zij zijn immers ook degenen die verantwoordelijk zijn voor de strategische doelstellingen en ter verantwoording worden geroepen als die doelstellingen in gevaar komen als gevolg van een calamiteit of crisis. Als bestuur en directie heb je heel wat uit te leggen als er geen ‘oorlogsplan’ gereed is. En natuurlijk zal een ‘oorlogsplan’ een crisis niet geheel afdekken, maar zorgt er wel voor dat ‘officieren en soldaten’ opgeleid en getraind zijn met de juiste competenties, ‘wapens en munitie’. En dat levert de organisatie meer veerkracht en adaptief- en responsvermogen op in tijden van onvoorziene, complexe en onstabiele omstandigheden.

Omdenken door middel van BCM

Die eigenschappen maken een organisatie ook in vredestijd sterker in termen van bedrijfscultuur, ethiek, saamhorigheid, overlevingsdrang en in de geloofwaardigheid en vertrouwen om succesvol te zijn als organisatie. In die zin kan BCM een prima opmaat zijn voor een mensgericht transitieproces. Het beoogde doel, de in te zetten middelen en het resultaat, komen bij BCM namelijk veel nadrukkelijker in beeld. Dit is een interessante invalshoek om vanuit ‘omdenken’ de gewenste menskant van een organisatie via BCM sneller in beweging te krijgen.

Beheerorganisatie BCM

Voor het borgen van BCM is een beheerorganisatie nodig die afdeling overstijgend opereert, geïnitieerd vanuit een top down benadering en direct gelinkt is met de directie. Zonder een beleidskader voor bedrijfscontinuïteit, betrokkenheid bestuur en directie en toereikende middelen is er geen deugdelijke basis voor BCM en zijn alle initiatieven gedoemd te mislukken.

BCM is onderdeel van de normale bedrijfsvoering en ligt op het niveau van concerncontrol, weliswaar met een ander vizier maar met dezelfde vooruitziende blik. De coördinator bedrijfscontinuïteit (BC) is aanspreekpunt voor alle relevante vraagstukken op het gebied van bedrijfscontinuïteit en behoort de bedrijfsprocessen van de organisatie op hoofdlijnen te kunnen overzien en te beschikken over de juiste competenties waaronder netwerkcoördinatie.
De coördinator behoort onder meer inzicht te hebben in:

• alle relevante preventieve en preparatieve maatregelen gericht op het voorkomen van ernstige verstoringen, calamiteiten of crises;
• alle van toepassing zijnde continuïteitsplannen (inclusief een crisisbeheerplan) die her en der belegd zijn in de organisatie elk voorzien van een eigenaar die verantwoordelijk is voor de inhoud en het periodiek updaten van zijn plan;
• een opleidings-, training en oefenprogramma voor elk continuïteitsplan;
• alle uit te voeren verbeterpunten in het kader van bedrijfscontinuïteit.

Doemscenario’s zijn slechts onderdeel van een pragmatische aanpak op basis van ‘reverse engineering’, die niet in deze blog worden behandeld.

QuickScan BCM

Het is natuurlijk niet zo dat een organisatie niets heeft geregeld. De grote vraag is wat wél geregeld is en wat nog geregeld moet worden. Daarvoor hebben wij een gestructureerde top-down aanpak ontwikkeld in de vorm van een QuickScan BCM voorzien van een rapport met adviezen en een routemap. Daarnaast heeft Key2Control een control framework BCM gelanceerd, gebaseerd op de principes van de NEN/ISO 22301 en bedoeld om BCM te borgen vanuit een managementsysteem voor bedrijfscontinuïteit. Zowel ons intern beheersingsplatform (BCMS), dat gericht is op continu verbeteren op basis van een PDCA-cyclus, als het normenkader BCM kun je in licentie bij ons afnemen.

Webinar Grip op Bedrijfscontinuïteitmanagement

Op donderdag 5 oktober geven we een webinar waarin we de werking van het BCMS demonstreren.
Wil je dit kosteloze webinar bijwonen? Schrijf je hier in.